事務局代行サービス12選｜協会・学会・NPO・公益法人向けに紹介

協会や学会、NPO法人、公益法人などの運営には、会員管理や会計、問い合わせ対応、会議・イベントの準備といった多くの事務局業務が必要です。しかし、団体によって必要な業務や求められる専門性は異なるため、どの代行サービスを選ぶべきか迷うこともあるでしょう。

本記事では、協会・学会、NPO法人、公益法人、教育機関に対応する事務局代行サービスを、団体の特徴別に紹介します。それぞれの料金や主なサービス内容を比較し、自団体に合った依頼先を検討しましょう。

事務局・オンラインサロン向け活用事例資料

資料内容事務局・オンラインサロン向け活用事例資料「問い合わせがきても、すぐに対応できない」「会員管理に手が回らない」「資料作りに時間がかかる」…オンラインサロンや事務局の運営は、細かくて時間がかかる業務がたくさんありますよね。そんな煩わしい...

taskar.online

2024.09.26

協会・団体の事務局に必要な業務とよくある課題

協会や団体の事務局では、会員管理や問い合わせ対応、総会の準備など、さまざまな業務が発生します。まずは、主な業務内容と運営上の課題を確認しましょう。

協会・団体における事務局の業務内容

協会や団体の事務局が担当する業務は、団体の規模や活動内容によって異なります。主な業務は以下のとおりです。

• 会員管理（入退会手続き、会員情報の更新など）
• 会費請求（請求書の発行、入金確認、未納者への連絡など）
• 会員や外部からの問い合わせ対応
• 会計業務（記帳、予算管理、決算対応など）
• 総会や理事会の運営（会場手配、出欠管理、資料作成など）
• セミナーやイベントの運営（日程調整、参加者管理、会場手配など）
• 広報業務（ホームページの更新、メルマガ配信、活動報告書の作成など）

会員情報や会費を扱う業務では正確な処理が求められるほか、総会や理事会の運営では、定款や各団体のルールに沿った対応も必要です。

協会・団体の事務局運営でよくある課題

協会や団体の事務局は、限られた人員で運営されているケースも少なくありません。そのため、以下のような課題が生じやすくなります。

• 問い合わせへの対応が追いつかない
• 会員情報を紙や複数のファイルで管理しており、確認や更新に時間がかかる
• 人手が足りず、総会やイベントの準備を通常業務と並行して進められない
• 会計など専門知識が必要な業務を担当できる人が限られている
• 担当者の変更時に、業務内容やノウハウを十分に引き継げない
• ホームページやSNS、メルマガの更新が後回しになる

特定の担当者に業務が集中すると、負担が増えるだけでなく、退職や異動によって事務局運営が滞る可能性もあります。こうした課題を解消する方法の一つが、事務局業務の外部委託です。

協会・団体向け事務局代行とは？

協会・団体向け事務局代行とは、協会や学会、業界団体などで発生する事務局業務の全部または一部を、外部の事業者が代行・支援するサービスです。

会員管理や問い合わせ対応といった日常業務だけでなく、総会やイベントの運営、広報、経理などを依頼できる場合もあります。ただし、対応範囲や得意分野はサービスによって異なります。

協会・団体向け事務局代行に依頼できる業務

事務局代行サービスに依頼できる主な業務は、以下のとおりです。

カテゴリ	依頼できる業務例
会員管理	入退会の受付、会員情報の登録・更新、会員名簿の管理
会費管理	請求書の発行、入金確認、未納者への連絡、返金対応
問い合わせ対応	電話・メール対応、FAQの作成、会員窓口の運営
総会・理事会の運営支援	開催案内の送付、出欠管理、資料準備、議事録作成
セミナー・イベント運営	参加者募集、申込受付、参加者管理、会場手配、当日の運営支援
広報	ホームページの更新、メールマガジンの配信、案内物の発送、SNSの運用
経理・会計補助	出納管理、経費精算、会計データの入力、決算資料の準備
その他の事務業務	日程調整、関係者への連絡、データ集計、各種資料の作成

依頼できる業務はサービスによって異なります。また、税務や登記、行政機関への提出書類の作成など、専門資格が必要な業務については、資格者や提携先が対応する場合があります。

