税理士とのやり取りを効率化するには？オンラインアシスタントに任せられる業務を解説

税理士に経理や税務に関する業務を依頼していても、企業側の対応がすべてなくなるわけではありません。請求書や領収書などの資料を集めたり、税理士からの確認事項について社内で確認したりと、さまざまな事務作業が発生します。

特に、専任の経理担当者がいない企業では、経営者や総務担当者が税理士との窓口を兼任していることも多く、細かなやり取りが負担になりがちです。

こうした資料収集や情報整理、社内確認、進捗管理などは、オンラインアシスタントに切り出すことができます。

この記事では、税理士とのやり取りが負担になりやすい理由や、オンラインアシスタントに任せられる業務、活用がおすすめの企業、依頼する際の注意点について解説します。

税理士とのやり取りが社内の負担になりやすい理由

税理士に業務を依頼していても、企業側では資料の収集や社内確認、提出状況の管理などが発生します。税理士とのやり取りが社内の負担になりやすい理由を解説します。

必要な資料が社内のさまざまな場所に分散している

税理士へ共有する資料は、請求書や領収書、クレジットカードの利用明細、銀行口座の入出金情報など多岐にわたります。

これらの資料を経営者や各担当者が個別に保管している場合、必要なものを集めるだけでも手間がかかります。紙とデータの両方で管理していたり、複数のクラウドサービスに情報が分散していたりすると、さらに確認作業が増えるでしょう。

また、資料が不足していれば、該当する担当者へ確認して追加で提出してもらう必要があります。こうした細かな回収作業が積み重なることで、税理士へ資料を渡すまでの準備に時間を取られやすくなります。

税理士からの質問にその場で回答できるとは限らない

税理士から、取引内容や入出金の詳細について確認を求められることもあります。

たとえば、「この支払いは何のためのものか」「この入金はどの取引に該当するのか」といった質問です。経理担当者だけでは判断できない場合、経営者や取引を担当した部署へ確認し、その回答をまとめて税理士へ伝える必要があります。

税理士から連絡を受けるたびに社内確認が必要になると、社内外で何度もやり取りが発生します。確認先が複数にわたる場合は、回答が揃うまでに時間がかかることもあります。

毎月の資料提出や確認事項を継続して管理する必要がある

税理士とのやり取りは、一度資料を提出すれば終わるとは限りません。月次で必要な資料を共有したり、決算に向けて追加資料を準備したりと、継続的な対応が発生します。

そのため、「どの資料を提出したか」「何がまだ揃っていないか」「税理士からの確認事項に回答したか」といった状況を把握しておく必要があります。

特に、経営者や他のバックオフィス業務を担当する人が税理士との窓口を兼任している場合、本来の業務を優先するうちに資料提出や回答が後回しになることもあるでしょう。こうした継続的な進捗管理も、税理士とのやり取りが負担になりやすい理由の一つです。

