タスカル導入で8割の事務業務を手離し、管理コスト削減に成功｜チームビルディングス株式会社様

組織開発事業という、組織がより良くなっていくためのお手伝いをしています。幼保業界と呼ばれている保育園、幼稚園、こども園向けと、その他の業種と大きく2つに分けて展開しています。

会社・組織の向かう方向を明確にし、目標達成の障害となっている問題や課題を整理し、問題解決をサポートしています。その一連の流れをおおきく「ファシリテーション」と呼んでいます。

創業期は幼保業界を中心にご支援してきましたが、現在はアパレル、税理士、不動産関係、人材派遣、芸能関係、お菓子メーカーなど業種も規模もさまざまです。人に関する悩みや、売上が上がらないなど事業に関する悩み、どの業界・業種でも組織開発は必要だと考えています。

これまで事務のパートを雇用していたのですが、引継ぎやノウハウが社内に溜まっておらず、辞めて新たに採用する際にまたゼロから再教育しなければなりませんでした。こうした採用・育成コストに課題感を持っていました。パートの方が担う事務作業を外部にそのまま依頼できれば、採用コストも育成コストも削減できるのではないかと思い、探して行きついたのがタスカルでした。

そうですね。引継ぎやノウハウがなかなか社内に溜まっていかないことを課題として認識していました。また、我々はファシリテーションを通してお客様のところに出向いて会議や研修を行っているのですが、スケジュール調整などその周辺業務がどうしても付随して発生します。その辺りも一緒に依頼できるといいなというイメージがありました。

これまで2社活用したことがあり、タスカルは3社目でした。2社目のサービスを使ってからは、1年半くらい空いていたかと思います。もともと創業期から2023年まで幼保業界を中心に事業展開していたのですが、業種問わずに広げていく意思決定をしました。それに伴い事務はアウトソースにお願いした方が効率が上がるのではという判断になりました。

料金と柔軟性が決め手でした。柔軟性というのは、1つは時間を使わなかったら繰り越しが出来るところ、もう1つは業務の幅が広いところです。そういう意味で助かっています。

時間の部分はやはり大きかったと思います。例えば残時間が15時間あっても、そんなに使わない月もあるので、使いきれなければ無駄になってしまう。あとは、どこまでの業務を担うかというリスクの取り方も会社によって違います。

会社によって依頼できる業務の幅には意外と差があり、アウトソーシングできないこともありました。その点、タスカルは時間を繰り越せて無駄にならないですし、業務量に応じた活用ができる。依頼できる業務の幅も広くて使いやすいです。

請求書発行といった経理周りや、タスク管理、スケジュール調整、リマインドなど秘書業務全般をお願いしています。今後、事業拡大に伴ってファシリテーションできるメンバーを増やしていく方針で、依頼する事務業務も増していくと思っています。

自分自身がスケジュール調整や航空券の手配などが苦手なので、そこはすごく助かっています。タスカルに依頼しているのは基本的に私の業務中心なのですが、おかげで今はお客様への納品に集中できる環境が整ってきています。自分にしかできないことに注力できるようになっていて、それは社内で他のメンバーも感じていると思います。

85％くらいでしょうか。どうしてもリアルのコミュニケーションを取らないとできないこともあり、社員がする事務作業もあるので。それ以外はほとんど手離せているかなと思いますね。

スタッフさんはとても自走してくれてます。お客様の進捗管理やコメントがきた時にも、私達から言わなくても返信してくれるなど、対応も丁寧で満足していますし、とても助かっています。スタッフを採用して、引継ぎして、また育成して・・・という以前の状況から考えると、管理コストはかなり削減されていると思います。

柔軟性と臨機応変なところじゃないでしょうか。業務の幅もそうですし、問題が起きた時の改善をしっかりやってくれて、機械的ではなく人間らしいというか、しっかりと対応してくれているのを感じますね。タスカルを使い始めてまだ4か月くらいですが、そこは強く感じますね。

弊社から他の企業さんにタスカルを紹介し、複数社導入されていますが、その時にお伝えしているのは、業務の切り出し方ですね。どこをタスカルに依頼し、どこをお願いしないのかを明確にしておいた方が、タスカル側もやりやすいですよね、ということを伝えています。僕らの依頼の仕方について情報をお渡しして、業務を整理することをおすすめしています。

タスクをいったん棚卸して、業務難易度と要する時間で基準を設けます。業務難易度が低くて、時間を要しているタスクは依頼する価値がありますよ。棚卸の結果、オンラインアシスタントを活用するのも一つの手段ですし、社内で分担できるのであれば分担すればいい。こういう業務の棚卸はどんな会社もやるべきだなと考えます。

どんな企業でも活用メリットは大きいと思いますが、やはりコア業務と事務を全てやっていて、手詰まり感のある会社はよりその効果が感じられるでしょうね。コア業務で生産性を上げることを社員はした方がいいですし、そのためにそれ以外の業務は委託した方が良いと思います。

柔軟にくみ取ってサポートいただいているおかげで、すごくスムーズに仕事が出来ています。時間が繰り越せるところと、業務幅が広くて柔軟に対応してもらえるところはタスカルの一番気に入っているところです。今後、私達も業務が拡大して、事務が増えてくる部分はぜひ引き続きタスカルさんにお願いしていきたいです。