一人社長向けタスク管理ツールの選び方

少人数の会社では一人がいくつもの仕事を担当することが少なくありません。しかし、業務の割り振りが抜けていたり、誰かが期限までに仕事を完了できなかったりすると会社全体に影響がでてしまいます。

そこで、タスク管理ツールの導入を検討しているが、いろいろなタイプがあってどれを選択して良いか迷っているという経営者もいるのではないでしょうか。

そこで、タスク管理ツールについて、メリット、デメリット、選び方など色々な角度から詳しく解説するとともに、一人社長におすすめのタスク管理ツールを厳選しご紹介します。

タスク管理ツールとは

「タスク」はビジネスにおいて、期限までに果たさなければならない「仕事」「課題」「作業」などを意味します。ですから、タスクを管理することは業務を管理にすることに他なりません。

特に複数のメンバーで進めるプロジェクトの場合には、リーダーだけでなく各メンバーもプロジェクトの進捗状況を把握することが非常に重要になります。

タスク管理ツールは、各メンバーのタスクの内容や進捗状況などをパソコンやスマートフォンなどで管理するシステムなので、小規模の会社やチームで進めるプロジェクトには特に威力を発揮します。

タスク管理とTo Do管理の違い

タスクと同じような使い方をする言葉に「To Do」がありますが、期限のあるタスクに対し「To Do」は特に期限はないが実行しなければならない、あるいは忘れてはならない「仕事」「課題」「作業」を意味します。

ですから、タスク管理は「仕事」「課題」「作業」を期限までに完了させることが目的で、To Do管理はそれが完了したかどうかの把握を目的としています。

クラウド型とオンプレミス型

タスク管理ツールには大きく分けてオンライン上でツールを使用する「クラウド型」と、自社のサーバーやパソコンにソフトをインストールしてオフラインで使用する「オンプレミス型」があります。

オンプレミス型はカスタマイズが自由でインターネットへの接続を必要としないため場所を選びませんが、システム費用以外に保守・管理を自社で行う必要があるので現在はクラウド型が普及しています。

タスク管理ツールでできることは？

タスク管理はコンピュータを使わなくても行うことができます。例えば事務所のホワイトボードにタスクの遂行期間を「⇨」で表し、内容や担当者など記入した付箋を貼るなどした「ガントチャート（進捗管理表）」、あるいは手帳のカレンダーに必要事項を細かく書込むという経験は誰でもあると思います。

タスク管理ツールはこのようなアナログな工程管理やスケジュール管理をデジタルで行うことにより、プロジェクト全体の進捗を可視化しチーム全員で共有するシステムです。

遠隔地にいてもオンラインで利用でき、遅れているタスクのチェックや問題点がある場合にはコミュニケーション機能を利用しアドバイスし合うなど効率的な業務の推進が可能となります。また、扱える情報量が多く関連資料の共有・保管なども可能です。

タスク管理ツール導入のメリット・デメリット

メリット

全体⇨個人の進捗管理が簡単にできる

タスク管理ツールは「会社全体」「プロジェクト単位」「個人単位」の進捗状況を可視化することによって、順調に進んでいるタスクや遅れているタスクなどをトータルで把握できる点が非常に大きなメリットです。

タスクの遅延を早く発見することができれば対応も迅速に行え、場合によってはアドバイスを与えたり負担の少ない従業員を支援させたりと、組織の能力を引き出し効率的な運営を可能にします。

プロジェクトの成功率を高められる

プロジェクトのメンバー全員が業務の進捗情報を共有できれば、常に全体を見ながら自分の業務を行うようになります。そのため、問題や遅延を発見した場合には、簡単なものであれば上司の指示を待たなくても、原因の洗い出しや担当者への支援などを自発的に行うことも。

また、タスク管理ツールにアクセスすれば遠隔地にいても最新の情報が得られ、連絡事項も入力すれば即座に上司や他のメンバーに共有されるので、報告や連絡のために時間を使う必要はありません。

このように、タスク管理ツールを導入することによって、個人の自主性を高め、チームワークを強化するので、プロジェクトの成功率を高めることができます。

緊急対応やタスク漏れ防止ができる

新たな仕事が発生した場合、タスク管理ツールを使用すればタスクの追加や関連情報の共有が簡単にできるので柔軟に対応することが可能です。

また、チーム全員で進捗状況を管理することになるので、タスクの見落としやタスク漏れなどを防止する効果があります。

デメリット

エクセルよりもカスタマイズ性が低い

タスク管理は馴染みのある「エクセル」でも行うことができます。ほとんどの会社はMicrosoft Officeを導入しており、フリーソフトのプロジェクト管理用テンプレートなどを利用すればカスタマイズも簡単に行うことができます。

