経理から事務局対応まで、想像以上に色々と頼めるのが魅力！幅広いスキルを持つスタッフが個人事業主の味方に｜杏衣 様

Instagramを拠点に、個人でビジネスをされている女性起業家へ向けて講座を開いたり、経営相談・サポートを行ったりしています。「もっと集客をしたいけど、クライアントが増えると労働時間が増えてプライベートの時間がなくなってしまう」このようなお悩みに対して、売上を上げつつ労働時間は減らして自分や家族との時間を確保する、働き方も含めたコンサルティングを行っています。

事業を始めたばかりの頃は講座生が少なく、集客の仕事がほとんどだったので自分一人で対応できていました。でも約1年半が過ぎたころ、講座生が増えて対応が忙しくなり、集客にかけられる時間が減ってしまいました。「これはどなたかにお願いしないときつい時期が来たのかな」と思い、仕事の外注を考え始めました。

従業員の採用は考えていませんでしたが、オンラインアシスタントはタスカルさんの他に個人でビジネスを行っている方と比較検討しました。外注するなら経理業務をお願いしたいと考えていたので、経理を専門とする個人のオンラインアシスタントを検討していました。しかし、手放したい業務を考えるうちに、経理以外もお願いできた方が外注先を一元管理でき、自分の好きなことに集中して楽しくビジネスができるかもと考えるようになりました。そこで、対応業務が幅広いタスカルさんにお願いすることにしました。

頭の中に浮かんでいた手放したい業務はメモなどに簡単にまとめておきましたが、マニュアルなどは特に準備していませんでした。

領収書の管理は本当に煩わしいと思っていたので、最初からお願いしようと決めていました。その他、集客に関わるInstagramの投稿文・画像作成、事務局業務は、打ち合わせを通して決めました。いつかはお願いしたいと思っていた業務でしたが、打ち合わせを通して案外すぐに手放せる業務なんだなと気付きました。

領収書の発行が必要になったら、私からChatworkで宛先と金額を連絡します。領収書に記載する基本情報は最初にタスカルさんに共有しているので、タスカルさんの方でマネーフォワードを使って作成し、メール送付まで行っていただいています。

投稿内容にもよるのですが、私の講座やライブ配信などの動画を元に内容をまとめていただいたり、求めるイメージに近い参考資料を提示してライティングと画像作成をしていただくことが多いです。

私の講座を受講してくださっている方向けの業務です。具体的には、一週間のスケジュールの配信、Zoomのレコーディングとそのアーカイブ配信、お問い合わせ用チャットの対応などを行っていただいています。お問い合わせ内容は主にITスキルに関することなのですが、講座生が自ら調べるとなると時間がかかる部分です。ここにかかる時間を別の業務に使ってほしいという思いからITスキルチャットを作り、タスカルさんに対応を手伝っていただいています。

ITスキルチャットの対応を依頼する際、お問い合わせの内容がスプレッドシートやZoomの設定など幅が広いので、最初はどのように依頼すべきか迷いました。「全部に対応できる人はタスカルさん側にもいないだろうな……」と思いつつ相談してみましたが、タスカルさんから「よく質問が来そうなところがわかるのであれば、その分野を得意とするスタッフを集めます。」とご提案いただきました。

その後スプレッドシートとCanva関連が得意な人をアサインしていただき、別ジャンルの知識が必要になった場合は都度対応可能な人を探していただいて運用しています。タスカルさんの、専門知識を持ったスタッフさんが多く在籍しているという強みを実感した出来事でした。

自分で行うと時間のかかる作業をまるっとお任せしたことで、できるようになったことはたくさんあります。例えば、私が一人でInstagramの投稿を作ろうと思うと3～4時間はかかっていました。その時間を捻出するのはとても大変ですし「集客するために投稿しなきゃ！」という焦りもあったので、タスカルさんにお任せするようになってからは精神的にも余裕ができました。無理に仕事の時間を捻出しなくてよくなった分、家族との時間や自分の時間も取りやすくなりました。

間接的な効果ですが、タスカルさんを導入することで講座生さんたちのサポートに時間をかけられるようになったので、以前よりきめ細やかな対応ができるようになりました。そのため、個人でビジネスを行う講座生さんたちの売上が少しずつ上がってきています。

3割くらいは手放せていると思います。手放せそうな業務はまだあるので、今後も少しずつお任せしていこうと思います。

こちらの希望は遠慮せず明確に伝えることが大切だと思います。例えば「Instagramの投稿文を作る人のアサインをお願いします。」ではなく「Instagramの投稿文作成経験がある方」「LP作成経験があり、集客に繋がる流れをきちんと理解されている方」というように、こちらが求める人物像を明確に伝えることでミスマッチを防げると思います。少し要望が多かったかなと思っても、タスカルのスタッフさんは300名以上とたくさんいるので、案外見つかります。わがままかもしれないと遠慮せず、希望を全部言った方が良いスタッフさんと巡り合えると思いますよ。

私と同じように個人でビジネスをされている方で、クライアントが増えて忙しくなってきた段階の方におすすめです。忙しくて手が付けられなくなる前に、先手を打って依頼することがポイントです。いざお願いしようと思っても、一度自分の中で頭を整理する時間が必要です。少し忙しくなってきたなと感じたら、導入を検討する時期だと思います。

また、仕事だけでなくプライベートの時間も大切にしたい方、まだ手のかかる年齢のお子さんがいる方にも、是非利用してほしいですね。

私は一人で事業を行っていますが、タスカルさんは自分の仲間のように感じています。同じ会社のチームとして動き、相談にも乗ってくださるので、私一人で行っているような感じがしないですね。何かあれば「タスカルさんにお願いしよう」と思える心強い存在です。