はじめて経理アウトソーシングするときの業務の選び方と手順を解説

創業して間もない、経理担当がいないベンチャー企業や、社員数の少ない中小企業では、経理業務はかなり手間がかかり面倒な仕事です。しかし、疎かにはできません。

この記事では、
・「ベンチャー企業はどの経理業務をアウトソーシングすべきか」
・「アウトソーシングする際の業務の選び方」
・「アウトソーシングの手順」
を解説していきます。外注できる経理業務、外注の注意点、導入手順なども説明します。
 

経理業務の種類

経理業務は大きく4種類に分類できます。

   管理会計

 経費清算 預金管理 伝票管理 予実管理

 財務

 月次決算業務 資金調達や融資、投資の交渉 取引先の与信管理

 労務

 給与計算 年末調整 社会保険関連の手続き

 税務

 法人税、住民税などの申告

業種と会社規模で経理の範囲が異なる

業種によって経理担当が注力する範囲が異なります。製造業の場合、原価計算が徹底しています。

IT企業では財務会計に重きを置いて、投資家向けにアピールすることに力を入れます。その一方で、管理会計が疎かになっている企業も少なくありません。
会社規模によっても業務内容に差があり、中規模〜大企業になると経理部と財務部が分かれ、業務ごとに担当が配置できるようになります。
社員1名のスタートアップでは当然社長がやらないといけない経理業務もあり、自社で業務を完結するには限界があります。
 

アウトソーシングする業務の選び方

 
まず、多岐にわたる経理業務の中で、何をアウトソーシングすべきなのかを考えていきましょう。

オンラインでアウトソーシングできる経理業務とは?

オンラインに向いている経理業務は、時間と場所捉われない、紙資料を扱わないなど物理的な制約が無い業務です。

具体的には、経費精算や記帳業務などが該当します。
月次決算業務などの定期的に発生するが、毎日あるわけでもない業務も向いています。

専門性の高い業務を外注する

また、専門性が高い業務はアウトソーシングを推奨します。
具体的には、法人税や消費税の申告書作成などの税務業務等です。
これらは税理士や会計士に委託するケースが一般的です。

専門性の高い仕事は、自分で調べながら行うと非常にスピードが遅くなります。
間違ったやり方でミスやトラブルが発生し、取引先に迷惑をかける可能性もあります。

付加価値の低い業務を外注する

付加価値が低く、ボリュームの大きい業務もアウトソーシングの対象です。
ここでいう付加価値とは、個人のスキルに依存しない、定型業務を指します。
具体的には、月次決算業務や給与計算などです。

例えば給与計算は失敗が許されない業務ですので、社内で行うことでリソース負荷が大きくなります。
コア業務に集中するために、付加価値の低い業務は外注検討しましょう。
 
 

アウトソーシングをする業務を整理することが難しい場合

業務を担当者1人で分類し、内製化して行うものとアウトソーシングをするものを整理するには手間がかかります。
経理業務含め、事務作業を全て外部に任せるということは難しいですが、ある程度まとめて業務をアウトソーシングする際には「オンライン事務代行サービス」がおすすめです。

担当のディレクターが依頼したい事務作業を整理することをお手伝いすることで、事務作業を効率的に処理することをサポートしています。

▼「オンライン事務代行サービスの比較」はこちらの記事をご参照ください。

【2021年最新】おすすめのオンラインアシスタント40社徹底比較|料金、契約内容、注意点も解説
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実際にアウトソーシングをする6つの手順

 
アウトソーシングをするにあたり、業務を依頼して納品されるまでの流れがイメージをご説明していきます。

1)業務の洗い出しと仕分け

まず、業務の見える化を行います。日次、月次、四半期ごとに発生する業務と工数を全て書き出してください。次にその業務を難易度で仕分けします。

業務工数が多く、難易度が低いものはアウトソーシングしやすい業務になります。難易度が高い専門業務は、税理士や会計事務所、専門会社に委託することを検討しましょう。

2)委託先の検討、選定

業務の委託先候補としては

  • 税理士事務所
  • アウトソーシング会社
  • オンラインアシスタント
  • クラウドソーシング

の4つに分けられます。 選定のポイントは ・依頼できる業務内容 ・月額料金 ・業務体制 ・解約のしやすさを基準にしてみてください。

オンラインアシスタントを良く知らないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

オンラインアシスタントはどのような業務が依頼できるのか、選ぶポイントや国内の主要オンラインアシスタントサービスを40社をまとめた別記事「【2021年最新】おすすめのオンラインアシスタント40社徹底比較|料金、契約内容、注意点も解説」をご用意しております。

