2014年の創業以来、システム開発を中心に、クラウド構築やプロダクト開発と事業領域を広げてきた株式会社P様。
業務拡大にともない、事務支援や社内マニュアル作成などのバックオフィス業務の効率化を目指し、タスカルの活用を開始されました。
今回はタスカル導入の背景や実際に依頼している業務内容、そして今後の展望について、代表取締役の伊藤様にお話を伺いました。
| 事業課題 | 事務スタッフの退職によるリソース不足 |
|---|---|
| 導入の決め手 | 大ざっぱな依頼でも業務フローに落とし込んでもらえる点 |
| タスカったポイント | 業務のマニュアル化が進み「誰かに引き継げる体制」が作れた |
大ざっぱな依頼も整理してくれる対応力・柔軟性が導入の決め手
まずは御社の事業内容について教えてください。
弊社はシステム開発を主軸としたIT企業で、システムの提案・開発・運用支援をワンストップで提供しています。クライアントのプロジェクトにチームとして参画する形で、エンジニアを派遣したり、プロジェクトマネージャーとして支援したりすることも多いです。
具体的には、エンジニアリング事業としての受託開発や、クラウドサービス（AWSやAzureなど）を活用した設計・構築支援、プロジェクト推進や業務改善のサポートもおこなっています。最近では自社プロダクトの開発にも注力しており、社内のナレッジや人材情報を活用したプラットフォーム開発にも取り組んでいます。
従業員数と、運営体制について教えてください。
現在、正社員は約30名です。加えて、業務委託でご一緒しているメンバーが30名ほど在籍しています。その中には事務支援を担ってくれている方もおり、1名は完全にバックオフィス業務に特化して業務をお任せしています。
タスカル導入前の課題や背景を教えてください。
きっかけは、当時アルバイトで在籍していた事務スタッフが出産を機に退職することになり、そのポジションが空いてしまったことです。その方には営業支援の一環として、事務作業も多く担当してもらっていたのですが、辞めた後にその業務が宙に浮いてしまったのです。
業務自体は存在しているのに、誰も対応できない状態でした。営業メンバーが片手間で対応していた部分もあったのですが、事業の拡大に伴いそのやり方では回らなくなり、これは組織的な問題だと認識しました。
そこで「個人に依存するのではなく、仕組み化して分担しよう」という考えから、外部パートナーとしてタスカルさんのようなオンラインアシスタントサービスの導入を検討し始めました。
他社のサービスと比較はされましたか？
いくつか目は通しましたが、実際に商談まで進んだのはタスカルさんだけです。決め手は、「こちらのオーダーを整理して、提案してしてくれるかどうか」でした。
こちらで一から細かく説明する時間もリソースもなかったので、「こんな感じでやってほしい」とざっくり依頼をしても、ちゃんと業務フローに落とし込んで返してくれるという点に大きな価値を感じました。
最初はセキュリティ面での懸念も。クラウドPCの活用でリスクを軽減
実際に依頼している業務内容について教えてください。
おもに「マネーフォワード クラウド債務支払」や請求書発行など、経理周りの作業をお願いしています。仕入先からの請求書処理や支払予定の管理、データの登録作業などが中心です。
また、それ以外にも社内業務に関するマニュアルの作成や、オンラインミーティングの動画運用といった、業務の標準化に関わる支援もお願いしています。
御社の委託スタッフの方々と、タスカルの業務が重複することはありませんか？
はい、そこは明確に分けています。タスカルさんでお願いしている業務は、これまでアルバイトの方や営業部門でなんとか対応していた業務を切り出し、引き継いでいただいています。
タスカルの導入にあたって、不安や懸念点はありましたか？
やはりセキュリティ面ですね。法人として数字や取引先などの機密情報を扱うため、情報漏洩のリスクがどうしても気になりました。
そのためタスカルさん用にクラウドPCを用意し、仮想デスクトップ経由でのみ作業していただく形を取っています。端末認証もおこなっており、ローカル端末にデータが残らないようにしています。
とはいえ、ファイルのダウンロードや持ち出しを完全に制限するには限界もあり、目をつぶっている部分もあるのが正直なところです。理想を言えば、そのあたりも含めたセキュリティ対策を提案してもらえると、さらに安心して依頼できると思います。
タスカル導入後、業務面における変化はありましたか？
私個人としては、業務のマニュアル化が進んだことが大きな成果だと感じています。「誰かに引き継げる状態」を社内に作れたことが、今後の成長の土台になると考えています。
現場メンバーがどのくらい時間的・心理的に助かっているかは正直把握しきれていませんが、「自分で全部やらなくていい」という状態になっただけでも、負担は確実に軽減されたと思います。
現場の方が直接タスカルへ依頼を出される形ですか？
はい。私は基本的に関与しておらず、チャットワークのグループに現場のメンバーを招待して、そこから自由にやりとりしてもらっています。「面倒だな」「やりたくないな」と思ったタイミングで、直接依頼してもらうように伝えています。
社内では「事務まわりはタスカルに投げていいよ」と周知していますし、私自身も「どんどん頼んでいいよ」とメンバーに言っています。
業務の切り出しや導入準備には、時間をかけられましたか？
いえ、事前に業務フローを細かく整理したりはしていません。時間がなかったので、「とりあえずお願いしてみて、そこから調整する」というスタイルで始めました。そういった意味では、依頼に慣れているメンバーが社内にいたことも、活用をスムーズに進められた要因のひとつだと思います。
タスカルは業務の基盤づくりに役立つ。まずは「軽く投げてみる」のがおすすめ
今後、タスカルをどのように活用していきたいですか？
求人対応やSNS運用もお任せできたらと考えています。広報担当のスタッフがいるのですが、リソースが足りないときにはタスカルさんに依頼するかもしれません。求人関連でも採用チームの支援があると聞いているので、タイミングを見てお願いしたいですね。
タスカルに期待されていることを教えてください。
現在お願いしている請求書関係の業務は継続していきたいと思っていますが、それ以上に「業務の標準化」「社内の整備」という部分で頼れる存在であってほしいですね。
実際、面談動画の運用やその格納ルールを整えてもらったり、人事関係のドキュメント作成をサポートしてもらったりと、業務の基盤づくりの面で非常に助かっています。
最後に、導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。
「外部に任せるのが不安」という気持ちは、とてもよく分かります。特にセキュリティ面や業務切り出しの点で不安を抱える方は多いでしょう。でも、だからこそ「まずは一歩、軽く投げてみる」ことをおすすめしたいです。
依頼に慣れているメンバーがいれば、その人がフロントに立って調整していくことで、かなりスムーズに回ると思います。全部を自分でやろうとするのではなく「誰かに託す」という選択肢があるだけで、組織の動き方は大きく変わってくるはずです。
本日は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました。今後もタスカルのサービス改善に努めて参ります！
