1日8時間フル回転!円滑な採用業務を支え続ける|事務スタッフ | タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント

1日8時間フル回転!円滑な採用業務を支え続ける|事務スタッフ

スタッフ 事務

月額2.5万円から利用できるオンラインアシスタントサービス「タスカル」。

現在200社以上にご利用いただく中、タスカルで活躍しているアシスタントをご紹介します。

今回、お話を伺ったのは、採用事務を担当している嶋田美咲さん。

人材コーディネーターとしての経歴を持ち、今やフル回転で活躍をしている嶋田さんですが、お子さんを保育園に入れるまでの入社後半年間は週2~3日、2~3時間ほどの短時間稼働だったそう。

新体制を構築中の採用チームにおいて、新たな役割を担う嶋田さんに日々の業務やキャリアプランについてお話いただきました。

入社の決め手は、整えられた体制とマニュアル

これまでのキャリアについて教えてください。

はい。一社目は製造業の会社に就職し、3年半ほど総務事務の仕事を経験しました。

事務作業を幅広く経験していくうちにパソコンのスキルアップを目指し、会社勤めをしながらパソコンスクールにも通い始めたんです。MOSなど資格を取得しながら楽しくパソコンスキルを身に付けていたところ、スクールからインストラクターの打診があり、チャレンジしてみようと転職を決めました。

そこでの2~3年間は自分の勉強をしつつ、インストラクターをしていた時期で、Jw_cadの資格もこの間に取得したものです。

結婚するタイミングで転居することになり、それにともなって人材派遣会社に転職しました。人材コーディネーターというポジションで、求人媒体への求人作成から応募者の問い合わせ、面談対応、営業さんに求人内容に合った人材の提案などの業務に5年ほどあたっていました。ここで転職市場や人事・採用について幅広い知識を得ることができました。

―タスカルに入ったきっかけは何だったのでしょう。

次の転職を考えていたのですが、退職の申し出をした後に妊娠が判明し、退職して出産、育児に専念することにしたんです。子どもが2歳になって仕事を探し始めようとしましたが、それぞれ実家が遠いのでフォロー体制が弱く……。外で働くのは現実的ではないと思い、在宅ワークを探すことにしたんです。

6~7社に話を聞きましたが、課題テストやマニュアルがしっかりあり、組織として体制が整っていたのがタスカルさんでした。リモートワークは初めてですし、顔を合わせないので、分からないことを聞けるのか不安だった部分も、タスカルさんなら安心できると感じたんですね。ご縁をいただき、入社してようやく1年がたちました。

自分のタイミングでできる業務からスタート

現在、どのような業務を担当していますか。

タスカルの採用業務とクライアント業務として一社を担当しています。採用業務に関しては、入社後すぐにお声がけいただき、クライアント業務よりも前に始まりました。

当初は、稼働時間が短かかったので、掘り起こしなど自分のタイミングでできるような業務から始まり、書類選考やスクリーニングなど徐々に幅を広げていくようになりました。クライアント業務に関しては、保育園に入れた半年くらい前に作業チームからお声がけいただいたのをきっかけに対応にあたっています。

―入社前とイメージの違った点はありますか。

実際、入社ガイダンスもしっかりしていましたし、マニュアルや動画も細かく用意されていました。それでもわからないことがあったら、質問をすればすぐに返信、フォローをいただいたので何の不安や心配、ストレスもなかったです。私としては、タスカルさんのリモートワークはスムーズに始められたと思っています。

―採用の業務について具体的に伺いたいです。

最近、体制が大幅に変わっている最中なのですが、採用ガイダンスの部分をメインに担当しています。今まで一人でやっていたのですが、これから入社する方、面接を担当するスタッフも増えてきたため、今後は複数名体制となります。

現在はガイダンスチームを整備している段階で、私の方ではガイダンスとレクチャーをこなしつつ、業務を細分化して事務的な作業を振り分けているところです。

追々、私はガイダンスから抜けて採用チーム全体への周知作業やマニュアル整備の役回りになるため、それに向けて自分の業務も整えているという状況です。その他、スクリーニングのフォローやガイダンスのダブルチェック、求人の切り替えや作成や問い合わせ対応など、面接以外は採用に関して総合的に対応しています。

