採用業務のリスト管理や日程調整を依頼。幅広い業務に柔軟に対応できるのが魅力｜スーゴルマネジメント株式会社

弊社は、会計税務を主軸とした経営コンサルを行う税理士法人グループです。会計税務にとどまらず、経営支援型の会計事務所として、中小企業の抱えるさまざまな問題を解決するためのサポートを総合的に提供しております。

1969年の創業当時は個人事務所だったのですが、その後社名変更や組織変更を経て2017年に税理士法人化しました。

私は主に採用業務を担当しているのですが、業務はずっとほぼ1人で行っていたので一部を誰かに任せたいなと思っていました。でも採用業務は守秘義務で見せられないものが多い割に手間のかかる業務があったりと、仕事を振るのが難しい領域なんです。タスカルさんであれば、守秘義務に関しても安心感があったため導入することにしました。

業務委託の方にお願いすることも検討しました。でも業務委託の方の場合、ほとんどが単発で納期に余裕のあるものしか依頼できないことが多いんですよね。タスカルさんなら、シフト制での対応など時間的に柔軟に依頼ができるところがポイントでした。

あと、業務委託契約を新たに結ぶというのも結構手間なんですよね。タスカルさんのような、時間に対する料金が決まっているサブスク型の方が使い勝手が良いです。

営業の方とのお話の中で、タスカルさん側でマニュアルを作りながら業務を進めていただけると聞いたのが決め手です。マニュアルをこちらで作って、完全な状態で依頼しなければならないという負荷がないのは嬉しいですね。変更があればタスカルさん側で都度更新されますし、増員や担当者変更時なども全てタスカルさん側で引き継ぎをしてもらえるというのは安心です。

今依頼している業務は、応募者リストの管理と面接の日程調整です。応募者リストの管理は履歴書保存、面接の進捗更新など、作業が結構煩雑です。応募者は多いときで月に70名程おり、手間も時間もかかるのでこの部分をお願いしています。面接の日程調整は、毎日定時に情報を確認し日程調整、進捗報告をしていただいています。

雑務に割く時間が減り、業務品質が向上しました。今までは私がほぼ1人で行っていたので誰かにWチェックをしてもらうことができなかったのですが、タスカルさんにお願いしてからは私がWチェックに回れているので導入前より精度の高い仕事ができています。常に安定したクオリティの仕事ができるので、エージェントさんとの信頼関係も良くなったと感じます。

他には、タスカルさんはオンラインでのやり取りがベースなので、対面で一緒に仕事をするよりも丁寧なコミュニケーションを心掛けるようになりました。その結果、自分のコミュニケーションスキルも上がったと思います。

例えばホームページからの問い合わせ対応や、日程調整などの内容をツールに登録するような、営業アシスタントの仕事を依頼しようと考えています。今は総務が行っているのですが、タスカルさんに依頼すれば今よりも迅速にお客様へ対応できるようになると思います。

業務は少しずつ依頼していくというのがコツかなと思っています。任せたい仕事を一気に全部渡そうと思うと時間がかかってしまったり、結局全部しばらく手離れせず自分も行わざるを得ない状況になってしまいがちです。

また、こちらで全て固めて細かく指示するよりも「こんな仕事をやってほしいです」と大まかにお願いした方が良い気がします。タスカルさんがいろいろ配慮して業務を組み立ててくださる分、細かい部分は一緒に組み立てていく方が、お互いがやりやすい方向で進められると思います。

そうですね。足りないところがありそうでも、とりあえず作業をお願いしてみて「ここはどうしたらいいですか？」とタスカルさん側から質問をいただくようにしています。質問をいただくことで作業者が気になるポイント、言っておくべきポイントもわかってくるので、コミュニケーションを取る意味でも小出しにお願いしていく方がやりやすくなる気がします。

どんな仕事にもマッチするところですね。タスカルさんは業種を問わず、どんな業務にも対応しているところがメリットだと思います。特化型ではないからいろんなものに対応できる、そして一緒に作っていけるというところがメリットですね。

もう1つは、相手の立場に立った対応ですね。以前、依頼していた仕事について「今のやり方は余分な時間がかかるので、このやり方に変えるのはいかがでしょうか？」と提案されたことがありました。タスカルさんとしては多く時間を使う方が良いだろうと思っていたので、工数削減の具体的なご提案をいただいたときは感動しました。私自身、依頼は月10時間以内で収めたいと思っていたので、こちらを考慮した無駄のない活用を促してくれたのは嬉しかったです。

どの仕事にもマッチするので、起業したてのフリーランスの方や創業したばかりの会社なんかは、いろんな仕事を任せられると思います。

困ったことはありませんが、時間がどのくらいかかるか見積もれない仕事を依頼するのは、タスカルさんの料金形態だともったいないと思います。あと気をつけた方がいいところは、丸投げしないことですかね。丸投げだとこちらも管理しづらいし、かかった時間へのフィードバックもお互いしづらいと感じます。「自分がしていた仕事を渡して、自分の時間を空けていく」という形の方が無駄になりませんし、お互い気持ちよくやっていけると思います。

いなくなったら困る！いないと不安な存在ですね。月10時間ですが、それ以上の価値を感じています。