採用ルーティン業務の外部化と工数削減｜株式会社JOYCLE

当社は2023年に創業し、ゴミを運ばず・燃やさず・その場で資源化できるインフラを、ソフトとハードの両面から開発・提供しているスタートアップ企業です。いわゆる循環型社会を推進するための分散型インフラの構築を目指しており、現在はIoTを活用した資源化装置やデータ可視化ツールなどを展開しています。

大学とも連携しながら、現場のニーズに即した開発を進めていて、開発チームはハードウェア・ソフトウェア両方に対応できるエキスパートで構成されています。

最初は合同会社で、副業を4つほど掛け持ちしながら私ひとりで事業を進めていました。大きな転機となったのは、愛知県のビジネスコンテストで優勝したことです。これを機に事業計画を本格化し、融資を受けて2023年3月に株式会社化しました。

現在は社員・業務委託・パートなどを含めて20名ほどが在籍しており、開発・営業・バックオフィスと体制も整ってきたと思います。

弊社は業務委託のメンバーが多く在籍しているのですが、彼らには、なるべく付加価値の高い業務に集中してもらいたいという思いがありました。一方で日程調整や会議室予約、Salesforceへの入力作業など、「誰でもできるけど、確実にこなす必要がある業務」が発生するのも事実です。

これらの業務を誰かが担う必要がある一方で、秘書を1名雇うのはコスト面や運用面で負担が大きいと感じていました。そんな中で「外注できるオンラインアシスタントサービスはないか」と探してたところ、見つけたのがタスカルさんでした。

そうですね。比較サイトも活用しながら複数のサービスを検討しました。その中で、タスカルさんは金額もリーズナブルで業務の柔軟性が高いと感じました。ライトな使い方も、やや重めの業務を依頼するような使い方もできるバランスの良さが、導入の決め手になりました。

やはり「外部に業務をお願いする」となると、引き継ぎがきちんとできるかが気になりました。ただタスカルさんは、手順や目的をしっかり伝えたら順序立てて進めてくださったので、特に大きな問題はありませんでした。

社内でも「この業務はタスカルさんに依頼できるかもしれない」という視点で積極的に提案をしてもらえるようにしており、全体的に非常にスムーズな導入だったと思います。

導入当初は、Salesforceへの入力や、会議室予約、資料送付といった比較的定型的な業務をお願いしていました。現在はさらに範囲を広げて、採用関連業務（候補者リストのピックアップ、スカウト送付、面談調整など）もお願いしています。

業務の流れとしては、まず当社が条件を定義し、それに合致する候補者をタスカルさんが抽出。リストを元にどの方へスカウトを送るかを当社が決定し、その後の送付作業や面談調整まで対応していただいています。

面談後のお礼やお断りの連絡までしてくださっているので、非常に助かっています。

採用業務には、個別対応が求められる部分と、KPIに沿って処理するルーティン業務があると思っています。後者のような業務については、一定の条件設定さえできれば、外部パートナーにお願いすることは十分可能です。

むしろ外部に任せた方が効率的で、手戻りも少ない印象です。私たちは、候補者への対応や最終的な意思決定の部分に集中できるようになりました。

感覚値にはなりますが、全体の工数で10%以上の削減にはつながっていると思います。資料作成、スカウト送付、日程調整などの細かなタスクは、積み重なるとかなりの時間になります。

これらを社内で担う場合、タスクの切り替えによるロスも発生しますが、タスカルさんにお願いすることで「このフローはこの形でお願いします」とマニュアル化でき、半自動的に進められる点が非常に効率的です。

今後も外部にお願いしていく方向で考えています。

「インターンにお願いすればいいのでは？」「時給単価の安い人に任せればいいのでは？」と考える方もいらっしゃると思います。ただ、会社には「コア業務」と「誰が行っても一定水準でこなせるが重要な業務」の二つがあると思っています。後者についてはインターンや若手の方にお願いすると、抜け漏れや教育コスト、周辺業務の負担などが出てきがちです。その対応に注意を払わなければならないのは、お互いにストレスになりますよね。

その点、タスカルさんのような外部のプロに「こうなったらこうしてください」としっかり伝えてお願いできる体制は、非常にストレスもなく、安心感があります。

「仕事の属人化」を解消することだと思います。仕事が特定の人にしか分からない状態だと、外部に業務を依頼しにくくなってしまいます。しかし、「これはこの人でなければ難しいけど、これはマニュアルを作れば外注できそう」と整理していけば、自然と依頼可能な業務が見えてきます。そうすれば、「この時間帯や作業内容なら、タスカルさんにお願いした方が合理的だな」と判断できるようになりますよ。

ですから、まずは業務の棚卸しをして、どこに依頼の余地があるかを把握するのが大切かなと思います。

もっと依頼範囲を広げていきたいと思っています。例えば私の秘書業務や他のバックオフィス業務も、まとめて外注できる部分は多くあるはずです。

また、タスカルさんのスタッフのスキルやポートフォリオがもう少し見える化されていると、「これもお願いできるんだ」と気づけるきっかけになると思います。

匿名でも構わないので、「こういった業務経験のあるスタッフがいます」といった事例があれば、依頼の幅は確実に広がるのではないでしょうか。

「どこまでお願いできるか分からない」「何をお願いすればいいか整理できていない」という方も多いと思います。でも、まずは業務の棚卸しをしてみることで、外部に任せられる業務が見えてきます。

そのうえで「この作業、実は誰でもできるんじゃないか？」と思える部分からタスカルさんにお願いしてみると、その効果を実感できるはずです。

今後の業務効率化や、社内メンバーの成長にもつながる選択肢として、タスカルさんのようなサービスは非常に有効だと感じています。