5割の業務を手放して代表業務に集中！きっかけは信頼のおけるビジネスパートナーからの推薦｜GrASP株式会社

介護保険のサービスを運営して、いわゆる「デイサービス」と呼ばれる日中の活動を支援する場を提供しています。創業11期目に入りました。従業員数は、現在28名です。

サポート対象は、65歳未満で認知症を発症した若年性認知症の方々です。若年性認知症は人口10万人に対して50.9人、つまり約2,000人に1人と言われており、決して地域に多くいらっしゃるわけではありません。

しかし弊社の事業所に来ていただくと、みなさん若年性認知症の方なので、同じ境遇の方と安心して過ごすことができることを大切にしております。

介護はネガティブで、少し暗いイメージがあると思います。でも病気になりサポートが必要な状況だからといって、何もできないわけではありません。環境を整えることで、さまざまな能力を発揮できるようになります。そうした可能性や前向きな姿勢を大切にし、発信していけたらと思っています。

現在、会議のファシリテーターとして関わっていただいている、ビジネスパートナーとの会話がきっかけです。

その中で業務の棚卸しを行い、「本当に会社でやるべきことなのか」「代表の私が担うべきことなのか」を洗い出していきました。

事務職の方を雇うという選択肢もありましたが、「業務委託も非常に有効で、タスカルさんは対応してくださる方も、とても優秀」という話を聞いたんです。今までもいろいろ検討はしてきましたが、これをきっかけに導入を決めました。

ちょうど10期目のタイミングでした。これまでのやり方では、成長スピードを上げるのが難しいと感じていましたし、私自身も代表として「自分にしかできないこと」に集中したいという思いがありました。

そう考えたときに、今自分が担っている雑務やバックオフィス業務をどなたかにお願いできれば、もっと本来やるべきことに時間を使えるのではないかと思いました。

それもありましたが、パートさんとして事務職を雇用しても、家族の転勤などでせっかく慣れたときに退職してしまうことが多いと聞いていたので……。今までは正社員にメインのケア業務と事務作業を両方担ってもらっていたのですが、それも負担が大きいかなと思って、現在の形に至りました。

3〜4年前ぐらいに一度、他社に依頼をかけたことがありました。でもそのときは踏ん切りがつかず、「自分でやった方がいいのでは」という考えがあったんです。

ただ、信頼をしているビジネスパートナーからの勧めであれば間違いないだろうと思いました。実際に活用されている方が推薦してくれるのはとても信頼できますし、「今がそのタイミングなんだ」と思えました。ですから、もうタスカルさん一択でしたね。

10時間27,500円という料金設定は、他社と比べてもローコストで、安いに越したことはないと思いました。しかも、精度もきちんと担保してくれるという話だったので、それが決め手になったと思います。

あとは「タスカル」という事業名からも、相当助けてもらえそうな印象を受けましたし、そこに願いも込めてお願いしました。

まず業務の棚卸しを行い、「自分でやるべきもの」「部下に任せられるもの」「業務委託の方に依頼できるもの」などに分類し、一覧にまとめました。そこからタスカルさんに依頼できそうな業務をピックアップして、少しずつ依頼をしました。

マニュアル作成や、業務内容を言語化して伝えるのはあまり得意ではなかったので、初動はどうしても大変でした。例えばカイポケでの請求業務については、別の社員にミーティングの中で説明してもらうなど、社内でも協力しながら進めました。

ただタスカルさんが丁寧に傾聴していただいたので、そういった不安はやり取りを重ねる中で解消されていきました。

Instagramの運用は本当にありがたく感じています。私がこれまで頭を悩ませながら半日から1日かけて作っていたものを、タスカルさんは2〜3時間ほどで作成していただけます。

しかも、本当に学びがあるんですよ。「こういう作り方があるんだ」「この色合いは見やすいな」など、毎回新しい気づきがあり、とても刺激になっていますね。

まず私が若年性認知症や介護、福祉に関するテーマでブログ記事を作成して、それをもとにタスカルさんに10枚の画像を作成をしてもらいます。できあがった画像のチェックと最終調整をしたあと、Metaビジネスマネージャーから予約投稿設定をする、というフローです。

現在、別の業務委託の方に採用関連の業務をお願いをしているのですが、今後はその業務をタスカルさんに移行をしていきたいなと考えています。

一番の理由としては、やはり期限内にしっかり業務をこなしていただけることです。タスカルさんは1週間で何件と結果まで報告してくださるし、しっかりと対応していただけますから。

業務委託先の中には、しっかりやっていただいているものの、報告が曖昧な方もいらっしゃいます。でもタスカルさんは、きっちり週単位で決めたことを確実に遂行してくださるので、安心感が違います。

もちろん人間なので忘れてしまうこともあると思いますが、その場合でも「このような状況でした」と説明をしてくださるので、そういう人に依頼をしていきたいと思っています。

1番は安心感ですね。これまでは、労務などのバックオフィス業務は私が担当していて、「これで合ってるのかな」不安を抱えながら締め切りに追われていました。その一方で代表としての業務もしなければならず、常に板挟みの状態だったんです。

その業務を9割ほどタスカルさんで対応いただいて、私はチェックするだけになったので、本当に安心感が得られました。

おそらく4〜5割程度は手放せていると思います。

動画編集のチームも作っていただいて、3月から編集、動画マニュアルの整備をすることになっています。自分たちで撮影した素材を、プロの方に編集していただけたら、とても素敵なものができると思っています。

我々がやるよりも、タスカルさんに依頼させていただく方が業務スピードを上げて効率的に進められると実感しています。今後も業務の棚卸をしながら、依頼できる業務の幅をどんどん広げていきたいです。

介護・福祉業界では、パソコンを扱える方があまりいません。事務職の方を雇用すればよいという考え方もありますが、先ほどお話ししたように継続して働いてもらうのが難しいという課題もあります。特に弊社のような小規模・中規模の事業者さんは、その点で悩まれているケースが多いと思います。

でもタスカルさんに入っていただくことで、一気に生産性が高まります。タスカルさんのように不得意な部分を代行していただける業者さんと業務提携を結ぶことで、業務の質がガラッと変わり、本来やるべき業務や専門性の発揮に注力できるようになると思っています。ですから、福祉業界の事業者には本当におすすめです。

最低限の準備は必要だと思いますが、ミーティングで直接お話しした内容をマニュアル化して運用いただけるのは本当に助かります。導入に悩んでいる人は、まずは一度試してみるのがよいと思います。

現在、横浜市内で若年性認知症の方向けのデイサービスを2事業所運営していますが、まずは3拠点目を作って、最終的には5事業所程度にまで広げていきたいと考えています。あとは、終の住処とされるグループホームにも取り組み、安心・安全な暮らしを日々積み重ねられる場を作ってきたいと思っています。

若年性認知症の方の中には、働ける方もいらっしゃいます。現在も地域の方と連携しながら、お弁当の配達やポスティングといった働く場の提供もしているのですが、今後は自社で新たな事業を立ち上げ、その中で活躍いただける仕組みを作っていきたいです。

大きな組織ではなく、中小企業や個人事業主の方々におすすめしたいです。本業や自分にしかできないことに集中するためにも、日常的な業務やバックオフィス業務をタスカルさんにお任せすることで時間がしっかり確保できるようになると思います。

タスカルさんは熟練した方々が非常に高い精度で業務を進めてくださるので、導入してすぐに力になっていただけます。事務員を雇用しても上手くいかないというところは、タスカルさんに助けていただけるのが1番だと思います。