紙から脱却！事務効率化の基盤｜FLAG service

FLAG serviceは、いわゆる便利屋を行っています。具体的には、エアコン清掃やハウスクリーニング、雑草の除去、蜂の巣の駆除、棚の取り付け、買い物代行など本当にさまざまな仕事をお受けしています。「暮らしの中で困ったことがあればなんでも対応する」、そういった姿勢で仕事をしています。

ペーパーレス化ができていないことが一番の課題でした。私の入社時は、依頼書や作業記録の多くは紙で管理していました。ただ今後の作業効率化や経理との連携を考えるとデジタル化は必須だと感じ、少しずつでも取り組んでいく必要があると感じました。

はい。私自身でもペーパーレス化には取り組んでいました。しかし、現場の業務が中心で、事務作業は後回しになりがちだったんです。特に経理との連携も含めた「見える化」を進めるのは、なかなか大変でした。依頼数がどんどん増えていく中で、継続的に、かつ柔軟に対応してくれるタスカルさんにお願いすることにしたんです。

細々とした業務をいろいろと依頼しているのですが、主にスケジュール抽出、依頼書格納業務、タスクリマインドの3つですね。

Googleカレンダーに記録された前日までの作業履歴を、スプレッドシートへ移行してもらっています。これは単なる作業記録ではなく、最終的に月間売上や作業実績を算出するための基礎データになります。

以前はFAXで届く紙ベースの依頼書を手作業で保管していたのですが、現在はメールで受け取ったPDFをGoogleドライブに整理して保存しています。作業日・物件名ごとの検索ができるようになり、「書類がどこにあるかわからない」問題が解消されました。

作業日当日に必要となる情報もあるので、出先ですぐ確認できるようになったところも助かったポイントです。

進行中のタスクをリマインドしてもらい、自身のスケジュール管理の補助をしていただいています。また、タスカルさんとのやり取り自体が「社外対応の訓練」にもなっていますね。むしろその意味合いの方が強いと思います。私自身、前職があまり社外の方とのやり取りがない仕事でしたので、前職では経験できなかったビジネスコミュニケーションの練習の場になっています。

当たり前の業務を当たり前に遂行するためには、裏側で支える“基盤”が欠かせないと思います。タスカルさんのおかげで、私たちは安心して現場に出られるようになりました。

導入前から、事務作業をまとめて行う日を週1回は取りたいと考えていましたが、実際には月に1度できるかどうかでした。しかも、事務作業を行うために1日をまるごと空ける必要があり、現場との両立は非常に難しい状況でした。

それが今では、事務作業にかかる時間が短縮されたため「午前中は現場、午後は事務処理」が可能な日も増えました。その分、突発的な依頼への対応力も高まり、「この日なら2人で動けるから追加の現場に入れる」といった柔軟な判断が可能になっています。

はい。時間短縮だけでなく、情報の整備・照合の手間が軽減されたことで、精神的な負担も大きく減りました。

便利屋だからこそ、事務作業の“雑さ”は命取りになります。だからこそ、私たちはタスカルさんと共に“当たり前の整理体制”を作ってきました。今では、人が増えても安心できる仕組みが整い、それが一番の成果だと思っています。

タスカルさんは、「これをやってみたい」と伝えたら、それに応じた体制をきちんと考えて提案してくれます。マニュアル化するのが苦手な方には、タスカルさんが提案して作成してくれるので、他の方との連携に難しさを感じている方にはとても良いサービスだと思います。

「紙での管理に不安がある」「少しでも事務の時間を減らしたい」そんな方にこそ、ぜひ一度相談してみてほしいです。難しく考えず、やりたいこと・困っていることをそのまま投げかけてみる。それで十分だと思います。