事務局・オンラインサロン向け活用事例資料

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2024.09.26

協会・団体向け事務局代行サービス12選

限られた人員で協会や団体を運営しており、事務局業務が負担になっている場合は、代行サービスの利用も選択肢の一つです。

ここからは、依頼したい業務や団体の特徴別に、おすすめの事務局代行サービスを紹介します。

協会・団体の事務局運営をまとめて依頼したい場合

会員管理や問い合わせ対応、会計、総会・理事会の運営など、協会・団体の事務局業務を幅広く依頼できるサービスを3つ紹介します。

サービス名	特徴
SOUBUN.COM	学会・協会の運営支援に強く、事務局業務の一括・部分委託や学会設立支援に対応
KRG inc.	協会運営に加え、WebサイトやSNS、ITシステムを活用した運営支援にも対応
日本AMC	企業が会員となる業界団体を主な対象とし、事務局運営やガバナンス改善を支援

SOUBUN.COM

出典：SOUBUN.COM

項目	内容
料金	月額30,000円～
主なサービス内容	会員・会費管理、問い合わせ窓口、会計・決算業務支援、総会・理事会運営支援、選挙運営支援、学会設立支援など

SOUBUN.COMは、80年以上にわたって学会や協会の運営を支援してきたサービスです。会員・会費管理や問い合わせ対応といった日常業務から、総会・理事会の運営、会計・決算業務まで幅広く対応しています。

団体の状況に応じて、事務局業務をまとめて委託することも、必要な業務だけを部分的に依頼することも可能です。また、司法書士や税理士などの専門家と連携し、学会の設立や法人化も支援しています。

料金は、依頼する業務や団体の規模によって異なります。

KRG inc.

出典：KRG inc.

項目	内容
料金	月額250,000円（税別）～
主なサービス内容	Webサイト・SNSの更新、会員管理、問い合わせ対応、会費徴収、会計処理、会議資料の準備、議事録作成など

KRG inc.は、協会やコミュニティの事務局運営を支援するサービスです。協会の規模や必要な支援内容に合わせて、小規模協会向けのベーシックパッケージ、中規模協会向けのアドバンストパッケージ、大規模協会向けのプレミアムパッケージが用意されています。

事務局業務だけでなく、ITシステムの開発やデジタル化、Webサイト・SNSの運用などを依頼できる点も特徴です。

プランやオプションによっては、イベント運営やスポンサー対応、補助金・助成金申請、税務・法務などの支援も受けられます。専門知識が必要な業務については、提携する税理士や行政書士、弁護士などと連携して対応しています。

日本AMC

出典：日本AMC

項目	内容
料金	月額385,000円～
主なサービス内容	会員・会費管理、問い合わせ対応、記帳・決算書作成、理事会・総会運営、イベント運営、会報・メールマガジン作成、ホームページ更新など

日本AMCは、企業が会員となっている業界団体を主な対象とする、協会専門の事務局代行会社です。基本的には、理事会を設置している税法上の非営利型一般社団法人を対象としており、事務局業務の一部またはほぼすべてを委託できます。

会員管理や会費請求といった日常業務だけでなく、記帳・決算書の作成、理事会・総会の運営、定款・規程の作成、イベントや広報活動などにも対応しています。法律や税務に関する専門的な業務については、顧問弁護士や税理士と連携して支援します。

また、米国商工会議所財団が認定する非営利組織経営資格「IOM」を取得しており、経営計画や組織体制の構築、ガバナンス改善についても相談できます。なお、個人会員を中心とする学会や営利法人などは、基本的に対象外です。

学会・研究会の事務局業務や大会運営を依頼したい場合

会員管理などの日常的な事務局業務に加えて、学術大会やセミナー、学会誌の制作なども依頼できるサービスを3つ紹介します。

サービス名	特徴
あゆみコーポレーション	日常的な事務局業務から、大規模な学術大会の企画・運営まで一括して依頼可能
株式会社ジャンボ	会員管理や発送、Webサイト運営などを自社内で一貫して支援し、ISMS認証も取得
DS＆C	会員数に応じた月額制で、学会誌・会報誌の編集・制作や大会運営にも対応

あゆみコーポレーション

出典：あゆみコーポレーション

項目	内容
料金	要問い合わせ
主なサービス内容	会員・会費管理、問い合わせ対応、会計・決算業務支援、総会・会議運営支援、会報誌制作、Webサイト運営、学術大会・セミナー運営など

あゆみコーポレーションは、学会や研究会、各種団体の事務局業務を幅広く支援するサービスです。会員情報の管理や会費請求、問い合わせ対応といった日常業務から、役員会などの会議運営、会報誌の制作、Webサイトの管理まで依頼できます。

