「未来への投資」としてのオンラインアシスタントの使い方｜株式会社レンズアソシエイツ

企業と直接お取り引きしている、ブランディング専門のデザイン会社です。
通常デザイン会社は広告代理店などを通して仕事をすることが多いと思うんですが、うちはブランディング専門のため近い距離で細かいところまでフォローする必要があり、直接お取り引きをしています。

一番はスケジュール管理ですね。
僕は今、代表取締役／CEOとクリエイティブディレクターという肩書き、トップ営業という役割も担っていて、その他に社外取締役や大学の講師などもしています。
様々なスケジュールが入るので全ての予定をGoogleカレンダーで管理し、これまではスタッフがそれぞれ僕のカレンダーを見て、空いている時間に打ち合わせなどを入れていました。
しかし、今年から僕がトップ営業としての動きに力を入れたことで多忙になり、時間の取り合いみたいになってしまって。自分ではそこの管理をする時間がなく、大きな課題になっていたんです。

僕は経営者マッチングプラットフォーム「ONLY STORY」を使って営業活動をしているんですが、忙しすぎて返信ができなかったり、商談にたどり着けなかったりすることもありました。
よりONLY STORYを使った営業を強化しようと決めた時に、もう絶対に自分では管理できないから、ONLY STORY専用のアシスタントのような感じでタスカルさんと契約しようと決めました。

そうです。僕がONLY STORYのアプリを直接自分で開くことはなくて、タスカルさんがアシスタントとしてミーティングの候補日を先方に提案、決定してくれています。
僕も最終確認はしますが、99%サムズアップして終わりです。これで月に30人くらい経営者の方にお会いできています。

人と会うと学びもあるし、パートナーとして一緒に動けそうな方もいました。タスカルさんがいなかったら1ヶ月に30人も初めましてでお会いすることは絶対にできませんので、非常に有益だと感じます。
ONLY STORYで知り合った方は東京の方が多いので、名古屋で活動している僕が今東京出張に行って「誰か一緒にご飯食べませんか」ってインスタやTwitterで呼びかけたら絶対に誰か付き合ってくれて、経営者同士の深い話ができると思うんですよ。
本当にありがたいです。

社員からはそろそろ秘書を付けてほしいと前から言われていたんですが、会社で仕事をしている間、隣にずっと秘書がいるのは嫌だなと思ったんです。
もちろんいたら楽だと思うこともありますが、僕は会社にいないことも多いし、企画を考えたり経営のことで悩んだりする時とか、ひとりでいたいこともある。
人を雇うとなるとお金もかかるし、どういう人を雇うのかというのも難しい面がありますよね。
なので、知人経由でタスカルさんのことを知って、隣にいるんじゃなくてオンラインで必要な時だけ助けてくれるというのが僕にぴったりだと思ったんです。
「隣にいない」というのがよかった。

他の仕事のスケジュール調整も頼んでいます。社内メンバーとタスカルさんでオンライン上のグループを作ってあるので、僕のスケジュール調整はそこでやってもらう形です。
Googleカレンダーに全ての予定を入れているので、メンバーが「矢野の候補日を3日ください」とタスカルさんに伝えると、タスカルさんが僕のスケジュールを確認して提示、調整する、という感じです。
これで僕がメンバーとスケジュールのことで直接話すことはほぼなくなりました。
僕が自分で先方とスケジュールを調整する時も、タスカルさんに候補日をくださいとお願いして出してもらいます。

1時間できちっと終わる打ち合わせもあればそうじゃない打ち合わせもあるし、移動時間、子どもの送り迎えなどプライベートの予定もあったりして、スケジュールが複雑なんです。単純にGoogleカレンダーの空いているところをパッと見繕えるわけじゃないんですよね。面倒だし、自分でやる時間もない。
タスカルさんはそういう部分を理解してスケジュールを調整してくれるので、とても助かっています。
もちろんまだ、「この打ち合わせの後すぐにZoomを入れられると移動時間がない」というようなことも起こりますが、今後どんどん改善されていくだろうし、カレンダー上に移動時間を入れておくなどルール化すれば解決できると思っています。

Googleカレンダーが命なんで。全て集約しています。
予定を入力しているのはもちろん、例えばZoomでのミーティングをスケジュールに入れるときは、タスカルさんには必ず先方のWebサイトなどの情報をカレンダーのメモに入れておいてもらいます。
1日に何件もZoomでミーティングをするので、開始前の2、3分あれば、どういう経緯で設定されたミーティングで、先方はどういう企業なのかというのも分かるようにしているんです。

気をつけているのは、Zoomは1案件45分に設定することです。
最初に「今日は45分時間空けてますんでよろしくお願いします」と言っておけば、始まって46-7分経ったところでお互いに「ちょっと時間過ぎちゃってますね」という認識になるので、基本的には1時間を超えることがなくなります。

Zoomでのミーティングが多い中、1時間ごとに1分の隙もなくスケジュールを入れてしまうと次のミーティングに入るのが遅れてしまうことがありますよね。
トラブルのもとなので、デフォルトを45分にするというのはおすすめです。

まずは先ほども出ましたが、アシスタントが隣にいないのがとてもいいということです。
あと、課題だったスケジュール管理という業務に1秒も割かなくてよくなったのは、大きなストレス軽減になりましたね。

タスカルさんにお願いすることで、候補日をあげて、そこは空いてないですと言われたら別の候補を出して、返信が来たけど別件で埋まってしまっていた−–とか、そういうやりとりに時間を取られず、他の仕事に専念できるようになった。同じ悩みを持っている人にはおすすめです。

スケジュール管理だけでなく、「ミーティングから2週間経ったので、そろそろ連絡を入れた方が良いですよ」というような連絡のリマインドもお願いし始めました。今後は議事録の入力などもお願いしたいと思っています。

経営者が抱えている業務のうち、重要なんだけど急ぎじゃない仕事ってありますよね。
僕の場合はONLY STORYでのトップ営業がそうなんですが、こういう仕事は会社が成長していくために絶対やらなきゃいけないけど、自分1人でやるのも、社内のリソースをフル活用させるのもなかなか難しい。

そこに関して、タスカルさんのサービスを利用して乗り切る、未来への投資としてやる、というのはすごく価値があることだと思います。
金額的な面でもタスカルさんはとても安いので、費用対効果を考えてもいい投資なんじゃないでしょうか。

僕らがやっているブランディングやタスカルさんにお願いしているバックオフィスの仕事って、明日の利益に直結しない部分がありますよね。でも、ぐーっと遠回りして利益につながっている。
もちろん僕はタスカルさんに「今」困っているところを助けてもらった部分もあるんですけど、売り上げを上げてもらわないといけない会社のメンバーにはなかなか頼めない「重要だけど緊急じゃない」仕事を、未来への投資としてタスカルさんにお願いするという考え方はいいんじゃないでしょうか。

僕も、今後どういうことをお願いしていくか、そういう目線で探してみようと思っています。