オンラインアシスタントに関する詳しい情報を知りたい方はぜひご覧ください。

3)契約締結、支払い

委託先が決定したら、業務委託契約またはサービス利用規約への同意を行います。契約内容のチェックポイントとしては

  • 業務の品質担保の方法(不備がある仕事はやり直してもらえるか、規定時間外もできるのか)
  • 情報の取り扱いポリシー(どのような環境でファイルや情報を管理するか)
  • 途中解約の請求ルール(違約金がいつ、いくら発生するか)
  • 担当ワーカーがマッチしない時に変更依頼が出せるか
などが挙げられます。
税務や労務に関する業務を外注する際は、このタイミングでNDA(機密保持契約)を結びましょう。
支払いについて、オンライン完結型のサービスは前払い制を導入していることもあります。前払いか後払いかを、事前に確認しておくことをおすすめします。

4)実際に作業を行うチームとのすり合わせ

稼働を開始する前に担当ディレクターがアサインされ、業務のすり合わせが実施されます。依頼したい業務内容と目的、これまでのやり方、過去のマニュアルなどをインプットします。

ここで注意したいのは実際に作業するワーカーと、ディレクターは別であるということです。ディレクターがその先にいる作業者(ワーカー)に指示を出します。
税理士事務所の場合、税理士の先生に直接依頼ができるかもしれません。アウトソーシングの場合はその点を考慮して、すり合わせを行って下さい。

5)資料の引き渡し

会計ソフトに入力する業務の場合、紙の書類を引き渡します。

6)稼働開始後は日々のコミュニケーション

業務を実際に開始すると、日々の業務報告や不明点の問合せが来ます。委託先によっては、使えるツールが限定されている場合があるので、コミュニケーションを何で行うか事前に確認しておきましょう。

slackは使えるがoutlookは使えない、といった事象で致命的な作業スピード低下が起こることは避けたいですね。

実際にオンラインで経理アウトソーシングをした3つの事例

ベンチャー企業や個人事業主の場合、少量多品種の業務を外注したいケースが多いのではないでしょうか。また、経費削減やリモートワークのため、オフィスを持たない企業も増えています。
このような状況下でオンラインで完結できる外注形態が増加傾向にあります。実際にどのような企業が、どのような業務をいくらアウトソーシングしているのか見てみましょう。
今回はタスカルの導入事例をご紹介していきます。

事例①保険代理店 社員1名

背景(ビフォー)
社長1人で複数の事業をこなし、事務作業が煩雑になっていた。

サポート内容
経理業務全般

月間稼働時間
10時間

成果(アフター)
社長の営業商談時間の創出ができた。

▼詳しくはこちらの記事をチェック

10倍の顧客獲得と法人化に成功した理由|株式会社 惣助(コンサルティング会社)
鉄骨業界に特化した人材開発とコンサルティング業を営む、株式会社惣助(そうすけ)。 同社の代表取締役 牛木氏が個人事業主として独立開業した直後から、タスカルで業務サポートを開始。その1年後、取引社数を10倍に増やし個人事業から法人化されまし...

