オフィスの設計デザインや内装工事、オフィス家具の販売などを行うJOY株式会社様。
タスカルでは案件管理やファイル整理などのバックオフィス業務をお任せいただいています。
今回は、代表取締役の福士様にタスカル導入前の課題、具体的な依頼内容、導入効果について詳しくお伺いしました。
| 事業課題 | 自社で事務作業を抱え込むことによる、代表自身の作業負担や精神的余裕の欠如 |
|---|---|
| 導入の決め手 | 他社サービスよりリーズナブルな価格設定と、柔軟に業務を任せられるサポート体制 |
| タスカったポイント | 事務作業時間を約50％削減。精神的な余裕も生まれ、営業や設計・デザインなどのコア業務に集中できるようになった点 |
自社で事務を抱え込まない姿勢。創業時から外部委託を活用
まずは、JOY株式会社様の事業内容について教えてください。
オフィスの設計デザインをはじめ、内装工事やオフィス家具の販売まで、オフィスづくりに関わる業務全般をワンストップで手がけています。
2022年に設立し、現在は役員2名とインターン生1名、そして外部パートナーの皆さまと協力しながら事業を展開しています。
創業当初から、バックオフィス業務は外部委託される方針だったのでしょうか？
そうですね。創業時から自社で事務スタッフを雇用したり、社内で事務作業を抱え込んだりするつもりはありませんでした。
組織を拡大していくというよりは、少数精鋭で質の高い仕事をしていく方向性だったので、 基本的な事務処理や作業的な業務は外部委託やオンラインアシスタントを活用して、効率的に回そうと考えていました。
タスカルを検討されたきっかけをお聞かせください。
知人の経営者と話している際に、オンラインアシスタントサービスとしてタスカルの名前を聞いたのが最初のきっかけです。自社の事務を外部化したいというニーズにぴったりだったので、まずは話を聞いてみようと思いました。
以前は、他社のオンラインアシスタントサービスをご利用されていたそうですね。
はい。以前は別のオンラインアシスタントサービスを利用していましたが、そこからの切り替えです。事業のフェーズが変わっていく中で、より柔軟に対応してもらえるサービスを探していました。そこでタスカルの導入を本格的に検討し始めたんです。
数あるサービスの中で、タスカルを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？
一番の決め手は、圧倒的なコストパフォーマンスの高さです。他社と比較しても非常にリーズナブルな価格設定でした。導入前は「安くて本当に大丈夫かな？」という気持ちも少しありましたが、実際に使ってみると期待以上のパフォーマンスで非常に満足しています。
SlackやNotionを活用！マニュアル作成の手間なく柔軟に案件を管理
現在、タスカルには具体的にどのような業務を依頼されていますか？
主にNotionやGoogleスプレッドシートを活用した案件管理やタスクリストの更新、ファイルの整理・格納作業などです。私がSlackで送付した案件のPDF資料などを、タスカル側でNotionの該当カードや指定のスプレッドシートなど所定の場所に整理してもらっています。
業務のやり取りやファイル整理の具体的な手順について教えてください。
Slackに案件のPDF資料などを送付すると、タスカル側でNotion上のカードに格納してくれます。見積書などの古いファイルは別のフォルダに移動し、最新情報がひと目でわかるよう整理してくれます。さらに、顧客管理やスケジュール管理用のスプレッドシートにも情報を反映してもらっています。
情報が不足している場合の確認作業などは、どのように行われていますか？
情報が不足している案件については、タスカル側で確認用の管理スプレッドシートを作成し、そこに未回答項目をまとめてリマインドしてくれる仕組みになっています。月2回ほどの頻度でまとめて確認・回答できるため、細かなやり取りに追われる心配がありません。
指示を出す手間を減らすために、工夫されている点はありますか？
テキストで細かく指示を書くのは大変なので、定期的にオンラインミーティングを設定して口頭で伝えるようにしています。「こういう作業はできる？」「ここをこう変更したい」といったニュアンスを直接伝えられるので、テキスト作成の手間や認識のズレを防いでいます。
