NPO事務局の代行サービスおすすめ7選！業務効率化のコツと選び方を解説

NPO法人では、会員・寄付者への対応や記帳などの事務作業が一部の理事や職員に集中し、本来の活動に十分な時間を割けないことがあります。このような場合は、業務内容に応じて事務局代行サービスを活用するのも一つの方法です。

本記事では、NPO法人におすすめの事務局代行サービス7選を紹介します。士業と代行サービスの業務の切り分け方や、外注先を選ぶ際のポイントも解説するため、事務局の負担を軽減したい方は参考にしてください。

NPO法人におすすめの事務局代行サービス7選

NPO法人が抱える課題や組織の規模、依頼したい業務によって、適した代行サービスは異なります。

ここでは、NPO法人の委託先として検討しやすい代表的な代行サービスを、タイプ別に紹介します。自団体の予算や依頼したい業務、解決したい課題と照らし合わせながら比較してみてください。

NPO・非営利団体に特化した事務代行サービス

非営利組織の運営や実務に関する知見を持ち、寄付者・会員の管理、問い合わせ対応、会計、発送作業などのバックオフィス業務を支援するサービスです。

B-SAPO｜非営利組織に特化したバックオフィス支援

出典：B-SAPO

B-SAPOは、NPOサポートセンターが提供する、非営利組織向けのバックオフィス支援サービスです。会計や支援者・会員情報の管理といった日常業務の代行に加え、業務改善やITツールの導入、バーチャルオフィスの提供にも対応しています。

非営利組織の運営に関する専門知識や実務経験を持つスタッフが支援するため、バックオフィス体制を整えたい団体や、既存業務の見直し・効率化を進めたい団体に向いています。

株式会社ソノリテ｜寄付者対応や繁忙期の業務を支援

出典：株式会社ソノリテ

株式会社ソノリテは、非営利組織での実務経験が豊富なスタッフによる事務代行サービスを提供しています。寄付者や支援者からの問い合わせ対応をはじめ、会計・寄付者情報の入力、領収書やニュースレターの発送などを依頼できます。

日常的な事務作業だけでなく、年1回の領収書の大量発送や機関紙の発送など、繁忙期に発生する業務にも対応しています。寄付者とのコミュニケーションを大切にしながら、バックオフィス業務を外注したい団体に向いています。

団体運営全般に対応する事務局代行サービス

NPO法人や協会、組合などの団体運営に必要な、会員管理や窓口対応、会計、Webサイト管理、イベント運営などを包括的に依頼できるサービスです。

manmaruデータサービス｜窓口対応から会計まで団体運営を幅広く支援

出典：manmaruデータサービス

manmaruデータサービスは、NPOや協会、組合、委員会、プロジェクトなど、さまざまな団体の運営を支援する事務局代行サービスです。

電話・メールによる窓口対応をはじめ、Webサイトやメーリングリストの管理、議事録作成、会計・決算などの事務処理を依頼できます。

事務局業務を継続的に担い、役員や理事が交代する際の引き継ぎにも対応しているため、団体運営に関わる複数の業務をまとめて任せたい場合に適しています。

株式会社オールウェイズ・ジャパン｜会員管理からWebサイト管理まで一括対応

出典：株式会社オールウェイズ・ジャパン

株式会社オールウェイズ・ジャパンは、NPO法人や業界団体などの事務局運営に対応する代行サービスです。

会員管理や会費の決済代行をはじめ、問い合わせ対応、案内発送、Webサイトの管理など、事務局運営に必要な幅広い業務を依頼できます。

複数の事務局業務を一つの外注先へまとめて依頼し、団体内部の負担を軽減したい場合に適しています。

KRG inc.｜会員管理から会計まで協会運営を効率化

出典：KRG inc.

KRG inc.は、会員データベースの管理や入退会処理、問い合わせ対応、会費徴収、会計処理など、協会や団体の運営に必要な業務を幅広く代行するサービスです。

WebサイトやSNSの更新、会議資料・議事録の作成、イベント運営などにも対応しています。既存の事務局から移行する際は、現在の業務状況をヒアリングしたうえで移行計画を作成し、段階的に業務を引き継ぎます。

事務局業務をまとめて委託したい団体や、ITシステムを活用して運営を効率化したい団体に適しています。

大量の受付・問い合わせ・発送業務に対応するBPOサービス

大規模なイベントやキャンペーンなど、短期間に多くの申込受付や問い合わせ、データ処理が発生する場合に活用しやすいサービスです。

シティコンピュータ株式会社｜大規模なデータ処理や問い合わせ対応に強い

出典：シティコンピュータ株式会社

シティコンピュータ株式会社は、データ入力やコールセンター運営などを幅広く手がけるBPOサービスです。

イベント・キャンペーン事務局の運営にも対応しており、申込受付や問い合わせ対応、データ入力・集計、メール・DMの発送などを依頼できます。企画段階から運営後のレポート作成まで一括で任せられるほか、受付やデータ入力など、一部の業務のみを切り出すことも可能です。

NPO法人が大規模なイベントやキャンペーンを実施する際など、短期間に大量の事務処理や問い合わせ対応が発生する場合に適しています。

日常的な事務作業を依頼できるオンラインアシスタント

経理補助やメール対応、データ入力、Webサイトの更新など、毎月発生する事務作業を少量から継続的に依頼したい場合に適したサービスです。

タスカル｜月10時間から幅広い業務を依頼できるオンラインアシスタント

出典：タスカル

タスカルは、月10時間から秘書・経理・人事・Web関連など、幅広いバックオフィス業務を依頼できるオンラインアシスタントサービスです。

依頼内容に応じたスタッフがチームで業務を担当するため、特定の担当者だけに作業が集中する状態を防ぎ、継続的に業務を進めやすい体制を整えられます。

経理補助やメール対応、データ入力、Webサイト更新など、日常的に発生する複数の業務をまとめて依頼したいNPO法人におすすめです。月内に使い切れなかった時間は契約期間中であれば翌月以降へ繰り越せるため、業務量に変動がある場合にも活用しやすいでしょう。

