膨大なLINEチェックを任せ売上拡大に集中｜株式会社NURIES

株式会社NURIESは、東京都中野区を拠点に建築の塗装や防水などの施工をメインに行っている会社です。

私自身は、もともと20年ほど職人として現場に出ていました。その後、法人化してからは今期で12期目を迎えたところです。ホームページなどでは「中野で20年」と謳っていますが、これは私の職人時代を含め、地域に根ざして活動してきた期間を指しています。

現在は25名ほどの規模です。現場に出る職人はもちろん、現場を回す管理スタッフ、バックオフィスを支える事務、そして役員を含めた人数です。中野という地域に密着し、丁寧な施工を積み重ねてきました。

当時は、事務全般をスタッフひとりで回していました。そのスタッフは今年で勤続10年目になるベテランですが、会社が成長するにつれて、どうしてもひとりでは処理しきれない業務が出てきたんです。

かといって、当時は「新しくパートやアルバイトを雇う」という選択肢はあまり考えていませんでした。求人を出したり教育をしたりするには時間とコストがかかるので、二の足を踏んでいたんです。

きっかけは、タスカルさんの社長と弊社の事務スタッフが、同じ経営者グループの交流会で活動していたことでした。立ち上げのタイミングということもあり、信頼できる相手だったことが大きいですね。まさに「タスカル」という名前のとおり、助けてほしいという思いでスタートしたのを覚えています。

正直なところ、導入当初の細かいやり取りは事務の者が直接行っていたので、私自身は「いつの間にかスムーズに始まっていた」という印象です。弊社の事務ニーズを汲み取っていただきながら、初回から伴走していただいた結果だと思います。

最初は作業工程表の作成、見積書の作成サポート、売上管理といった、現場事務のコアな部分をバックアップしていただいていました。

現在はさらに多角化していて、最近ではメールや公式LINEのチェックや、協力会社である清掃会社への現場確認連絡、さらには過去データの集計・分析などもお願いしています。

建設業の現場は、LINEだけで1日に数百件のメッセージが飛び交っています。内容はお客様からの問い合わせ、協力業者からの報告、現場写真の送付などです。

忙しく動き回っていると、どうしても「返信漏れ」や「記録漏れ」が発生してしまいます。これらをタスカルさんにチェックしていただき、返信が必要なもの、記録に残すべきものを拾い上げて報告してもらっています。

公式LINEに膨大なメッセージが届くので、毎日決まった時間にチェックし、「代表・事務の返信が必要なもの」「共有だけで良いもの」「記録が必要なもの」に振り分けます。返信が漏れているものがあればすぐ事務スタッフへ共有し、チェック完了の報告をしていただくという流れです。

作業自体は、1回につき1〜2分で終わる簡単なものです。でも毎日欠かさず誰かがチェックしてくれているという安心感は、顧客満足度を維持する上で欠かせない生命線になっています。

パートスタッフの方には週1〜2日、決められた時間に出勤してもらっています。もちろん助けてもらっていますが、ライフスタイルの変化などで退職する可能性があるのも事実です。そのたびに最初から業務を教えて引き継ぐのは、中小企業にとってはかなりの負担です。その点タスカルさんは、組織としての継続性が圧倒的だと思います。

長期間契約しているので、当然タスカルさん側の担当者が変わることもありました。ですが完璧に引き継ぎをしてから新体制に移行してくれるので、こちらが「また教え直しだ」とストレスを感じたことは一度もありません。

弊社の事務スタッフからも「困った」という声は上がっていませんし、誰が担当になってもクオリティが維持されています。これは、個人を雇うのではなく「サービス」を契約している大きなメリットだと思います。

最大の理由は、時間の繰り越しが無制限であることです。実は一時期、タスカルさんへの依頼業務がほとんどなく、時間が数十時間ストックされていた時期があったんです。他社だと「数ヶ月で消滅」というルールがあると思いますが、タスカルさんは契約が続く限りずっと残ります。

会社の転換期や、一気にデータ整理が必要になったタイミングで使いました。 「1年分のデータを振り返って収集・集計する」といった、日常業務とは別のイレギュラーな大仕事が発生した際、いきなり新しいパートスタッフを雇うことはできません。このようなときに、使い慣れたタスカルさんへ一気にお願いできるのは、経営者として本当に心強いです。

零細企業や中小企業は、代表も事務も「案件管理」から「経理」「総務」まで、複数の役割を担っています。そうなると、どうしても日常業務の中で「後回しになってしまう業務」が出てきます。

例えば、顧客に迷惑をかけるほどではないけれど、溜まると後々厄介になるような細かい事務などです。そうした業務をタスカルさんに拾い上げていただくことで、自分たちは施工管理や営業といった、会社の売上に直結する実務に専念できています。

おっしゃる通りです。目の前の細かいタスクに追われて、大きな戦略を考える時間がなくなるのが一番のリスクですから。そこをタスカルさんが下支えしてくれているという感覚です。

現在はちょうど大きな転換期にあります。これまでは住宅などの小規模案件が中心でしたが、この1年で「大規模修繕工事」へと会社全体のシフトを進めています。

事業規模が大きくなるにつれて、小口のやり取りは減るかもしれませんが、そのぶん膨大なデータの管理や、より高度な事務サポートが必要になってきます。また、会社をさらに大きくしていく中で、過去のデータを遡って戦略を練る場面も増えるでしょう。

そうですね。状況に合わせて「幅広い仕事を、必要な分だけ」お願いできるという今の関係性は、今後も非常に重要だと思っています。

また、最近では地域活動やボランティア、SDGsへの取り組みなども積極的に行っているのですが、こうした活動を外部に発信していく「広報・SNS運用」なども、タスカルさんの制作チームにお手伝いいただけないかなと考えています。

ありがとうございます。それは心強いですね。これからも長く、良いお付き合いをお願いしたいと思っています。

迷っているなら、まずは始めてみるべきだと思います。 特にお勧めしたいのは、毎日発生するけれど、自分たちでやるには細切れすぎる業務を抱えている会社さんです。

「1分で終わるけれど、毎日チェックしなければならない」といった業務は、担当スタッフの精神的な負担になります。そこをタスカルさんに固定で任せるだけで、社内の空気は驚くほど変わります。

そして、時間の繰り越しができるから損をしません。忙しいときもそうでないときも、自分たちのペースで調整できる。この自由度の高さが、中小企業の事業経営を後押ししてくれるはずです。