一人社長におすすめの電子契約サービス3選を徹底比較

近年、導入する企業が増えている電子契約ですが、それぞれの会社にあったサービスを選ぶことが大切です。ところが、一人社長の方は、社内にITに精通した人材がいない場合も少なくないため社長自身が判断しなければならず、サービスの選択で悩んでしまいがちです。例えば「電子契約の導入を検討しているけれど沢山のサービスがあってどれを選べばよいか分からない」「電子契約を導入するメリットって何だろう?」「どんな基準でサービスを選べばいいの?」このような悩みを抱える経営者は少なくないはずです。

この記事では、おすすめの電子契約サービスや導入する前に確認すべきポイント、導入後のメリットなどについて解説します。以下の内容を読めば、電子契約サービスを選定する場合の基礎知識を効率的に学べます。

1、おすすめの電子契約サービス3選を紹介

クラウドサイン

クラウドサインの特徴はなんといってもその使いやすさにあります。後述する「立会人型」の電子署名となっているので、取引先に手間を取らせず、メールで簡単に契約締結をすることが可能です。

また、テンプレートが用意されているため、自社で契約書のフォーマットを準備する必要がありません。導入時の手続き上の負担が少なくなるようなサービス設計です。他にも外部サービスと幅広く連携ができるのもポイントです。IT関連ツールを多く導入している企業にとって連携機能は大きな導入メリットとなります。

クラウドサインは、初めて電子契約を導入する会社に特にオススメのサービスです。送信件数が月に5件までであれば無料で使えるため「これまで使用経験はないが、電子契約サービスがどんなものか使ってみたい」「電子契約サービスの使いやすさを試してみたい」という場合など手軽に利用できるでしょう。

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電子印鑑GMOサイン

導入企業数140万社越え(2022年4月時点)です。国内シェアナンバーワンとなっており、知名度は抜群です。弁護士が監修に携わっており、セキュリティ面に特に強みがあるのは注目すべき特徴です。また、「当事者型」と「立会人型」の両方の電子署名を選択できます。柔軟な利用ができることから、あらゆるビジネスシーンの契約締結を一元管理したい方にはオススメのサービスです。

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NINJA SIGN by freee

NINJA SIGN by freeeは比較的安価でありながら、ワークフローなどの多機能が充実しているのが特徴です。シンプルな操作性ゆえの使いやすさもユーザーから支持を得ています。

他サービスでは、利用できるファイルがPDFのみの場合が多いのに対して、NINJA SIGN by freeeはGoogleドキュメントも使用できます。このため、保管や修正の度にファイルを変換するという手間がありません。ワークフローだけでなく検索機能も充実しているので契約作業の効率化を図ることもできます。また、作業履歴も残せるので、電子契約を導入しつつ内部統制も強化をしたいという方にはオススメです。

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2、電子契約サービスを選ぶ際のポイント

(1)「当事者型」と「立会人型」の違い

電子署名には「当事者型」と「立会人型」の2種類があります。

「当事者型」は電子証明書を必要とするため証明力が高く、本人性の証明が手厚く担保されています。法的効力を持っているため、公的機関に向けた証明としての役割も果たします。一方、「立会人型」は電子証明書を必要とせず、メールなどで本人認証をするものです。「当事者型」と「立会人型」のどちらにも利点はありますが、安心・安全に電子契約を導入したい場合は「当事者型」が選択できるものを選ぶのが無難でしょう。

(2)自社の必要契約数を確認する。

電子契約を導入する際には、自社の規模や月間の契約件数にあったシステムを選ぶのも大切です。
契約件数が多いなら1件あたりの送信料が安いサービス、契約件数が少ない場合は従量課金制のものを導入すると無駄なコストをかけずに済むでしょう。

(3)セキュリティ

電子契約はクラウド上で契約書を管理するため、情報漏洩やサイバー攻撃のリスクもあります。ファイルの改ざんやなりすましなどの可能性を排除するため、セキュリティ対策の内容も確認しましょう。

