展示会代行とは？費用相場や選び方、おすすめ会社3選

展示会は新規顧客との出会いや商談創出に有効な場ですが、少人数体制の企業や一人社長にとっては大きな負担になりがちです。準備から当日の運営、事後フォローまで、限られた人員でこなすには無理があり、せっかくの出展が成果につながらないことも少なくありません。

そこで注目されているのが展示会代行サービスです。本記事では、展示会代行で任せられる業務範囲や費用相場、おすすめの代行会社3社を紹介します。

展示会で経営者が直面しやすい課題と失敗例

展示会は新規顧客の開拓や商談機会の創出に有効な手段ですが、少人数体制の企業にとっては大きな負担になりがちです。準備や当日の運営、事後フォローまで幅広い業務を限られた人員でこなさなければならず、結果として成果につながらないケースも少なくありません。ここでは、中小企業や一人社長が展示会で直面しやすい代表的な課題と失敗例を整理します。

準備からフォローまで人手が足りない

少人数体制の会社では、展示会の申込や書類作成、資料準備からブース設営、さらには事後のフォローまで、これらすべてを限られた人員で対応しなければなりません。そのため、どこかの工程で手が回らなくなり、招待状の送付や当日の説明体制など、重要な部分にしわ寄せがいきます。

社長や営業が兼務し本業に支障が出る

展示会準備は想像以上に時間を取られるため、社長や営業担当者が自ら動かざるを得ない場面が多く見られます。その結果、既存の取引先対応や日常業務が疎かになり、全体の事業運営に影響を及ぼすことがあります。

来場者を集められず成果が限定的になる

展示会の成功は来場者数と質に大きく左右されますが、招待活動が不十分だとブースの来場者が少なくなります。結果として、名刺交換すら思うようにできず、出展費用や労力に見合った成果が得られないこともあります。

ブースや名刺交換に偏り商談化できない

ブース装飾に費用をかけすぎてしまい、肝心の商談準備が不十分になるケースもあります。また、当日多くの名刺を集めても、その後のフォロー体制が整っていなければ商談には発展しません。展示会の目的が「見込み顧客の獲得」から逸れてしまうのが典型的な失敗例です。

展示会代行サービスで任せられる業務範囲

展示会代行サービスとは、出展に関わる一連の業務を外部の専門業者に任せられるサービスのことです。自社で人手やノウハウが不足している部分を代行に依頼することで、準備や当日の対応に追われる負担を軽減し、本来注力すべき商談や顧客対応に集中できるようになります。代行は必要な部分だけを依頼することも、すべてを一括で任せることも可能です。ここでは、代表的な業務範囲を紹介します。

事前準備（招待リスト作成、資料・ノベルティ制作）

展示会の成果を左右するのは、当日よりもむしろ事前準備です。招待リストの作成やターゲットへの案内状送付を代行に任せれば、効率的に来場者を集められます。また、会社案内や製品資料、配布用ノベルティなども、代行業者が制作を支援してくれるため、限られた社内リソースを本業に回すことができます。

当日の運営（受付・声掛け・リード管理）

展示会当日は、受付や来場者への声掛け、資料配布などの細かな業務が想像以上に発生します。代行スタッフを配置することで、来場者対応の抜け漏れを防ぎ、社長や営業担当は商談に集中できます。さらに、名刺やQRコードを使った来場者情報のデータ化など、リード管理も代行業者がサポートしてくれるため、後の営業活動がスムーズになります。

事後フォロー（お礼メール、CRM入力、アポイント設定）

展示会の効果を最大化するためには、事後フォローが欠かせません。代行サービスでは、名刺や来場者リストをもとにしたお礼メールの配信、CRMやMAツールへのデータ入力、さらに興味度の高い見込み客へのアポイント調整まで対応してくれます。これにより、展示会後すぐに営業活動を再開でき、商談化率を高められます。

展示会代行の費用相場

展示会代行の費用は、依頼する範囲によって数十万円から300万円程度まで幅があります。部分的に業務を任せる場合は比較的安価に抑えられますが、ブース装飾から当日の運営、事後フォローまでを一括で依頼する場合は高額になりやすいです。以下では、業務ごとの費用の相場を整理します。

装飾・ブース施工

小規模な装飾であれば数十万円程度ですが、大規模な展示会でデザイン性の高いブースを作る場合は100万円を超えることもあります。施工費用は全体予算の中でも大きな割合を占めやすい部分です。

当日の運営スタッフ派遣

受付や来場者対応を行うスタッフは、1人あたり1日数万円が目安です。必要人数や稼働日数に応じて総額が変わるため、事前に役割を明確化して人員計画を立てておくことが大切です。

事前準備・事後フォロー

招待リスト作成やアポイント獲得支援、展示会後のお礼メールやCRM入力などは、パッケージ化されている場合が多く、数十万円程度から依頼できます。最近はアポイント獲得数など成果に応じて費用が決まる成果連動型の料金プランを用意している代行業者もあります。

