膨大なデータ加工を任せ、年250時間を削減｜FRAIM株式会社様

弊社は「文章作成を再発明する。」をミッションに掲げ、AIを活用したITサービスを展開している会社です。主に契約書や規程などの重要文書の作成・管理を効率化する「LAWGUE」という法務向けクラウドツールを提供しています。

また、Microsoft Wordのアドインとして使える基本機能無料の「スグラク」も2026年4月にリリースしました。文章の訂正や体裁を整える作業を簡単かつスピーディに行えるため、日常業務を楽にするツールとして活用いただいています。

従業員数は50〜60名ほどで、エンジニアと営業がほぼ半々、残りのメンバーがバックオフィスを担っています。

弊社はAIを扱う会社ですので、社内でも積極的にAIを活用していく意識があります。日常業務の中でもさまざまなAIツールを導入し、効率化を図っています。

ただ、AIが進化しても、すべての業務を完全に任せられるわけではありません。最終的な確認や整合性のチェックは欠かせませんし、システム同士の連携が十分でない部分や、移行途中の業務では人の手作業が発生します。仕事の方向性を決めるのも、人間の役割だと思います。

弊社のバックオフィスは少数精鋭で、「営業事務」に特化した固定ポジションもありません。

私自身はマーケティング部に所属していますが、各施策や広報PRに関連する業務が無数に存在します。

それらの業務には自分で対応する必要はないものの、誰かが手を動かさなければ進まないものが多数ありました。そうした業務を気軽に頼めるリソースが社内になく、外部サポートの必要性を感じていました。

そこで弊社では2023年12月頃にタスカルさんを導入し、私自身は2024年3月頃から担当窓口として参加しています。

マーケティング部や広報領域を中心に、その時々の施策に合わせて幅広く依頼しています。代表的な業務は、主力製品「LAWGUE」のLPに掲載するライブデモページのデモデータ構築、LP内の記事・プレスリリース入稿、広告に関する競合調査、マーケティング基礎リサーチなどです。

定期的に配信するメルマガの文面作成もお願いしています。また、マーケティング施策に伴って発生する各種データの整理サポートもお願いしています。たとえば、イベントやセミナー後に発生する定型業務のサポートなどをお願いしており、自社のルールなどを踏まえて対応いただいています。

さらに、営業企画部が管理するPowerPoint資料をGoogleスライドへ移行し、デザインを調整する作業もお願いしています。

マーケティングは、施策の移り変わりや進捗のスピードが速いのが特徴です。今月はこの施策を集中的に行い、来月からは別の施策に切り替える、といったことが頻繁に起こります。

メルマガも、予定テーマの配信が終わればいったんクローズになり、イベントやセミナーの実施月は関連する定型業務も増えます。

タスカルさんは施策が変わるたびに、必要な作業を柔軟にキャッチアップしてくれます。  

イベントが少ない月は5時間程度に収まる一方、展示会のある月は30時間近くまで増えることもあります。月間の最低チャージ時間が10時間からなので、業務量に波がある私たちにも合っていると感じています。

最初は活用方法が分からない状態でした。当初は「外部に依頼するなら、要件定義を完全に固め、マニュアルを作ってからでなければいけない」と思い込んでいたため、依頼のハードルを自分で上げてしまっていたんです。 

文字起こしからWeb掲載用の記事作成までをお任せする流れに変えたことで、稼働が一気に本格化しました。 

最も負荷が大きく、助けられているのは、イベントやセミナー後に発生する定型業務のサポートです。細かな作業が必要になる分、とても労力がかかっていました。

これを自分で対応すると、それだけで2、３時間も取られてしまいます。

イベント後はフォロー施策の設計や営業連携など、優先して考えるべきことが多いため、サポートいただけるのは非常にありがたいです。

判断基準はとてもシンプルで、「自分たちで対応すると手間がかかる業務かどうか」です。もちろん、一般的なリサーチや入稿作業であれば、今はかなりフランクに相談しています。自分で対応した方が早い突発的な作業は自分で対応します。 

「これは時間が取られそうだな」「AIに任せようとしても、プロンプトの調整や手直しにかえって時間がかかりそうだな」と感じるものは、タスカルさんにお願いする候補になります。

活用する中で、タスカルさんは日常の細かな困りごとを柔軟に支えてくれる実務のパートナーなのだと分かりました。そこからは「こんな作業があるのですが、できますか？」と、いったん相談するスタンスに変わりましたね。 

一番大きいのは、実務の受け皿が常にあるという安心感です。私はマーケティングだけでなく広報も兼任しているため、常に人手が足りない、手が回らないというプレッシャーがあります。

その中で、方針だけ決めて実作業はタスカルさんに振れると思えることは、精神的にも大きな支えです。 

直近の年間契約のデータでは、1年間で約250時間分の業務をタスカルさんに依頼していました。ノンコア業務を外部に切り出せたことで、社員はよりクリエイティブな企画や施策の検証、事業をスケールさせるためのコア業務に集中できています。 

私たちは今後も、AIを活用して社内業務を効率化し、新しいプロダクトやサービスを市場に届けていく予定です。

一方で、事業が成長すれば、AIではカバーしきれない隙間の実務や人間の手で確認すべき業務も増えていきます。そうした業務を社内メンバーが抱え込むのではなく、タスカルさんのような外部パートナーに切り出す仕組みを、さらに強くしていきたいです。 

メルマガのライティングでも大まかな方向性やプロットはAIで出せますが、読者に届く言葉選びや人間味のある表現は、経験のあるライターさんの力が必要です。AIと人間の得意分野をうまく住み分けることで、事業成長を加速させていきたいと考えています。

社内でのタスカルさんの認知度も高まっています。営業サイドで活用するケーススタディを作成した際にも、「タスカルさんに実務を回してもらって作ったものです」と共有しました。

現在は営業企画部でも、営業資料の管理やブラッシュアップに加えて、別業務も切り出したいという話が出ています。今後も社内のさまざまな部署で力を借りながら組織全体の生産性を高めていきたいです。