(4)利用している企業の数

電子契約サービスは、想定している企業規模感や送信件数などが製品ごとに異なります。そのため、同規模の会社が利用しているシステムを選ぶことによって自社とのミスマッチを防ぐことができます。導入事例なども確認しておきましょう。

(5)外部連携の自由度

電子契約は、書面契約でいう「押印締結・保管」だけではなく、契約関連に必要な機能と連携できるサービスがあります。例えば、AIによる契約書チェックとの連携があれば契約締結における確認作業をより効率化することが可能です。顧客管理システムを導入している会社は、自社のCRMツールと連携できるかもチェックしておきましょう。

3、電子契約サービス導入で解決できる一人社長の経営課題とは?

(1)業務フローの短縮

書面の場合、契約締結後には印刷や製本、郵送、ファイリング、保管などの事務作業が数多く残っています。この部分を電子契約にすれば、全てオンライン上にて完結し、印刷や郵送の手間がなくなるため、数分で契約の締結から保管までおこなうことができます。

契約のスピードが大幅にアップして、結果的に作業の効率化に繋がります。従業員の働き方改革にも直結するでしょう。

(2)コスト削減

契約を紙ベースで行っていると以下のようなコストが発生してしまいます。

  • 印刷や製本をするための紙代
  • 印刷料金
  • 製本代
  • 郵送費
  • 契約業務をおこなう人件費
  • 収入印紙代
  • 保管費用

上記を合算すると契約書1通あたり約3000円〜5000円の経費がかかってしまいます。この点、電子契約であれば郵送や印刷は不要となり、必要な費用を利用料と人件費だけに抑えることができます。

(3)契約書の一元管理ができる。

契約書類をデータ化することで検索や閲覧を簡単におこなえます。目的のものをすぐ探せるので時間を有効的に使うことができ、紛失のリスクもなくなるためコンプライアンス強化に繋げられるのも大きなメリットです。

4、一人社長が電子契約サービスを利用する際の注意点

(1)契約によっては書面への押印が必要な場合がある。

全ての契約書で電子契約が認められているわけではありません。例えば、定期借地契約や定期建物賃貸借契約に関する契約書など一部の契約書は法律上電子化が認められていません。自社が取り扱う契約書の電子化が認められているかは各社のホームページで導入前に必ず確認するべきです。

(2)取引先が電子契約に対応可能か確認する。

シェアが広がっている電子契約ですが、取引先が初めて利用をするケースもあるかもしれません。その際は、電子契約の導入メリットや操作方法などを説明し、理解をしてもらう必要があります。取引先にできるだけ負担がかからないものを選択しましょう。

(3)毎月の契約締結数が少ないと、不要な場合もある。

契約締結数が少ないと、紙ベースの契約締結の方が安かったというケースも起きかねません。導入前には必ず月間の契約締結数を確認してください。サービスの導入効果を必ずシミュレーションするべきです。

5、電子契約の送信や進捗管理を外注するには?

電子契約サービスの利用に際して、検討すべき選択肢としてオンラインアシスタントがあります。電オンラインアシスタントに依頼すれば電子契約の送信や進捗管理を外注できるのです。また、オンラインアシスタントの代表的なサービスとして「タスカル」があります。多忙な経営者に代わって、バックオフィス業務を代行するのがサービスの目的です。電子契約も丸ごと外注することができます。契約業務の遂行から実際の管理まで一連の業務フローを丸投げで依頼可能です。

電子契約は新しい業務分野であるだけに、自社内で全て対応するのは難しいのが現実です。この点、タスカルに依頼すれば電子契約に精通したスタッフに依頼できます。業務の効率化のためにもオンラインアシスタントの活用は有力な選択肢となるはずです。

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6、まとめ

この記事ではおすすめの電子契約サービスや導入前に確認すべきポイント、導入後のメリットなどについて解説しました。電子契約を導入することで、契約締結にかかる手間の軽減や時間の大幅短縮で業務効率化を図ることができます。

自社の課題を整理した上で最適なサービスを選択し、経営者にしかできないコア業務に集中できる環境をつくりましょう。

 

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