【中小企業向け】クラウド型ワークフローシステムおすすめ7選

作業を可視化して業務改善を図る、ワークフローシステム。オンプレミス型やクラウド型など、現在多くのサービスがあり、どれを選ぶべきか迷いますよね。

本記事では、中小企業におすすめのクラウド型ワークフローシステム7種についてまとめました。また、導入前に確認しておきたいポイントや、導入時に活用できる補助金についても紹介しています。

クラウド型ワークフローシステムを「なるべく早く導入したい」「できるだけ費用は抑えたい」と考えている担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請や承認といった紙ベースでの作業を、電子化して管理するシステムのことを指します。

具体的には、以下のような機能が利用できます。

ワークフローシステムを導入すると、「誰が・いつ・どこまで承認したか？」といった業務の流れが可視化され、進捗状況や問題点の把握ができます。

また、電子化することで、いつでもどこでも申請・承認できるようになり、業務の生産性が向上します。ペーパーレス化を実現させ、郵送費や印刷代といったコストを削減できる点は、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

ワークフローシステム導入前のチェックポイント4つ

ワークフローシステム導入前には、以下のように確認しておきたいポイントがあります。

【ポイント1】自社の規模や方針に合っているか？

ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、形態も「オンプレミス型」「クラウド型」に分かれています。

オンプレミス型は複雑なフローの構築ができるものの、システム管理者といった人材を自社内で確保する必要があります。

一方のクラウド型は、インターネットの環境があれば、スマホやタブレットからいつでもアクセスできる良さがありますが、細かいカスタマイズがしにくいのはデメリットです。

費用面とスピード感を重要視したい企業には、低コストかつ早期導入が見込める「クラウド型」がおすすめです。また、承認者が複数人程度の小規模会社には、シンプルなワークフローを設計できるシステムが適しています。

事業規模や会社の方針に沿って、自社に最適なシステムを導入しましょう。

【ポイント2】自社の課題を解決する機能があるか？

自社の課題を解決する機能が搭載しているか？といった点も意識したいポイントです。

例えば、「申請書を最初から作るのが大変」といった課題には、テンプレート機能があるシステムが適しています。

「時間と場所を問わず作業したい」場合、スマホアプリからでも申請できるものが合うでしょう。

導入後のミスマッチを防ぐためにも、各サービスの機能性についてしっかりチェックしておきましょう。

【ポイント3】既存文書やツールを連携できるのか？

現在使っている文書や、ツールとの連携の可否も確認しておきましょう。

例えば、「ExcelやWordといった文書からインポート可能なのか？」や「ChatworkやSlackなどのビジネスチャットと連携できるか？」といった点に注目します。

