事務7割削減！本業と経営に集中できる体制へ｜特定非営利活動法人 国際ホリスティック看護協会 / 株式会社 ホリスティックメディカル

特定非営利活動法人国際ホリスティック看護協会（以下「IHAN」）では、心と体、魂も含めたケアを実践できる看護師やセラピストを育成する教育機関を運営しています。私は理事長を務めており、本部のメンバーは5名ほどです。看護師を対象としたセミナーや各種講座の開催を中心に、ホリスティックケアの普及活動を行っています。

株式会社ホリスティックメディカル（以下「ルミナスの和」）は、「ルミナスの和訪問看護ステーション」の運営など実践部門を担っています。私は代表執行役社長を務めており、組織規模は現在40名ほどです。IHANで育成した人材が現場で力を発揮できるよう、教育と実践の体制で連携しながら事業を展開しています。

組織の拡大や多様な働き方への移行に伴い、バックオフィス業務の負担が急増していました。当時は事務処理が特定の担当者に集中しがちで、万が一の際にも業務が停滞してしまう不安がありました。少人数で運営しているため、業務の属人化を防ぎ、誰でも滞りなく回せる盤石な体制づくりが急務となっていました。

私自身も現場の管理業務に加えて、給与計算や経理といったバックオフィス業務を兼任しており、毎月多大な時間を奪われていました。本来注力すべき経営戦略や組織づくりのための時間が削られ、連日夜遅くまで作業に追われる状態が続いていたことが大きな課題でした。

社内での採用も検討しましたが、社会保険の手続きにかかる負担や常勤雇用による固定費を考えると、当時の規模ではコスト面でのハードルが高いと感じていました。また、バックオフィス全般を少人数でカバーしようとすると担当者の負担が大きくなるため、客観的かつ安定して業務を運用できる外部委託が最適だと判断しました。

社労士事務所への給与計算の委託も検討したのですが、想定以上に高額で導入には至りませんでした。専門知識を要する給与計算や経理業務を、予算内で確実に任せられるサービスを探していたところタスカルさんを見つけ、相談してみることにしました。

商談時の雰囲気が良かったことと、何より単なる1対1のアシスタントではなく、専任ディレクターを窓口としたチーム体制で対応してもらえる点に強い信頼感を持ちました。担当者一人に依存せず、組織としてノウハウを蓄積しながらカバーしてもらえる体制であれば、長期的に安心して業務をお任せできると確信しました。

IHANでは、スクール管理システム「SUKUMANE（スクマネ）」を活用した受講生管理や口座への入金管理、問い合わせ対応、講師料の計算・明細作成、リコーリースの請求確定業務、Zoomのアーカイブ動画設定などを幅広くお任せしています。講座運営に関わる事務作業を一括してサポートいただいています。

ルミナスの和では、クラウド給与ソフト「マネーフォワード クラウド給与」を使用した社員・スタッフの給与計算や勤怠データの照合、各種手当の入力チェックを中心に依頼しています。また、「マネーフォワード クラウド会計」での仕訳登録や経理処理も定期的にお願いしています。

日次でゆうちょ銀行の入出金明細を確認し、スクマネ上での入金処理や未入金者へのリマインドメール送信を行っていただいています。毎月の講師料計算では、システムからデータを抽出して専用Excelシートで算出し、明細書を出力してDropboxへ格納するまでの一連の流れを正確に対応してもらっています。

請求業務では、スクマネのカレンダー情報とCSVデータを照合し、発生日や金額に誤りがないか確認した上でリコーリースの集金代行システムに登録してもらっています。複数ツールをまたぐ複雑な確認作業も、非常に丁寧かつスピーディーに対応していただいています。

給与計算では、毎月中旬に揃う出勤簿データとスクマネ上の対応実績を照らし合わせ、基本給や自費手当、各種控除額を正確に入力してもらっています。入力後は前月との比較を行い、相違点や疑問点を報告いただいた上で最終確認を行うため、チェックの精度が格段に上がりました。

経理業務では、アップロードされた領収書や取引データをもとに、過去のデータを参照しながらマネーフォワード クラウド会計へ仕訳登録をお願いしています。確認事項があればチャットでスムーズにやり取りできるため、経理作業の滞りがなくなりました。

IHANでは、もともと社内にあった手順書は古い内容も含まれていたのですが、実際の運用に合わせてタスカルさん側で肉付けし、ブラッシュアップしてくれました。マニュアルが常に最新の状態に更新される仕組みができたため、担当者の変更があっても教え直す手間がかかりません。

ルミナスの和での導入時は画面共有をしながら実際の操作手順をレクチャーし、タスカルさん側で動画や最新のマニュアルとして再構築してもらいました。手探りの状態からのスタートでしたが、業務整理の段階から一緒に入り込んで体系化してくれたため、非常にスムーズに移行できました。

IHANでは毎月1時間の無料相談枠を活用し、オンラインで定期ミーティングを行っています。テキストだけでは伝えにくい細かい確認事項や業務整理も、画面を見ながらその場で解消できるため助かっています。

ルミナスの和では、日々の連絡はChatworkで行っていますが、レスポンスが非常に早く助かっています。業務量や確認作業が増えてタスカルの稼働時間が膨らみそうな際も、メッセージ上で相談すればすぐに運用の効率化や短縮案を提案・改善してくれるため、非常にやり取りがしやすいです。

IHANのバックオフィス業務に関しては、体感で7〜8割を手放すことができました。業務の大部分がタスカルさんに安定して運用してもらえるようになったことで、人手不足によるストレスが軽減され、組織全体を俯瞰しながら次の展開を考える心の余裕が生まれました。

私自身が抱えていた給与計算や事務作業を手放せたことで、毎月10時間以上の時間を創出できました。本来やるべき経営業務や現場の統括に集中できるようになり、連日遅くまで残業していた状態から早く帰れるようになったことが何より嬉しい変化です。

常勤の事務員を新たに雇用することと比較すると、必要な時間分だけ依頼できるタスカルさんは圧倒的にコストパフォーマンスが高いです。作業スピードも非常に早く、プロフェッショナルなチームがバックオフィスを支えてくれている安心感があります。

社内のスタッフが得意な業務に専念できる環境が整い、業務過多による不満やモチベーション低下を防ぐことができました。それぞれの得意分野に集中できる適材適所の体制が整ったことで職場環境が改善し、事業の健全な成長にも繋がっています。

社内で人を育てることも大切ですが、業務の抱え込みや過度な気遣いから生じるストレスは経営者の大きな負担になります。タスカルさんに専門業務を客観的な立ち位置でお任せできることで、雇用や人間関係における余計な心配がなくなり、精神的な負担が大きく軽減されました。本来注力すべき経営や本業に集中できる環境が整うことは、会社の発展において非常に大きな力になると実感しています。

社内のスタッフに業務を依頼する際、「忙しそうだな」と気を遣ったり、頼みづらさを感じたりすることは多いと思います。タスカルさんなら周囲に遠慮することなく、いつでも気兼ねなく依頼できるため、精神的にも非常に楽になりました。社内調整のストレスを感じずに頼める安心感は、経営者にとって本当に大きいと感じています。ぜひ活用をお勧めしたいです。