 

事例②コンサルティング会社 社員10名

背景(ビフォー)
経理業務を一手に受ける人が不在。
高付加価値型のコンサルティングを提供しているため、売上やクライアントサポート以外の作業はすべて外注したい。

サポート内容

  • 契約書作成・送付
  • 人材募集・運用
  • 名刺作成
  • 月末支払い分作業報告書格納チェック
  • 見積書・請求書作成

月間稼働時間
35時間

成果(アフター)
総務部の機能をまるごとアウトソーシング。
毎月の管理コストを変動費化し、業務量に応じて変動させることに成功。

事例③広告代理店 社員1名

背景(ビフォー)
設立したばかりの会社で、社長がすべての業務を1人で運用。
非生産業務の時間を極小化して、営業時間の確保を行いたい。特に負担の大きい経理業務に関しては、グループ会社の経理担当と連携し月次決算を進める必要があり、税理士へ依頼する内容でもなく、負担が大きい。

サポート内容
経理業務全般

稼働時間
3時間

成果(アフター)
月次決算業務を外部化でき、ピュアセールスタイムが増加。

ベンチャーにおすすめの経理アウトソーシング3選

 
ベンチャーや中小企業におすすめの経理アウトソーシングサービスをご紹介します。
大企業向けのアウトソーシング会社だとマッチしないことが多いので、予算の少ないベンチャー企業でも利用しやすいサービスをピックアップしていきます。

タスカル

【特徴】
完全オンライン完結型で経理業務を委託できます。専属ディレクターがついて月額2.5万円〜で導入ハードルが低いのが特徴です。1ヶ月10時間の少量ロットで契約できるのが特徴です。

税理士に依頼するほどではないが、社内で遂行できない業務をお願いしたい場合にマッチするサービスです。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

タスカル

株式会社Colors

2.5万円/10h〜

なし

サービス内容
総務・経理・営業事務・ITサポート全般など
契約方法
3ヶ月・6ヶ月・12ヶ月(その他相談可能)
料金プラン(前払い)
1ヶ月10時間/2.5万円(12ヶ月契約)
1ヶ月10時間/3.0万円(6ヶ月契約)
1ヶ月10時間/4.0万円(3ヶ月契約)
 

中小企業の経理代行サポートセンター

 
【特徴】
忙しい中小企業の社長を助ける経理サポートサービス。間接部門のコスト削減をしたい社長におすすめです。税理士法人とも連携。業務を丸投げできる体制を有しています。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

中小企業の経理代行サポートセンター

株式会社 クイック・ワーカー

各種サービスによって異なる

なし

サービス内容
経理代行、給与計算代行、記帳代行、請求書作成代行、ほか
契約方法
要相談
料金プラン
経理代行 980円〜
給与計算代行 9800円〜

メリービズ

 
【特徴】
経理専門のバーチャルアシスタントサービス。3ヶ月の業務設計期間を経て、クラウドスタッフが円滑に業務を回す体制を構築。ほとんどの会計ソフトに対応しています。東証一部上場企業など大手での実績も多数。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

Merry Biz

メリービズ株式会社

10万円~/月

※料金は業務内容による

なし

サービス内容
経費精算、帳票・仕分け入力、請求書発行、売掛・買掛管理、月次決算、業務コンサルなど
契約方法
要相談
料金プラン
要相談(月額 10万円程度〜)

フジ子さん

【特徴】
時給換算すると2,000円以下に抑えられる低価格の料金プランが特徴です。経理に限らず、幅広い業務を依頼することができます。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

フジ子さん

フジア株式会社

4.7万円/20h〜

1週間の無料トライアル(2時間)

サービス内容
経理・総務・人事・営業事務・サイト運用など
契約方法
月契約 料金プラン(前払い)
1ヶ月20時間/4.7万円
1ヶ月30時間/6.9万円
1ヶ月50時間/9.9万円 (50時間以上は別途見積もり可能)

経理アウトソーシングが抱える3つのリスク、注意点

 
これまでアウトソーシングのメリットや事例をお伝えしてきました。しかし、いざ外注をしようと思う際にネックになるのが品質です。
経理はお金や人事情報を扱う仕事のため、情報漏洩した際のリスクが高い業務です。リスクと押さえるべき注意点を最後に必ずチェックしましょう。

情報管理体制がしっかりしているか

口座情報や人事データなどが流出すると企業に甚大な被害をもたらします。情報管理体制が具体的にどうなっているか、Pマークを取得しているかなどを委託先に確認しましょう。

