ハードルの低さと柔軟な対応が決め手！タスカル導入でスムーズな事業運営へ｜株式会社トータルブレインケア

弊社は、認知機能の見える化による社会課題の解決を目的に「脳体力トレーナーCogEvo」をはじめとした脳体力に関する事業を展開しています。自分の認知機能を知ることは、病気の早期発見、状態の把握、日常生活での困難の軽減などさまざまなメリットがあります。今まで自分の認知機能を知るには病院へ行く必要がありましたが、弊社の開発したクラウドシステムによって、どこでも簡単に確認できるようになりました。同時に認知機能が影響する病気や、認知機能を知ることでわかる暮らしの工夫などついて情報発信、啓発活動も行っています。

医療機関や介護施設はもちろん、さまざまな企業で幅広くご利用いただいております。弊社のようなヘルスケア系のIT企業は、エビデンスを多く持っていることが重要ですので、最初の段階では研究という意味も含めて医療機関や介護施設などでご利用いただくことが多いです。

認知機能を知ることは医療や介護の分野で役立つだけでなく、自分の得意・不得意がわかるという側面もあります。例えば職員配置の際の参考にしたり、希望する部署との相性を確認して働き方を工夫したりなど、働きやすさ向上の目的で活用することもできるため、業界を問わずご利用いただけます。

最初のきっかけは、私と一緒にバックヤード業務を担当していた社員が産休に入り、人手不足が懸念されたことです。

月によって業務量が変動しますし、業務内容も多岐にわたっていたので、採用しても産休に入るまでの間に全て教育するのは難しい状況でした。特に、チラシ作成のように専門知識が必要な業務なども含まれていたため、採用するとしてもそういった分野に特化した人材である必要がありました。

はい。タスカルさんの他に2社ほど検討しました。全ての会社の話を聞きましたが、タスカルさんだけは社長の角前さん自らご説明いただきました。内容もわかりやすく、気さくでとても印象が良かったのでタスカルさんに依頼することにしました。

また、ホームページのクライアントインタビューに多くの事例が掲載されていたので、実際に利用してからのイメージが湧きやすかったのも決め手でした。

その想定ではありましたが、最初からすべての業務を引き継ぐのではなく、どの業務をどの程度任せられるのかを探りながら、少しずつ依頼していました。

特に大きな準備はしていませんでした。依頼にあたって業務の棚卸しは行いましたが、最初はどの業務を頼むべきか迷っていたので、まずは明細書作成のみお願いして様子を見ました。

実際に利用するうちに「これができるなら、きっとこれも頼めるのでは？」と思うようになり、徐々に依頼を増やしていきました。はじめは探り探りだったので月10時間も使っていなかったのですが、使い切れなかった分は翌月以降に繰り越せるので無駄なく利用できて良かったです。

導入当初から依頼している業務は、月に1回の明細書作成です。その後、資料作成やチラシ作成、Facebook運用代行などもお願いするようになりました。

詳細を記載したスプレッドシートを共有し、その内容を元に作成しPDF形式で納品いただいています。定例業務で毎月決まった期日があるのですが、近付いてくると「そろそろ作成してよろしいでしょうか」とリマインドをいただけるので助かっています。

こちらは定例業務ではなく単発業務なのですが、資料をブラッシュアップしていただきたいときにお願いしています。PowerPointやCanvaで作成いただくのですが、ある程度土台を作った状態でお渡しし、デザイン等はお任せすることが多いです。チラシ作成も同様ですね。お任せした場合はタスカルさんの方でサンプルとして2～3案ご提案いただき、その中からイメージに合うものを選んで作っていただくことが多いです。

弊社のホームページに掲載した内容を、Facebook用に置き換えて投稿いただいています。ホームページが更新されたら都度ご対応いただいているので、依頼は不定期ですね。

資料のクオリティが格段に上がりました。弊社の営業担当が作った資料が、よりわかりやすく整理され、伝わりやすくなりました。「こうやって作ればいいのか」と、こちらも学びになる部分が多いです。

また、細々した作業をタスカルさんにお任せするようになってからは、社員がコア業務に集中できるようになりました。

社員の残業時間は確実に減りました。

これは仕事を指示する立場からの感想なのですが、以前はすでに目の前の仕事で忙しい社員にさらに追加の仕事をお願いするのは気が引けると思いつつ、依頼先が他にないのでやむを得ず社員にお願いしていました。

しかしタスカルさんを導入してからは、できそうなことは全てタスカルさんにお願いしているので、社員の負担はかなり軽減されていると思います。指示する側としても、社員以外の依頼先があるのは気が楽ですね。

迷ったらまず相談してみることですね。以前、動画の編集を依頼したときにテレビ番組のようなかっこいいテロップを入れてくださり、プロの仕事を感じました。タスカルさんにはさまざまな分野のプロが揃っていることを、使うほどに実感しています。最初は「この業務は任せられるかな？」と不安になるかもしれませんが、一度相談してみれば良い方向に進むと思います。

一人社長や中小企業のように、社長を含め全員がマルチタスクで業務をこなしている企業におすすめです。こういった企業はルーティンワークなどをどんどんタスカルさんに任せた方がいいと思います。年一回しか行わない業務や、自社で対応が難しい業務は、試行錯誤しながら解決する場面が多いと思うのですが、やはり経営者や従業員それぞれの得意分野を活かせる環境を整えることが重要です。当然コストも考えなければなりませんが、業務の効率化を図るうえで、タスカルさんは最適なサービスだと思います。