打ち合わせで話した内容が、タスカル側でマニュアル化されるそうですね。
はい。ミーティングで会話した内容をタスカル側でマニュアル化し、作業手順に落とし込んでくれます。運用ルールの変更や新しい指示にもすぐに対応してもらえるので、こちらでマニュアルを作成したり教え込んだりする手間が一切かかりません。
他の事務代行サービスも併用されているとのことですが、どのように使い分けられていますか？
スピード感が最優先される現場事務はBPOの事務代行会社へ依頼し、タスカルには簡単な指示でも柔軟かつ確実に進めてもらいたい案件管理や仕組み化をお願いしています。それぞれの強みや特徴に合わせて使い分けています。
事務作業時間を約50％削減！精神的な負担も減り、コア業務に集中
タスカルを導入したことで、福士様ご自身の作業時間やご負担にはどのような変化がありましたか？
体感として、自分の事務作業にかける時間が約50％削減されました。それ以上に大きいのが、「あれをやらないと」と常に頭の片隅で事務作業を気にしなくてよくなったことです。細かなタスクに意識を取られることが減り、精神的にもかなり余裕が生まれました。
生まれた時間や余裕は、どのような業務に充てられていますか？
本来注力すべき営業活動や、本業であるオフィスの設計・デザイン業務に集中できています。雑務や細かい確認作業に追われることが減ったため、頭の回転がクリアになり、経営者としての意思決定スピードも格段に早くなったと感じています。
費用対効果やコスト面での変化はいかがでしょうか？
以前利用していた他社サービスと比較しても、大幅にコストを抑えられています。自社で事務スタッフを採用・教育するコストやリスクを考えても非常にリーズナブルです。バックオフィスが安定したことで売上も順調に伸びており、投資対効果は非常に高いです。
タスカルの担当者の対応やサポート体制に対するご感想をお聞かせください。
担当窓口となるディレクターが決まっているので、「とりあえずこの人に相談すれば大丈夫」という安心感があります。社内であれば「誰に任せようか」と悩む手間が発生しますが、タスカルなら投げればすぐに対応可能なスタッフをアサインしてもらえるので助かります。
仕組み化が事業成長の鍵。今後もノンコア業務は積極的に外部へ
タスカルをうまく使いこなすためのコツやアドバイスがあれば教えてください。
「分からなければ直接聞く」ということですね。最初からガチガチに仕組みを作ろうとせず、定例ミーティングなどを活用して「もっとうまく使う方法はありますか？」と直接質問しながら作り上げていくのがよいと思います。プロの視点から提案してもらえるので、自分だけで悩まずまずは相談するのが一番の近道です。
今後の事業展望と、タスカルと一緒に取り組みたい内容について教えてください。
弊社は将来的なM&A（会社売却）を見据えて設立した会社でもあるため、事業を属人化させず「仕組み化」していくことを非常に重視しています。今後はタスカル側からも「この業務も巻き取れますよ」と積極的に提案してもらいながら、より強固な自動化・仕組み化の体制を構築していきたいです。
今後自社で社員を採用された場合も、タスカルを活用されるご予定ですか？
はい。今後社員を採用した際も、例えば「月10時間分は必ずタスカルなどの外部サービスを活用する」というルールを作り、できるだけノンコア業務に時間を使わせない方針です。社員には、それぞれの強みを発揮できる業務に集中してもらいたいと考えています。それが結果として、会社全体の生産性向上にもつながると思います。
最後に、タスカルの導入を検討している方へメッセージをお願いします。
弊社のような少人数で運営している事業者には特にお勧めです。自分で対応する必要のない事務作業に貴重な時間を使うのではなく、外部サービスに任せられる業務は積極的に手放していくのがよいと思います。ノンコア業務を手放すことで、売上を作る攻めの仕事に集中できるようになります。
本日は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました。今後もタスカルのサービス改善に努めて参ります！