また、最近では、ワークフローシステムに人事管理や経費精算システムなどを追加し、情報を一元化できるものもあります。

「どの業務をどこまで連携させるか？」といった点をあらかじめ明確にし、自社にとって最も利用しやすいシステムを選んでいきましょう。

【ポイント4】継続して使いやすいか？

操作性や費用面など総合的に判断し、長期的に使用できるサービスを選びましょう。

「新入社員や初めて使うユーザーでも障壁なく使えるか？」「シンプルなUI設計か？」など、トライアルで使用感を確認しておくのがおすすめです。

また、システム導入で発生する費用には、以下のようなものがあります。

セキュリティ強化といった追加のオプション費用は、サービスごとに費用形態が異なります。

お問い合わせやヒアリングで見積もりを依頼し、最終的な費用の内訳を確認しておきましょう。

【中小企業向け】クラウド型ワークフローシステムおすすめ7選

「ワークフローシステムに興味があるけど、どれを選ぶべきかわからない」と悩まれていませんか？

ここでは、中小企業におすすめのクラウド型ワークフローシステムについてまとめました。

X-point Cloud

  引用元：X-point Cloud

X-point Cloudは、SaaSワークフロー市場で12年連続No.1を獲得しているワークフローシステムです。

継続率約99％、累計導入4,000社以上と高い実績があります。申請書入力フォームや承認ルートを直感的に作成できるのが特徴的です。

30日間の無料トライアルでは、専任のチームが検証・検討をサポートしてくれるため、ワークフローシステムが初めての会社でも安心して導入できるでしょう。

ジョブカンワークフロー

引用元：ジョブカンワークフロー

シリーズ累計導入20万社を誇るジョブカンワークフローは、使いやすいUI設計のワークフローシステムです。

Googleのアカウントを利用したログインや外国語表示、承認経路の作成など、豊富な機能が揃っています。

ジョブカンには、勤怠管理や経費精算など多様なシステムがあるため、「最初から全て統一したシリーズを導入したい」といった企業におすすめです。

ジンジャーワークフロー

引用元：ジンジャーワークフロー

アイコン表示で使いやすいジンジャーワークフローは、申請フォームの項目やレイアウト、承認ルートなど、誰でも簡単に編集できるシステムです。

全通信の暗号化や常時監視など、さまざまなセキュリティ対策を講じています。

また、人事管理や経理といったジンジャーシリーズとの連携が可能で、日々の業務をサポートしてくれます。

Styleflow

引用元：Styleflow

Styleflowは、管理者の設定やコメント入力、書類の管理といった、多彩な機能を使用できるワークフローシステムです。

書類ごとのルートの振り分けや、個人指定での申請など、自社オリジナルのルートを設計できます。

また、既存のExcelやWordといった文書を取り込み、そのまま申請入力フォームに変換できるため、使い慣れた操作性を優先する企業におすすめです。

Gluegent Flow

引用元：Gluegent Flow

Google Workspace やMicrosoft 365と連携可能なGluegent Flowは、シンプルな使い心地と万全のセキュリティ体制が特徴的なワークフローシステムです。

Gluegent Flow Plus では独自IDを使って、アカウントの管理やアクセス制御を行います。

既存のExcelやWordのコピー＆ペーストや、稟議書や申請書といった70種類以上のテンプレートが利用できるため、ITに苦手意識があっても安心して利用できます。

SmartFlow

引用元：SmartFlow

SmartFlowは、シンプルな申請と承認フローで業務を快適にするワークフローシステムです。

専用のスマホアプリ対応や英語対応、自動採番機能など、多彩な機能を使用できます。

SlackやLINE WORKSといった外部連携が可能で、ワークフローとビジネスチャットの相互作用が強みです。

Create!Webフロー

引用元：Create!Webフロー

紙イメージでの入力画面で申請・承認できるCreate!Webフローは、PDF貼り付けや既存文書のインポートができるシステムです。

進捗状況では「済」マークがつくため、作業の流れを簡単にチェックできます。

また、組織の世代に関する管理機能があるため、年度の変わりに体制を変更した場合でもスムーズに切り替えられます。

ワークフローシステム導入は補助金の活用がおすすめ

「ワークフローシステムを導入したいけど予算がない」とお困りの中小企業や小規模事業を営む方には、IT導入補助金の活用がおすすめです。

IT導入補助金は、企業のDX化や業務の効率化を目的とし、ITツール導入を支援するために用意された補助金のことです。

条件に該当する企業であれば、ソフトウェア購入費やクラウド利用料（最大2年分）といった費用を一部免除してもらえます。助成金の申請には毎年期間が設定されているため、随時確認が必要です。

また、対象となるサービスは決められており、検索ページからサービス名を入力すると利用可能なITツールがわかります。

条件に該当する企業は、補助金の活用を検討してみてもいいでしょう。以下の記事もぜひご覧ください。

スタートアップ企業におすすめの補助金・助成金7選｜注意点も紹介

多額の投資が必要になることがあるスタートアップ企業にとって、返済の必要のない補助金・助成金はうまく活用していきたいところです。本記事では、おすすめの補助金・助成金を取り上げます。

taskar.online

2024.05.26

自社に最適なワークフローシステムを選ぼう

オンプレミス型やクラウド型など、ワークフローシステムにはさまざまな種類があります。

導入前には、「自社の企業規模に合っているのか？」「既存文書やツールを連携できるのか？」など、確認しておきましょう。

タスカルでは、経理や秘書といった事務業務の代行を行なっております。どのワークフローシステムが自社に最適か？といったご相談も可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。