必要な業務だけを部分的に委託したり、繁忙期に限って依頼したりすることも可能です。また、100名規模の研修会から1万人規模の学会まで対応するコンベンション事業も展開しており、現地開催だけでなく、オンライン開催やハイブリッド開催も支援しています。

株式会社ジャンボ

出典：株式会社ジャンボ

項目	内容
料金	要問い合わせ
主なサービス内容	会員情報管理、問い合わせ・申込受付、会費請求・入金管理、印刷・封入発送、会員証発行、Webサイト運営、学会・イベント運営支援など

株式会社ジャンボは、協会や学会の事務局業務を、自社内の一貫体制で支援するサービスです。会員の入退会や登録情報の更新、問い合わせ対応、会費の請求・入金管理など、日常的な事務局業務を幅広く依頼できます。

案内状や会報などの印刷・封入・発送、会員証の発行、Webサイトの制作・更新、資料のデジタル化にも対応しています。学会やイベントの運営では、案内状の発送、参加登録システムの提供、オンライン講演会の開催支援、当日スタッフの手配なども依頼可能です。

DS＆C

出典：DS＆C

項目	内容
料金	月額100,000円～ ※会員数などにより変動
主なサービス内容	入退会管理、会計管理、問い合わせ窓口、学会誌・会報誌の編集・制作、理事会・委員会運営支援、大会・セミナー運営支援など

DS＆Cは、会員数に応じた月額制で、学会・協会・団体の事務局業務を代行するサービスです。会員数200名までは月額100,000円から利用でき、入退会管理や会計管理、問い合わせ窓口などを依頼できます。

オプションでは、学会誌や会報誌の記事の取りまとめ、編集、デザイン、印刷、発送まで一括して依頼可能です。理事会・委員会の資料準備や会場手配、大会・学会イベント、セミナーの開催支援にも対応しています。

東京と大阪に拠点があり、同社のオフィスで対応するほか、必要に応じて学会事務所へ出向いて業務を行うことも可能です。

NPO法人・非営利団体の運営を依頼したい場合

NPO法人をはじめとする非営利団体の事務局運営を支援するサービスを2つ紹介します。

サービス名	特徴
おたすけ事務局協会	日常的な事務局業務から総会・セミナー運営まで対応し、会員管理などのDX化も支援
B-SAPO	NPOの会計や会員・寄付者管理に対応し、業務改善やITツール導入、バーチャルオフィスの利用も可能

おたすけ事務局協会

出典：おたすけ事務局協会

項目	内容
料金	要問い合わせ
主なサービス内容	会員管理、問い合わせ対応、会員専用ページの構築・運用、予算・会計管理、総会・理事会運営、議事録・申請書類作成、セミナー・講習会運営、ホームページ更新など

おたすけ事務局協会は、協同組合やNPO法人をはじめとする各種団体の事務局運営を支援するサービスです。事務局運営に20年以上携わった経験をもとに、会員管理や問い合わせ対応、経理、総会・理事会の運営、セミナー・講習会の開催などを幅広く支援しています。

団体専用ホームページや会員専用ページの構築、会員情報のデータベース化などにも対応しているため、事務局業務のDX化を進めたい団体にも向いています。

B-SAPO

出典：B-SAPO

項目	内容
料金	利用するサービスにより異なる 【参考】 日常会計代行：月額20,000円～ 支援者データベース運用代行：月額20,000円～
主なサービス内容	日常会計・決算代行、予算実績管理、会員・寄付者情報管理、請求書・領収書発行、業務改善、マニュアル作成、ITツール導入、バーチャルオフィスの提供など

B-SAPOは、NPOのバックオフィス業務に特化した支援サービスです。日常的な会計処理や決算、会員・寄付者情報の管理などを依頼できるほか、業務フローの見直しやマニュアル作成、ITツールの比較・導入についても相談できます。

バーチャルオフィスも提供しており、シェアスペースや会議室、郵便物の受け取り・転送などを利用できます。バックオフィス業務の代行だけでなく、業務改善や事務所機能もまとめて確保したいNPO法人に向いているサービスです。

公益法人の運営を依頼したい場合

公益法人特有の会計や行政手続き、理事会運営などを支援するサービスを2つ紹介します。

サービス名	特徴
公益・一般法人向け事務局代行サービス	日常的な事務局業務から会計・決算、行政庁への定期提出書類まで幅広く対応し、スポット利用も可能
公益法人サポートセンター	行政庁への届出や公益法人会計、法人運営など、専門性の高い業務を中心に支援

