どんなことでも“事前準備”を徹底。ディレクション業務も円滑に

ディレクター 事務

月額2.5万円から利用できるオンラインアシスタントサービス「タスカル」。

現在200社以上にご利用いただく中、タスカルで活躍しているアシスタントをご紹介します。

今回、お話を伺ったのは、事務ディレクターの泉木杏菜さん。タスカルで在宅ワークデビューとなった泉木さんは、オンオフの切り替えの難しさに悩んだこともあったそうです。それを乗り越えたのが、子どもの頃から得意とする「見通しを立てて備えること」。ディレクション業務が円滑な秘訣でもあるようです。仕事に対する取り組み方やキャリアプランまでお話いただきました。

来たるライフイベントを見据えてタスカルへ

これまでのキャリアについて教えてください。

大学は理系でしたが、文房具メーカーに文系職で採用され、社内の SE 的なポジションの部署に配属されました。結婚後、東京から地方に引っ越すことになり退職、その後は引っ越し先の地元企業で中途入社の採用面接の仕事をしていました。

ただ、夫が海外勤務の可能性があること、出産や子育てといったこれからのライフイベントを考えると、場所や時間に縛られないリモートでできる仕事を始めたいと考えるようになったんです。まだ子どもはいませんが、将来的に子どもが学校に通うようになったら家で迎えてあげたいですし。夫婦ともに実家から離れていて、すぐに頼れる人がいないという状況でもあります。

自分でも気が早いかなとは思いつつ、将来への準備という意味で自宅でできる仕事を探していました。

状況の変化に合わせて在宅ワークに切り替える方が多いのですが、
 変化を見据えて先に探すパターンは初めてかもしれません。

そうなんですね。これまで事務の仕事をしてきましたが、事務以外にも仕事の幅を広げたいという思いもあります。コロナ禍においてリモートの仕事が人気のようですが、自分がそこの中で戦えるとは思えなくって…。在宅と両立しながら資格などの勉強をしていきたいと、今は社労士の勉強をしています。実務経験も大事なお仕事かと思いますが、勉強しておいて損はないかなと。
とはいえ、勉強しない日もありますし緩くやっています。まだ実を結んでいません(笑)

いろいろある在宅ワークの仕事の中で、タスカルを選んだ理由を教えてください。

心配性なので、検索したり評判を見たりするタイプなんです。この会社大丈夫かな?本当はどんな仕事なんだろう?ちゃんと報酬は払われるのかな?って気になってしまうんですね。

もちろんタスカルも検索したところ、ホームページで社長が顔を出されていた点にすごく安心したんです。

クライアントインタビューの記事も読んでみたら、仕事内容も想像できて、それで挑戦しようと応募に至ったというわけです。

タスカルで仕事を始める際に不安だったことはありますか?

そうですね。事務ができるといっても、自分ができる業務があるのか少し不安でした。
ただ、思っていた以上に幅広い業務があることに驚きました。中でもリサーチ業務はこんな仕事があるんだと新鮮でしたね。

ちなみに、私が初めてルーティンの業務として担当したのがリスト作成です。スプレッドシートに触るのも初めてでしたが、エクセルの感覚で使えることがわかると、これなら自分でも大丈夫だと不安も和らいだように思います。

依頼内容をスタッフの立場で確認。Zoomの活用も

現在はディレクターという立場ですが、何か気を付けていることはありますか?

依頼の出し方ですね。Slackで依頼内容を送る前に、スタッフさんの立場で置き換えて読んでみて、伝わるか確認するようにしています。自分の依頼が伝わっているのか不安で、社長に相談してアドバイスを受けたこともあります。
依頼を早く伝えたい思いはあるのですが、取り違えがないように作業内容や手順については時間を惜しまないようにしっかり伝えるようにしています。

実際、作業してもらった内容がお客様の依頼とずれたこともありました。振り返ってみるとスタッフさんに私の説明が抜けていた、クライアントさんにもう少し確認しておけば良かったなど、改善するべき点もわかりました。

失敗を経験しながら、一番適切な形で依頼ができるようにアップデートできればと思っています。

基本的にチャットでのやり取りですが、何か工夫されていますか?

そうですね。読むのが嫌になるような文章にならないよう、丁寧に書くことや一文が長くなりすぎないようにすることはしています。
それでもスタッフさんからの質問で、こちらの意図が伝わっていないと判断したときは、5分ないし10分ほどZoomをつないで直接口頭で伝えるようにしていますね。スタッフさんの立場からすると、依頼内容がわからなくても言いづらいこともあると思うので。

なるほど。ところで、泉木さんにとってタスカルはどんな場所ですか?