税理士とのやり取りでオンラインアシスタントに任せられる業務

税理士とのやり取りに伴う資料整理や社内確認、進捗管理などは、オンラインアシスタントに切り出せます。ここでは、具体的に任せられる業務を紹介します。

請求書・領収書などの必要書類を収集・整理する

税理士へ共有する請求書や領収書などを社内から回収し、指定された方法で整理する業務を任せられます。具体的には、以下のような業務です。

• 請求書・領収書などの回収
• 月別・取引先別など指定された方法での整理
• 不足している資料の確認
• 未提出の担当者へのリマインド

担当者ごとに保管している資料をオンラインアシスタントが取りまとめることで、経営者や経理担当者が一つひとつ資料を追いかける手間を減らせます。

税理士からの確認事項を整理して社内へ確認する

税理士から届いた質問や確認事項を整理し、社内の誰に何を確認すべきかをまとめる業務も依頼できます。たとえば、以下のような対応を任せられます。

• 税理士から届いた質問・確認事項の整理
• 確認先となる担当者の特定
• 社内担当者への確認
• 回答に必要な情報の取りまとめ

税理士からの連絡をその都度経営者や経理担当者が読み解いて社内へ展開するのではなく、確認先や必要事項を整理してもらうことで、対応を進めやすくなります。

会計データや資料を取りまとめる

売上データや銀行口座の入出金情報、クレジットカードの利用明細など、税理士へ共有するデータや資料を取りまとめる業務も任せられます。

具体的には、以下のようなデータ・資料が挙げられます。

• 売上データ
• 銀行口座の入出金情報
• 請求書・領収書
• クレジットカードの利用明細

• その他、税理士から提出を求められた資料

複数のシステムや担当者に分散している情報を集め、必要な資料が揃っているかを確認したうえで、税理士へ共有しやすい状態に整理します。

取引内容など社内での確認が必要な事項については、あらかじめ決めたフローに沿って担当者の確認を経てから連携すると安心です。

資料の提出状況や期限を管理する

必要な資料が揃っているか、税理士からの確認事項に回答できているかなど、対応状況を管理する業務もオンラインアシスタントに任せられます。

「社内確認中」「資料回収済み」「税理士へ共有済み」など、進捗を整理しておけば、どこで対応が止まっているのかを把握しやすくなります。

提出期限が近づいている場合は、必要に応じて社内担当者へリマインドすることで、資料の提出漏れや対応の遅れも防ぎやすくなります。

税理士との窓口業務をオンラインアシスタントに任せるのがおすすめの企業

税理士とのやり取りに伴う事務業務は、特に以下のような企業で負担になりやすく、オンラインアシスタントの活用がおすすめです。

• 専任の経理担当者がおらず、経営者や他部署の担当者が税理士との窓口を兼任している
• 請求書や領収書などの資料収集に時間がかかっている
• 税理士からの確認事項への回答が後回しになりやすい
• 月次資料の提出が遅れがちになっている
• 経理担当者を新たに採用するほどではないものの、税理士との窓口業務を切り出したい
• 税理士とのやり取りだけでなく、請求書処理やデータ入力などの経理事務も外注したい

特に小規模な企業では、経営者や総務担当者が経理業務まで兼任しているケースもあります。税理士への資料提出や社内確認、進捗管理などをオンラインアシスタントに切り出すことで、担当者が本来の業務に集中しやすくなります。

また、専任の経理担当者を採用するほどの業務量はないものの、毎月一定の経理事務が発生している企業にもオンラインアシスタントは活用しやすいでしょう。

税理士とのやり取りをオンラインアシスタントに任せる際の注意点

税理士との窓口業務をオンラインアシスタントに任せる際は、依頼できる業務の範囲や確認フロー、情報の取り扱いについてあらかじめ整理しておくことが大切です。

税務に関する専門業務と事務サポートを切り分ける

オンラインアシスタントに依頼する際は、税理士が行う専門業務と、事務サポートの範囲を明確に分けましょう。

税務代理、税務書類の作成、税務相談は税理士の独占業務とされており、税理士以外の者が原則として業として行うことはできません。

一方、オンラインアシスタントには、たとえば以下のような事務業務を任せられます。

• 請求書や領収書などの資料収集・整理
• 税理士から届いた確認事項の取りまとめ
• 社内担当者への確認やリマインド
• 資料の提出状況や期限の管理

税務上の判断は税理士に任せ、その前後に発生する情報整理や連絡、進行管理をオンラインアシスタントに切り出すとよいでしょう。

確認・承認が必要な業務を決めておく

オンラインアシスタントに税理士との窓口業務を任せる場合は、どこまで対応してよいかを事前に決めておくことも重要です。

たとえば、資料の回収や提出状況の管理はそのまま任せる一方、取引内容に関する回答や判断が必要な内容は、社内担当者の確認を経てから税理士へ連絡するなど、対応ルールを設けておきます。

「オンラインアシスタントがそのまま対応できる業務」「社内確認が必要な業務」を分けておくことで、認識のずれや誤った情報共有を防ぎやすくなります。

経理情報の取り扱いルールを確認する

税理士とのやり取りでは、請求書や領収書、銀行口座の情報、売上データなど、重要な経理情報を扱う場合があります。

そのため、オンラインアシスタントへ業務を依頼する前に、以下のような点を確認しておきましょう。

• ファイルやデータをどの方法で共有するか
• どの資料・データまでアクセスを許可するか
• 会計ソフトや各種サービスのアカウント権限をどう設定するか
• 業務終了後のデータやアクセス権をどのように管理する

必要以上の権限を付与せず、業務に必要な範囲に限定することも大切です。あらかじめ情報共有や権限管理のルールを整えておくことで、オンラインアシスタントを活用しながら安全に税理士とのやり取りを進めやすくなります。

税理士との窓口業務はオンラインアシスタント「タスカル」にお任せ

税理士とのやり取りに時間を取られている場合は、オンラインアシスタント「タスカル」の活用をご検討ください。

タスカルでは、請求書や領収書の収集・整理、税理士からの確認事項の取りまとめ、社内への確認・リマインド、会計関連データの整理、資料提出の進捗管理など、税理士との連携に伴う事務業務をサポートしています。

また、請求書処理やデータ入力などの経理業務に加え、総務・人事・採用などのバックオフィス業務もまとめて依頼できます。税理士との窓口業務や日々の事務負担を軽減したい方は、ぜひタスカルへご相談ください。