―ガイダンスはどのように行っているのでしょうか。

応募者には媒体のメッセージ機能で採用通知を送り、入社の意思を確認できたらタスカルで稼働できる準備に入ります。Slackを使いながら、ガイダンス動画、社長面談、テスト受検の案内などをしていきます。採用通知から数えると34項目を経てガイダンスが完了となります。個人情報を取り扱うので細心の注意も必要ですね。

これまで毎月20名前後を一人で対応していました。繁忙期に向けてさらに採用予定者は増える見込みです。ガイダンス対応も大変になるので、それまでに体制を整えることができればと思っています。

受け身にならず、自分から率先して動けるか

―タスカルはどのような人が合うのでしょうか

やっぱりリモートワークですので、待っているだけの受け身では厳しいのかなという印象です。自分から率先して案件に応募したり、質問をしたりすることができる方が合っていると思います。

―これまでのインタビューでも、そういった意見は多く聞かれました。

ところで、スタッフさんとのやりとりで円滑に進めるためのポイントはありますか。

はい。ちょうど今、ガイダンスチームの新しいメンバーと毎日やり取りをしているんですが、やっぱりSlackだけの文面だけでは伝わらなかったり、タイムラグがあったりします。その点、口頭でお伝えした方が私も伝えやすいですし、相手の方も受け取りやすいかと思います。Zoomを使いながら互いに確認もれや伝えもれ、認識のズレがないようにしていますね。

マニュアル整備にしても同じことだと思います。他の方にも伝わりやすいように気を付けてまとめるようにしています。

 

―タスカルで働いてみて良かったこと、困ったことがあれば教えてください。

やっぱり家事と育児、仕事を両立しやすいですね。子どもを含めて体調不良の際は調整しやすく、負担がないのは良かったと思っていることです。あと、通勤の負担がないことですね。

 

困ったことは、基本的にはありません。分からないことはすぐ聞けますし、心配もありません。しいて言うなら、不在の時はすぐに確認事項が解決できなかったり、自分の反応が遅れて業務を止めてしまったりするケースもあることが懸念点でしょうか。リモートワークならではのデメリットですが、離席時もスマホをまめにチェックしたり、他の方が代わりにサポートしてくださったり、リモートワークでもフォローしあえる良い環境に助けていただいています。

 

―タスカルらしさをどこに感じますか。

スタッフの人数が拡大していく中、統括していくのが大変だろうなと思っていました。でも、マネージャーさん、ディレクターさんたちは次々に入ってくるスタッフを動かしている、仕組み作りができている点ですね。人数がどんどん増えてもリモートワークが成立できるのが、タスカルらしさではないかなと思います。

タスカルと並行してスキルアップを図りたい

―これからのキャリアプランはどうお考えですか。

子どもがまだ小さく、体調不良になることはまだ続くと思います。引き続き、タスカルさんのリモートワークで頑張りたいですね。採用チームの体制が大きく変わっている最中なので、チームに貢献できるよう自分の経験を活かせればと思っています。

それと、パソコンのスキルアップをしたい気持ちはやっぱりまだあるので、余裕ができたらタスカルさんで仕事を続けながらパソコンの資格を取るなど、勉強したいですね。

経理にも興味があるので、簿記の勉強もしたく、自分のスキルアップの時間をもっと確保していきたいと思っています。

―タスカルで働いてみたいという方にメッセージをお願いします。

とにかく、タスカルならフォロー体制がしっかりしているので安心して業務スタートできます。リモートワークが初めてでも、心配なく始められる環境は整っています。あとは、自分から聞ける、行けるというタイプであれば、うまく自分の生活リズムとも合わせやすいのではないでしょうか。

嶋田さんの1日のスケジュール

7:00 家事、自分の時間

9:00 子供の送迎、家事

9:30 業務開始、タスカル採用業務

13:00 昼休憩

14:00 クライアント業務

17:00 家事、タスカル採用業務

18:00 子供送迎、家事、子供との時間

22:30 子供寝かしつけ後残務対応

0:00 業務終了

0:30 就寝

 

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