展示会代行を選ぶときの4つのポイント

展示会代行を選ぶ際に重視すべきなのは、成果へのこだわり・実績の有無・対応範囲の広さ・費用対効果の4点です。この4つを押さえることで、自社に合った代行業者を効率的に見極められます。以下では、それぞれの観点を具体的に解説します。

（1）成果へのこだわりがあるか

代行サービスを利用する目的は、単に展示会を運営することではなく、商談やリード獲得につなげることです。アポイント保証やリード獲得数の目標設定など、成果指標を明示している業者であれば安心して依頼できます。

（2）実績や専門性があるか

同業界や自社と近い規模の企業をサポートした実績があるかどうかは、業者を選ぶ上で大きな判断材料です。過去の支援事例を確認し、自社の状況に近いケースに対応できるかを見極めましょう。

（3）対応範囲が自社の課題に合っているか

代行業者によって得意とする業務範囲は異なります。事前準備に強い会社もあれば、当日運営や事後フォローまで一括で担える会社もあります。自社が特に弱い部分を補えるかどうかを基準に選定することが重要です。

（4）費用対効果を見極められるか

費用の安さだけで判断すると、期待した成果を得られない場合があります。料金水準とあわせて「どの程度商談やリード獲得に結びつくか」を確認し、投資対効果の高い業者を選ぶことが大切です。

おすすめの展示会代行会社3選

本記事では、特におすすめの展示会代行会社を3社ご紹介します。代行会社ごとに、どのような企業におすすめかを以下に簡潔にまとめました。

1．NEWSBASE

参考：展示会主催者・出展者向けの支援・運営代行ならNEWSBASE｜株式会社ニューズベース

NEWSBASEが提供する「展示会主催者・出展者サポート」サービスは、展示会の企画構成から運営、さらには事後のフォローに至るまで、一気通貫で依頼できる代行サービスです。主催者・出展者のどちら側にも対応可能で、来場者と出展者の「出会いの機会」を最大化することを目的とされています。

現場支援については全国規模の展示会で培った豊富な実績を活かし、コンテンツ設計や運営の品質確保をプロの視点からサポートします。単に人手を補うだけでなく、プロジェクト全体をマネジメントすることで、煩雑になりがちな関係者間の調整や進行管理をスムーズに進められます。

2．TENKAI

参考：展示会・イベント出展支援コンサルティング / TENKAI | 海外進出・販路開拓支援サービス

TENKAIの「展示会・イベント出展支援コンサルティング」は、特に海外での展示会出展や販路開拓を考える企業に向けた、きめ細かなトータルサポートサービスです。出展予定地のイベント選定から始まり、商品の選別や出展書類の整備、会場レイアウト設計、什器や資材の用意に至るまで、必要な工程を一括して支援します。

さらに、展示会後の販路開拓や営業活動に関しても、単なる代行ではなくフォロー営業まで含めた支援体制を整えているので、出展後の見込み客へのアプローチや商談機会の創出も安心して任せることができます。海外のバイヤーと接点を持ちたいと考える企業、あるいは海外展開を本格的に目指す中小企業にとっては、出展の準備から事後フォローまでワンストップで支援を受けられる点が非常に魅力的です。

3．RX Japan

参考：RX Japanの提供サービス｜RX Japan株式会社

RX Japan は、日本最大級の展示会事業者として、展示会の企画立案から主催・共催、そして運営の全面代行まで、非常に幅広い業務領域をカバーしています。展示会を主催したい企業にとっては、準備段階からの包括的なサポートが強みとなりますし、展示会運営を第三者から引き受けてほしい主催者側にとっても、事務局代行という形で柔軟に対応可能です。

さらに RX Japan は、海外出展の支援にも注力しており、22カ国・42業種に及ぶ膨大なネットワークを活かして、国境を超えたビジネスマッチングの機会を創出することができます。

まとめ｜外部サービスを味方につけて、展示会を成長のチャンスに

展示会は新規顧客との出会いを創出できる貴重な機会ですが、準備から当日運営、そして事後フォローまで、膨大な業務が発生します。少人数体制の企業にとっては、こうした作業に人手を割かざるを得ず、日常業務や営業活動に支障が出てしまうことも珍しくありません。

展示会代行サービスを活用すれば、資料準備やブース設営、来場者対応、名刺管理、フォローアップなどを専門スタッフに任せることができます。

また、展示会運営を外部に委託するだけでなく、普段のバックオフィス業務や日常的なタスクを効率化することも成果につながります。オンラインアシスタントサービス「タスカル」は、資料作成やデータ整理、スケジュール調整などをオンラインでサポートしてくれるサービスです。展示会準備と並行して発生する事務作業を任せれば、社長や少人数チームでも本業に専念できる環境を整えやすくなります。