公益・一般法人向け事務局代行サービス

出典：公益・一般法人向け事務局代行サービス

項目	内容
料金	利用するサービスにより異なる 【参考】 会計仕訳：1仕訳110円～ 決算書類作成：550,000円～ 定期提出書類作成：100,000円～
主なサービス内容	会員管理、定型的な事務処理、連絡・調整業務、経理代行、決算書類・定期提出書類作成支援、理事会運営支援など

公益・一般法人向け事務局代行サービスは、公益法人や一般社団法人、一般財団法人の実務に特化したサービスです。会員管理や各種連絡などの日常的な事務局業務から、公益法人会計に基づく経理処理、決算書類や行政庁への定期提出書類の作成、理事会の運営まで幅広く支援しています。

必要な業務だけを切り出して依頼できるほか、決算期や理事会前、担当者の退職時などにスポットで利用することも可能です。決算書類作成プランには、法人税・消費税の税務申告を含むプランも用意されています。

公益法人サポートセンター

出典：公益法人サポートセンター

項目	内容
料金	要問い合わせ
主なサービス内容	決算書・収支予算書作成支援、行政庁への届出書作成、理事会・社員総会・評議員会運営支援、議事録作成、定款・諸規程変更支援、税務相談、法人運営に関するアドバイスなど

公益法人サポートセンターは、公益法人の会計や行政手続き、法人運営など、専門性の高い業務を支援するサービスです。決算書や収支予算書の作成、行政庁への届出、理事会・社員総会・評議員会の開催支援、議事録や招集通知書の作成などを依頼できます。

組織体制や事業運営に関するアドバイス、法令改正情報の提供、行政庁との折衝にも対応しています。税務申告書の作成や税務相談は、提携する税理士法人が担当します。事務局業務全般ではなく、公益法人特有の専門業務を部分的に委託したい場合に向いています。

大学・教育機関の事務業務を依頼したい場合

奨学金や学費、学生対応など、大学・教育機関で発生する事務業務を依頼できるサービスを2つ紹介します。

サービス名	特徴
クレオテック	奨学金や学費収納などの学校事務に対応し、業務改善やDXも支援
パーソルテンプスタッフ	奨学金、学務、留学生受け入れ、キャリア支援、研究費関連業務などを幅広く受託

クレオテック

出典：クレオテック

項目	内容
料金	要問い合わせ
主なサービス内容	奨学金事務、学費収納、経理業務、図書館運営、学校事務の業務改善、DX・効率化支援など

クレオテックは、大学や学校の事務業務を支援するアウトソーシングサービスです。学費収納をはじめとする経理業務や図書館運営などに対応しており、特に日本学生支援機構の奨学金事務に強みがあります。

奨学金に関する資料の配布や学生からの問い合わせ対応、提出書類の確認、説明会の実施、未提出者への連絡など、職員の負担になりやすい一連の業務を委託できます。

学校事務に関するコンサルティングやDX・効率化支援も提供しているため、業務の代行だけでなく、既存の業務フローを見直したい教育機関にも向いています。

パーソルテンプスタッフ

出典：パーソルテンプスタッフ

項目	内容
料金	要問い合わせ
主なサービス内容	奨学金関連業務、学生課・学務関連業務、留学生受け入れ業務、キャリア支援、研究費執行関連業務など

パーソルテンプスタッフは、大学を中心とする教育機関向けに、事務業務のアウトソーシングサービスを提供しています。奨学金の申請受付や説明会、学生課での窓口対応、証明書発行、試験・レポート関連業務などを依頼できます。

留学生の受け入れ手続きやプログラムの企画・運営、学生の就職活動を支援するキャリアカウンセリング、研究費の証ひょう確認や予算管理など、専門性の高い業務にも対応しています。

教育機関における幅広い受託実績をもとに、人員配置や業務フローの構築も行っているため、複数の学校事務をまとめて委託したい場合にも適しています。

日常的なバックオフィス業務はオンラインアシスタントにも依頼できる

協会や団体の事務局運営をまとめて委託したい場合は、専門の事務局代行サービスが適しています。一方、メール対応や会員情報の更新、資料作成、SNS運用など、日常的な業務の一部だけを依頼したい場合は、オンラインアシスタントの活用も選択肢です。

「タスカル」では、事務や経理、Webサイトの更新、SNS運用などのバックオフィス業務を、必要な時間分だけ依頼できます。専任の事務局代行サービスを利用するほどではないものの、限られた人員での運営に負担を感じている小規模な協会や団体にも適しています。