重要な業務が見える、集中できる。タスカルを通じて得たコア業務の時間と気づき｜一般社団法人訪問看護支援協会

弊社は訪問看護支援協会と言いまして、主に訪問看護師さんに向けた研修を提供している団体です。患者さんの口の中をきれいにする技術を学べる口腔ケアや、お亡くなりになった方へのエンゼルメイク・エンゼルケアを教える研修などを扱っています。

そのほか、訪問看護ステーションの請求業務に特化した講座も取り扱っています。

社員を雇っているというより、スタッフそれぞれが別の企業に所属していて、協会の仕事はサブ的に手伝ってくれている形です。スタッフの皆さんは本業の傍らにやってくれていて多忙なため「じゃあ事務作業はタスカルにお願いしよう」ということになりました。

スタッフそれぞれ、普段は病院や介護施設で働いていたりするので、講座を受けている方からの問い合わせにすぐ対応できないことがあったんです。お返事をするのに1週間待たせてしまうこともありました。

そういった課題の解消が、タスカル導入の主な理由です。

はい。お返事に1週間も期間があくと、先方としてはちゃんと問い合わせができているかもわからず、不安にさせてしまうこともあったと思います。ちょっとした細かい質問への対応もなかなかできていない状況でした。

コロナ禍で一度事業を縮小した後、落ちついたタイミングで改めて人を雇うことを考えましたが、フルタイムで雇うほどではないなと思ったんです。毎週決まった仕事量があるかというと、そうではなかったので。

業務量に波があったものですから、人を雇うよりもタスカルのようなサービスの方が相性が良いと感じました。

はい、そうですね。

タスカルさんのように、いろんなものを丸投げして手伝ってくれるサービスが3社くらいあって、比較して決めました。

紹介が主なきっかけでしたが、導入初期から特に問題なく使うことが出来たので、そのまま継続してお願いしようという流れになりました。

LPや協会HPの作成と修正、メルマガの発行・管理、受講生の問い合わせ対応、入金チェックなどです。

ほかにもGoogle Classroomで講座を作成する際に手伝ってもらいましたし、講座を受けた後の進捗管理と、受け終わった人への修了証の発行も対応してもらっています。

まず、講座に必要な業務すべてをタスカルさんに説明しました。この講座はどういうフローでどのオペレーションが必要かなどをお伝えして、一つひとつ「できる」「できない」を教えていただいたんです。

その上で、基本的にすべてを一貫してできるというご回答だったので、じゃあ一度通してやってみましょうという流れになりました。

最初は口腔ケアの講座をお願いして、その後にお願いする講座数を増やしていった形です。

例えば、新たに先生との講座をやるときにスタートしやすくなったのはあります。

新たな講座に対してはある程度安定するまでお願いしたい面があるのですが、それができていますね。

今のところ、頼みたいことに関して「できない」と言われることがあまりなくて、そこが助かっています。

作業コストについても、この作業だったら大体このくらいかかるというのをやる前に明確に教えていただけます。

予算感で大きく外れたことがないので、それもありがたいですね。

はい、つながりました。もちろんタスカルさんの営業時間内での対応になるのでリアルタイムというわけにはいきませんが、問題なく対応してもらっています。業務をお任せして1年以上にはなると思いますが、特に支障はありません。

はい。講座を増やすことや顧客管理に集中できるようになりました。

はい、そうですね。スケジュールが組みやすくなったり、プライベートな時間の確保につながったりしています。

リサーチ関係ですね。今こういう講座があるから作った方がいいんじゃないかとか、リサーチに基づいた提案も一緒にもらえるといいのかなとは考えています。費用との兼ね合いも含めて検討できたらと思っています。

4〜5社くらいおつなぎしましたが、導入コストや初期費用がない分「気軽に使えるよ」ということはお伝えしています。一番はやはり費用の面で、最初のハードルが低いのが魅力だと思っています。

一旦タスカルさんに業務をお願いすると「この業務は自分たちにとって重要なんだな」ということが見えてくると思うんです。それは顧客管理だったり、マーケティングだったりします。

重要な業務がわかった段階で、そこに強い人材を雇用して、ほかの部分はタスカルにお願いする、という使い方もいいんじゃないかなと思います。

はい。弊社ですと一番は顧客管理で、顧客とは主に看護師さんです。看護師さんの中には、1つの講座を受けて終わりというより、受講後ほかにもやるべきことや学ぶべきことが出てくる人もいます。

そういう看護師さんの事情がわかると、新しい講座を作ったり、顧客満足度を高めたりすることにもつながるんです。

タスカルさんとのやりとりの中で、自分たちに重要なのはそういった顧客管理だと改めて見えてきた感じですね。

今自分1人じゃ手一杯だと考えている方や、いい人材を探しているんだけどなかなか見つからない方にお勧めしたいですね。人ではなく業務に着目して、できるかどうかをタスカルさんにお願いしてみるといいと思います。

これだけ広い範囲の業務をこなせるスーパーマンのような人を雇うのって、なかなか難しいので。

まずは試してみるといいと思いますよ。