ただし、エクセルは本来パソコン向けの「表計算ソフト」であり、個人の進捗管理・複数での利用・スマートフォンやタブレットなどでの編集には向いていません。

ツール導入や機能拡張に費用がかかる

既存ソフトのエクセルなどと比べて、新たにタスク管理ツールを導入する場合には導入費が必要で、機能拡張を行う際にも同様に費用が必要となる場合があります。

情報を盛り込み過ぎると効率が低下する

タスク管理ツールは多くの情報を見やすく整理することができますが、かといって工程を細分化しすぎたり、多くのタスクを盛り込んだりすると情報が多くなりすぎて目を通すのに時間がかかり逆に効率が悪くなることがあります。

タスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールには色々なタイプがあるので、失敗しないためには次のポイントをチェックし、会社の規模や導入目的に合ったタイプを選びましょう。

⒈ 利用者の数

最初に考えなければならないのは、利用する従業員の数です。導入費用や必要とする機能などは利用者数によっても異なってきます。4〜5人の会社であれば無料プランの利用も十分に可能です。

⒉ 導入目的

タスク管理ツールには、個人や部門のタスク管理、複数のメンバーからなるプロジェクトの進捗管理、あるいは特定業務の進捗管理など様々なタイプがあります。ですからタスク管理ツールを検討する前に導入目的を明確にする必要があります。

⒊ 使いやすさ

タスク管理ツールの導入を成功させるカギは「使いやすさ」です。いくら優れた機能を持っていても、使いづらかったり習得するまでに時間がかかったりするのでは効果は期待できません。

また、目的や業務内容によっても使いやすい機能は異なり、オンラインでの利用者が多い場合にはスマートフォンやタブレット端末などでの操作性も重要となります。

⒋ 導入コスト

タスク管理ツールの料金プランは無料から月額50,000円くらいのタイプもあります。小規模の会社が初めてタスク管理ツールを導入する場合には、コスト負担のない無料プランは選択肢の一つです。

無料でも必要な機能が揃っているタイプもありますので、事前にテストして利用者数、導入目的、使いやすさなどの問題なければ導入を検討しても良いと思います。

⒌ 必要な機能

業種や導入目的などによって必要な機能は異なりますので、事前によく確認しておくことが重要です。

タスク管理ツールでよく使われる機能には次のようなものがあります。

• 個別タスクの進捗管理
• プロジェクトの進捗管理
• ガントチャート（進捗管理表）
• ファイルの添付
• コメントの付加
• ストレージ容量
• モバイル用アプリ
• 外部サービスとの連携

⒍ サポート体制

新しいシステムを導入する場合、導入から運用そしてシステムの定着まで専門家によるサポートが受けられるかどうかは重要なポイントになります。ですから、タスク管理ツールを検討する際には必ずサポート体制についてもチェックしましょう。

一人社長におすすめのタスク管理ツール5選

タスク管理ツールは、タスクを掲載したカンバン（シート）をダッシュボード上に並べる「カンバン方式」が使いやすいため広く採用されています。その中から、①利用者数、②導入目的、③使いやすさ、④導入コスト、⑤サポート体制の点で少人数の会社に適しているタスク管理ツールを厳選しご紹介します。

Asana　使いやすいバランスの取れたタスク管理ツール

プロジェクトの進行状況を一目で理解することができるので誰にでもわかりやすく、スケジュールの変更などはドラッグ&ドロップで完了するので、このようなツールに慣れていない人でも抵抗なく使用することが可能です。

小さなタスクからビジネス全体までをカバーでき、GmailやOffice 365、Slackなど、100以上のアプリと外部連携できる点もおすすめポイントです。

無料プランはかなり充実していますが、プロジェクト管理にはすべてを一目で確認できるガントチャート式の「タイムライン」が利用できるPremium以上が適しています。

料金プラン

Wrike　現場と経営層の両方から支持される「使いやすさ」

世界中で20,000社、日本でも1,000社以上で使われている、使いやすさと分かりやすさが魅力のタスク管理ツール。基本機能の他にマネジメントに関する機能も充実しています。

日々の仕事やプロジェクトの進捗管理、チーム内コミュニケーション、ファイルの共有までカバーし、マーケティング業務・デザイン業務・コンサルティング業務などに向けたカスタマイズバージョンも用意されています。

