機密性の高い業務も、法人だから安心して外注｜株式会社M＆Aデザイン

株式会社M&Aデザインという社名ですが、実態としましては2名の代表がおり、事業の柱を2つ展開しております。具体的には、一人はM&Aを中心とした事業を統括し、私（岡田）が、Web制作、プロジェクト支援、業務支援といった事業領域を担当しております。

主にプロジェクト支援、業務支援の事業でお願いしています。お客様のデジタルマーケティング活動の一環として、メール配信を代行しており、その配信リストを作成する業務をタスカルさんにお任せしています。

代表2名、社員2名の計4名です。ご依頼させていただいた事業では3名体制ですね。

私たちは元々、業務委託で外部の方と連携するスタイルを取っています。自分たちが本当にやるべきコア業務と、外部の力を借りる業務を明確に分けているんです。

社内で行っていました。まずは作業を把握するために自分たちで一連の作業を試してみたのですが、複数のシステムからデータを取得する必要があり、非常に手間と時間がかかることが分かりました。さらに、毎日やらなければならないルーティン作業でもありました。

その通りです。社員は2名なので、単純作業はできれば確認作業だけにしたかった。これが、外注先を探し始めた一番の動機ですね。自分たちの時間を確保し、より生産性の高い仕事に集中したかったのです。

私たちは、ツールやシステムを操作する際は、必ずマニュアルを作成するように徹底しています。それぞれ得意な領域が違うので、誰かが休んだ時に仕事が止まってしまわないよう、マニュアルさえ見れば誰でも作業を遂行できる状態にしています。

はい。その体制があったからこそ、依頼先を社内だけでなく外部にもスムーズに広げることができました。まず自分たちで業務を回して不明点や例外をすべて潰し、手順書を完成させます。その手順書通りに作業して問題がなければ、「では、これを外部の方にお願いしよう」という流れになります。

はい。今お願いしている業務は、営業情報に関わる重要なデータを扱うため、決められた手順に沿って、正確かつ安全に進めることが大切です。
そのため、個人の方への直接依頼ではなく、法人として管理体制の整ったサービスを選んでおきたかったというセキュリティ面の理由が大きいですね。

そうなんです。法人に依頼することで、その組織に所属している方々は当然、一定のチェックや審査を受けているだろうという信頼があります。言わば、その安心感を買っている、という感覚に近いかもしれません。

一番の決め手は「時間チャージ制」です。他のオンラインアシスタントサービスの多くは、月額最低料金が決まっていますよね。単純作業は慣れればスピードが上がっていきます。最初は月20時間かかっていた作業が、いずれ18時間、15時間と短縮されていくかもしれません。そうなった時、月額固定制だと時間が余ってしまい、もったいないと感じたのです。

はい。特に今回の業務は、日によって作業量が大きく変動します。お客様のシステムからデータを抽出した結果、その日の対象データが0件という日もある。そうなると、作業は数分で終わってしまいます。

そういった状況を考えると、作業量に応じて時間を追加したり、使わなかった分を翌月に繰り越せたりする料金体系は、私たちにとって非常に魅力的でした。無駄なく、柔軟にサービスを利用できる。これがタスカルさんを選んだ最大の理由です。

はい、主に2社のお客様に関する業務をお願いしています。1つは「クライアントA社」の顧客データ管理とメール送信アプリへの設定。もう1つは「クライアントB社」の顧客データ管理とレポート作成です。

「クライアントA社」の業務は、平日毎日対応いただいています。まずVPNと認証アプリでセキュリティを確保した上で、お客様のシステムから顧客データをダウンロードします。それをkintoneにアップロードし、今度はkintoneからメール配信用データをダウンロードして、メール配信システムに登録するという流れです。

はい。配信設定時間が午前11時のため、それまでに作業を完了していただく必要があります。kintoneのデータ処理に時間がかかることもあり、作業時間は30分から2時間ほどと日によって変動しますね。エラーが出た際は、都度報告をいただいています。