そうですね。タスカルには色んな経験をされた方が集まっているので刺激になりますね。業務を通じて私自身も新しい発見がありますし、そういうところを楽しめる場所ですね。
つまずいた時にお声がけすると、マニアックな部分でも誰かしら知見をお持ちがいらっしゃいます。皆さんすごいなと日々感動です。

自分の知識の枠を超えた依頼が来たときは、まずは自分で調べますが、わからないところは相談しますね。スタッフさんのスキル表を見て、ご存知かもしれない方を見当を着けてお声がけしてみたりなど、日々お力添えくださり感謝でいっぱいです。

サンプル提出のひと手間で余計な修正を防ぐ

ディレクション業務をまかされてみてどうでしょうか?

本当に私でいいのかなと思ったりもするんですが…。
お客様の依頼に対して、お客様のイメージと違ったものを出してはいけない、お客様のお時間をいただいているわけなので、作業のとっかかりでサンプルを作成して方向性を確認するように心がけています。

スタッフさんに対してもそうです。たとえば資料作成してもらうなら、サンプルとして1ページ分を自分で作っています。
手間ですが、後で修正が発生することを防ぐためです。お客様から「これじゃなかった」って言われるのはショックですし。作業した人から「せっかく作業したのに」と思われるのも嫌なので。お仕事を依頼されるお客様、作業を担当するスタッフさんの双方が気持ちよくいられるよう、準備に時間をかけていますね。 

スタッフの皆さんも丁寧に作業してくださいますし、気づいた点も伝えてくださいます。とてもありがたいことですし、確認してみようと前向きな気持ちで取り組むことができます。

そういう関係性をスタッフさんと作れるのはいいことですね。

そうですね。スタッフさんが意見しやすい、相談しやすいディレクターになっていきたいですね。

業務を書き出すことでオンオフの切り替えがラクに

在宅ワークで生活が変わったと思いますが、いかがですか?

オンオフの切り替えが難しく、悩んだことがありました。特にオンのスイッチがなかなか入らなくて。その理由を自分なりに分析してみると、やらなければいけない業務の内容や、それにかかる時間が見えていない。見えてないことが不安になっているんですね。

最近やるようにしているのが、次に稼働する日の業務の書き出しです。それぞれにかかる見込みの時間も書いておきます。そのように準備しておくと、忙しいか余裕があるかも予測できるので気持ちが楽になりました。
ちょっと見通しがつくだけで土日も安心して楽しめ、月曜日も億劫にならなくなりました。

出勤している時は、通勤している間にやるべきことが整理され、出社するタイミングでオンのスイッチが入ってたと思うんです。その点、在宅勤務はずっと家なので、切り替える時間がなかったのですね。

タスカルならではという点はありますか?

そうですね。すぐ誰か隣の人に聞ける出勤スタイルとは違って、在宅勤務だとなかなか質問や相談しにくい部分があると思います。タスカルの皆さんはヘルプを出したときに親切に助けてくださる方が多く、その点は安心して仕事ができますね。

これからキャリアプランについてお聞きかせください。

まだ、これをしたいと具体的には決まってはいません。社会人生活はまだまだ続くと思うので、いざという時に選択肢の幅を持てるように、準備として今のうちにいろいろな勉強をしておきたいですね。

一貫して事前準備のタイプですね

前からやっておきたい。あとからあせるのが嫌なんです。小学校とかの夏休みの宿題とかも7月に終わらせているタイプでしたね。受験の時とかも直前に猛勉強するのも嫌で、1年生の時からずっと平均量を保って勉強していました(笑)

すごい見通しが長期(笑)
 最後に、タスカルはどんな人に合ってると思いますか?

旦那さんの転勤が多い、学校から帰ってくる子どもを出迎えたいなど、人それぞれいろいろな事情があると思いますが、時間や場所に縛られない働き方をしたい人に向いていると思います。それから、さまざまな業務にチャレンジしていける人ですね。タスカルは今、急激に成長していてお客様もスタッフ数も増えているとのことで、今後も拡大していくのでしょう。好奇心があって、自分で調べながらでも取り組める人が活躍できると思います。

―ありがとうございました。

 

泉木さんの1日のスケジュール

7:00  家事
8:00  読書・勉強
9:00  業務開始
     合間に家事
17:00 業務終了→ジムや本屋に行ったり、勉強したり
19:00 夕食など家事
    自由時間~!

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