事務局・オンラインサロン向け活用事例資料

資料内容事務局・オンラインサロン向け活用事例資料「問い合わせがきても、すぐに対応できない」「会員管理に手が回らない」「資料作りに時間がかかる」…オンラインサロンや事務局の運営は、細かくて時間がかかる業務がたくさんありますよね。そんな煩わしい...

taskar.online

2024.09.26

士業・専門家と事務代行サービスの業務の切り分け方

NPO法人の事務局業務を外注する際、すべての業務を専門家に依頼すると、費用が大きくなる可能性があります。

外注費を抑えながら効率的な運営体制を整えるには、専門的な判断や資格が必要な業務と、手順に沿って進められる事務作業を切り分け、それぞれに適した依頼先を選ぶことが重要です。

士業・専門家への依頼が必要な業務

法令上、資格者による対応が求められる業務や、専門的な判断を伴う業務は、税理士や司法書士、行政書士などの専門家へ相談しましょう。

たとえば、法人税などの税務申告書の作成や税務代理は税理士、役員変更や事務所移転などに伴う法人登記の申請代理は司法書士の専門領域です。また、所轄庁へ提出する書類の作成・提出についても、内容によっては行政書士などへの相談が必要になります。

助成金・補助金の申請についても、制度の要件が複雑な場合や、専門的な事業計画の作成が必要な場合は、対応実績のある専門家へ相談するとよいでしょう。

事務代行サービスで対応できるNPO事務局の業務

専門資格を必要とせず、手順や判断基準を共有できる業務は、オンラインアシスタントなどの事務代行サービスへ依頼できます。

たとえば、会計ソフトへのデータ入力、支援者からの問い合わせメールの一次対応、イベント参加者のリスト作成、会員情報の更新などが挙げられます。

このほか、寄付金や会費の入金確認、領収書・受領証明書の発行に必要なデータ整理、所轄庁へ提出する事業報告書の作成に必要な情報収集や入力作業なども、手順を整備すれば切り出しやすい業務です。

専門家が最終的な確認や申請を行い、事務代行サービスがその前段階のデータ整理や書類作成を補助するなど、複数の外注先を使い分けることで、費用と業務品質のバランスを取りやすくなります。

NPO事務局向け代行サービスの選び方

NPO法人が事務代行サービスを選ぶ際は、料金だけでなく、依頼したい業務への対応範囲やサポート体制も確認することが大切です。

特に、業務内容が整理されていない、特定のスタッフに作業が集中しているといった課題を抱えている場合は、業務を引き継ぐだけでなく、運用体制の整備まで支援してくれるサービスが適しています。

ここでは、NPO事務局向けの代行サービスを選ぶ際に確認したい3つのポイントを解説します。

依頼したい業務に対応しているか

事務代行サービスによって、対応できる業務は異なります。まずは、現在抱えている業務を洗い出し、どこまで依頼したいのかを明確にしましょう。

たとえば、会員・寄付者の管理や問い合わせ対応、会計入力、Webサイト更新などの日常業務を依頼したい場合は、幅広いバックオフィス業務に対応するサービスが適しています。

一方、総会や大規模イベントの運営、専門的な会計処理などを依頼したい場合は、NPOや団体運営の支援実績があるサービスや、該当業務を専門とする事業者を選ぶ必要があります。

公式サイトの対応業務だけで判断せず、自団体と近い規模・業種の支援実績があるかも確認しましょう。

業務の棚卸しから伴走してくれるか

NPO法人のなかには、「業務が整理されていない」「マニュアルがないため外注できない」と悩んでいる団体もあるでしょう。

このような場合は、現状の業務フローをヒアリングし、外注する業務の選定や引き継ぎ方法の整理から支援してくれるサービスが適しています。

業務を引き継ぎながら、マニュアルの作成や既存手順の見直しまで対応してもらえれば、導入前の準備負担を抑えられます。担当者の変更後も同じ手順で業務を進めやすくなり、団体内の業務整理にもつながります。

属人化を防ぎやすい運営体制があるか

特定の理事や職員、ボランティアに業務が集中している場合は、外注先の運営体制も確認しましょう。

一人の担当者だけが業務を把握する体制では、その担当者が対応できなくなった際に、業務の継続が難しくなる可能性があります。

専任のディレクターが窓口となり、複数のスタッフで業務を共有するサービスであれば、担当者の不在や交代があっても対応を継続しやすくなります。

担当者間で業務手順や進捗を共有する仕組み、引き継ぎ方法、緊急時のバックアップ体制などを、契約前に確認しておきましょう。

まとめ｜NPO事務局の業務効率化にはタスカル

NPO法人が限られた人員で本来の活動に注力するには、会員管理やメール対応、データ入力などの事務作業を外部へ切り出すことも有効です。専門的な判断が必要な業務は士業へ、日常的な定型業務は事務代行サービスへ依頼するなど、業務内容に応じて外注先を使い分けましょう。

タスカルは、月10時間から利用できるオンラインアシスタントです。専任ディレクターが業務の整理や引き継ぎを支援し、複数のスタッフがチームで対応するため、マニュアルが十分に整っていない場合や、業務の属人化に悩んでいるNPO法人にも適しています。

事務局の負担を軽減し、団体本来の活動に取り組める体制を整えたい方は、タスカルの利用をご検討ください。