こちらは週に1回、毎週月曜日に対応をお願いしています。メール配信システム（A社とは異なるシステム）にログインし、弊社から共有する2種類の顧客データをもとにメンテナンスしてもらうのが主です。あわせて、月1回のレポート作成もお願いしています。

そうですね。1つは弊社提供のマクロを使って加工してからCSVで一括アップロードし、もう1つはリストの更新対象箇所を手作業で1件ずつ入力してもらう、といった内容です。VBAを実行するため、Windows環境でExcelが使える方という条件でお願いしています。

その通りです。クライアントA社のメール配信代行を始めるにあたり、毎日のリスト更新作業を外注しようと考えたのがきっかけでした。その後、同じような作業フローで対応できるクライアントB社の業務も追加でお願いした形です。

はい。こちらは一時的に大量の削除作業が発生したため、相談させていただきました。普段から同じシステムにアクセスしてもらっているので、スムーズに対応していただけると判断しました。月1回の定例ミーティングで「こういった業務もお願いできますか？」と相談できるのも助かっています。

もちろんです。VPNでセキュリティを確保したネットワークに接続する必要がありますし、いくら社員であっても、内容を理解していないとできない作業です。だからこそ、誰が見ても分かるように、すべての手順をスクリーンショット付きで詳細にマニュアル化しました。

そう思います。ただ、最初は私たち目線でマニュアルを作っていたため、実際にタスカルさんに作業してもらう中で、社外の視点だからこそ分かる「つまずきやすいポイント」に気づかされることもありました。そのおかげで、より分かりやすいマニュアルに改善していくことができました。第三者の視点は非常に重要ですね。

連絡ツールにはLINE WORKSを使用しています。データ等のやり取りは、当社指定のDropboxに必要なデータやマニュアルを格納しています。クライアントA社の業務では、生成されたリストを格納するフォルダをDropbox内に用意し、クライアントB社の業務では、元となるデータを格納して、それを使って作業していただいています。

売上に直結する業務ではないので数値的な変化を示すのは難しいですが、最も大きな変化は「時間の創出」です。毎朝行っていたルーティン作業がなくなったことで、私たち自身の動ける時間が増えました。まさに「時間をお金で買った」という感覚です。

社員は、メール配信の原稿作成やWebページの更新、コーディングといった、本来やるべきクリエイティブな業務に集中できるようになりました。以前は、これらのコア業務に加えてルーティン作業もこなさなければならず、正直なところ大きな負担になっていたんです。

はい。「朝、あれをやらなければ」というプレッシャーから解放されただけでも、随分と気が楽になりました。これは非常に大きな効果だと感じています。

業務の進行に関して困ったことは、基本的にはありません。むしろ、複数のシステムを行き来するような、人によっては敬遠されがちな複雑な作業を、日々粛々と対応していただいており、本当にすごいなと感心しています。

チームを組んで対応していただけるのは、発注側として非常に安心感があります。個人の方にお願いしていると、急な体調不良などで業務が止まってしまうリスクがありますが、タスカルさんなら誰かがフォローしてくれる。このリスクヘッジは、法人にお願いする大きなメリットですね。

一番大事なのは「作業を属人化させないこと」だと思います。誰かに業務をお願いしたいのであれば、まずは自分たちでやってみて、誰でも作業ができるように手順書を残す。そういった準備ができてから外注するというステップを踏むのが良いでしょう。

はい。タスカルさんではマニュアル作成から丸ごとお願いすることも可能だと思いますが、それでは工数もかさんで非効率になりがちなので、あまりおすすめはしません。やはり、自分たちで業務の流れを確立し、「手順書ができたので、この作業をお願いします」という形で依頼するのが、ポイントだと思います。

現在の業務は継続してお願いしつつ、今後はSNSの運用など、少しクリエイティブな要素を含む業務もお願いできるか試してみたいと考えています。また、スポットで人手が必要になった際には、今回のように「助けてください」とお願いできると思っているので、時間チャージ制をうまく活用しながら、今後も良いお付き合いをさせていただきたいです。