コミュニケーションコストが高すぎないか

発注者と委託先スタッフの間のコミュニケーションが円滑に進むのかは業務が始まってみないとわかりません。

  • 細かい指示をタイムリーにできるのか
  • 何時から何時まで依頼できるのか
  • どのコミュニケーションツールが使えるのか(電話やビデオ会議は可能か)
などを発注前に確認すべきです。すべてテキストでのコミュニケーションしかできない場合、発注者に相当なリソース負荷がかかってしまいます。

スタッフの業務運用体制、責任範囲が明確か

ディレクターやスタッフが病気で休んだときやミスを起こした際に、バックアップ体制があるのか、どのようなフローになるのか確認しておきましょう。

万が一のことが起きてからでは遅いです。委託先との間で揉め事にならないように、書面でやりとりを残しておくことをおすすめします。
 

経理のアウトソーシングが必要な4つの理由

 
知り合いの会社が経理を外注しているから、うちも検討しよう」と考える社長も多いかと思います。
 
そもそも、なぜ経理をアウトソーシング すべきなのか、自社で回した方がコストが抑えられるのではないか、を考えてみましょう。大前提となるベンチャー企業を取り巻く問題からお伝えしていきます。

ベンチャー・中小企業の経理は孤独でハードワーク

例えば、社員数が10名以下のベンチャー企業では、経理は1名で担当をせざるを得ないことがほとんどです。つまり一人で経理全般を理解し、業務を処理していかないとなりません。

大企業の経理業務は細分化されていますが、ベンチャーでは経理だけでなく経営企画や総務の仕事まで、経理担当が行うこともしばしば。ハードワークが求められます。

若手の経理職が不足している

昨今の日本企業の業績回復・事業拡大に伴い、経理担当のニーズは増加傾向にあります。しかし、若手の労働人口の減少や、会計がわかる人材の減少により経理担当がなかなか採用できなくなっています。
リーマンショックで管理部門の人員削減をした企業も多く、その余波で労働市場に経理人材が少なくなっているという状況もあります。

ほとんどの業務は付加価値を生み出しにくい

クラウド会計やAI、RPAの普及により、経理業務は劇的に自動化されつつあります。記帳作業や請求書作成などのルーティン業務はロボットでもできる時代。経理業務の一部は、人間が付加価値を生み出しにくい業務になっています。

このような背景から、経理をアウトソーシングやシステム化しようと考えるのが自然でしょう。特にベンチャー企業が内製化して経理業務を行おうとすると、早い段階で人的リソースが足りなくなるのが明白です。

コストの削減が可能

経理の業務は期末や年末など短期的に忙しい時期と比較的余裕のある時期で業務量に大きな波があります。

そのため、新しく経理担当者を雇うにしても最適な人数を割り当てることが難しいです。時期によっては無駄な人件費を割いてしまったり、繫忙期には逆に人数が足りなかったりという問題が発生する可能も考えられるでしょう。

また、新しく経理担当者を雇わずに既存メンバーで経理業務を分担するにしても経理業務は会社法や財務に関する専門的な知識が必要なため新しく調べたり勉強したりする必要が出てきます。なので、社内で新しく育てるにも教育コストが必要です。

アウトソーシングを活用することでこれら「雇用・時間・人材教育」にかかるコストを削減することができます。

 

中小企業がアウトソーシングを行うメリットや注意点をより詳しく知りたい方は別記事「アウトソーシングを導入するメリットと中小企業の慢性的な悩みを解消」をご覧ください。

成長速度を上げたければ、経理をアウトーシングしたほうがよい

 

以上、ベンチャー企業向けの経理アウトソーシングを解説してきました。結論、企業の成長速度を上げたければアウトソーシングを利用するメリットの方が大きいと言えます。

社長が経理をやっていては事業のコア業務を犠牲にし続けてしまます。餅は餅屋で、苦手な業務は外部化をして効率を高めるべきです。

その上で、経費生産や軽微な経理事務はオンラインアシスタントへ、税務など専門業務は税理士へ委託するなど使い分けをおすすめします。自社の業務内容や規模感に合わせて、利用するサービスを選んで下さい。

 

タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント
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