また、セキュリティには創業当初から力を入れており、強力な認証、顧客担当者による暗号化キーの保管、マルチレイヤーのセキュリティとオンプレミスと同等の堅牢さを誇っています。

無料プランには基本的な機能が揃っていますが、プロジェクト管理にはガントチャートが利用できるProfessional以上が適しています。

料金プラン

Backlog　プロジェクト管理向きの多機能国産ツール

ウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社など様々な業種で使われている国産のタスク管理ツールで、国内大手企業への導入実績も豊富です。

得にチームで進めるプロジェクト管理には力を発揮するので、ソフトウェア開発、We制作、商品開発、出版などを行う会社に適しています。また、国産ということもあり操作で迷うことはあまりなくシンプルで直感的に使うことができます。

最も安いスタータープランは機能が限定されているので、プロジェクト管理にはガントチャートが利用できるスタンダードプラン以上がおすすめです。また、料金は他のツールと異なり固定制なので安心して利用することができます。

料金プラン

Trello　無料で全ての機能が使える利用者NO.1ツール

世界で100万を超えるチームが愛用している定番のタスク管理ツールで、タスク管理はダッシュボードにタスクを掲載したカード（カンバン）を並べる「カンバン方式」を採用しています。

従業員が5人以下の会社から数100人規模の会社まで対応可能で、特に無料のフリープランは利用者数の制限がなく基本的な機能は全て使えることから、初めてタスク管理ツールを導入する会社でも安心して使うことができます。

また、プロジェクト管理に必要なガントチャートはPower-Upツールに含まれているので、無料プランでも利用することができます。

料金プラン

jooto　充実したサポートが魅力の国産タスク管理ツール

有料プランの導入実績が国内で1,600社（2021年7月末時点）と、国内の利用者に向けて使いやすさを追求したカンバン方式のタスク管理ツールです。直感的使えるレイアウトやわかりやすいシンプルなデザインが特徴です。

特にサポート体制は、オンラインセミナー、個別相談、電話サポート、活用マニュアルなどを用意し、導入から利用の定着までしっかりと支援を受けることができます。

また、無料プランでもガントチャートを含む全ての基本機能が利用でき、ワンランク上のスタンダードプランでも4人までは無料なので6人利用の場合には月額料金は2人分の1,000円となり、小規模の会社にはおすすめのタスク管理ツールです。

料金プラン

タスク管理ツールで失敗しないポイント

⒈ 機能が多すぎないものを選ぶ

多くの機能を持つタスク管理ツールはそれだけ優れていると思いがちですが、実際には業務内容や目的によっては必要無い機能も含まれています。

機能が多くなるに従って覚える事も増えて利用者の負担が増加するだけでなく、導入後に使い方がわからなくなり業務がストップすることも。これでは逆効果ですから、プロジェクト管理ツールを選ぶ時には無料トライアルなどで機能をチェックし、誰でも使いこなせるタイプを選びましょう。

⒉ 従業員の目線でルールを決める

タスク管理ツールは経営者が従業員の業務を管理する目的もありますが、重要なのは業務を効率よく進めることですから、報告業務を増やしたりタスクを必要以上に細分化したりするのは効率を悪くする可能性があります。

ですから、実際にタスク管理ツールを使って業務を進める従業員の目線に立って実行しやすい運用ルールを決定することが大切です。

⒊ 全員利用を徹底させる

プロジェクトなどの場合にはチームワークが非常に大切ですから、タスク管理ツールを使用していないメンバーが一人でもいると必要な情報が欠けたりして正しい進捗管理ができません。

最悪の場合には期限までに業務を終えられなくなり取引先に迷惑をかけてしまう可能性もあります。そのため、タスク管理ツール導入後は全員が利用するよう徹底しなければなりません。

まとめ

タスク管理ツールは業務の進捗状況を管理し、効率的に目的を達成するためのツールですが、導入しただけでは何の効果がありません。

最も重要なのは、目的に合ったタイプの選択と、運用方法の2点です。特に少人数の会社の場合には、経営者だけで検討するのではなく従業員も加えた社内チームを作り、タスク管理ツールの選択や使い方などについて全員で検討することをおすすめします。

事前に関係者全員がタスク管理ツールの導入目的や機能などについて十分理解していれば、導入後のスムーズな運用は約束されたようなものです。

前項の「タスク管理ツールで失敗しないポイント」も参考にして、最良のタスク管理ツールを見つけてください。