ビジネスメールの作成、発信、受信に1日どのくらいの時間がかかっていますか？
日々、時間がかかりがちなメール業務は代行サービスを使って外注化が可能です。どのようなメール業務を代行で依頼できるのか、依頼するメリット・デメリット、料金相場やおすすめのメール代行サービスを紹介します。
メール業務を外部に委託することを考えているご担当者様はぜひご覧ください。
日々のメール、チャット対応はとても面倒
毎日、何百通のメールと何百件のチャットを通知している経営者。その対応は非常に煩雑で、ひとりで捌ける寮ではありません。
しかし、社外とのメール・チャットで見落としや返信漏れがあると、売上機会の損失や顧客からの信頼低下につながるリスクは高いです。
現在、多くの企業がメールやチャット業務の一部をアウトソーシングしはじめています。どのようなメリットや効果があったかは、依頼している企業の実例を見るのが一番早いものです。
こちらのインタビューをぜひ参考にしてみてください。
メール代行で依頼できる5つのこと
メール、チャット代行で依頼できる業務内容は以下の5つが挙げれます。
- 受信確認・返信
- ライティング
- アカウント設定
- メルマガのHTMLデザイン、文面作成
- 業務対応フローの改善
それぞれ詳しくご紹介します。
メッセージ受信・返信
ほかの業務が忙しかったり、外出が続いたりしてメールの確認や返信が後回しになったことはありませんか？対応が遅れれば、クレームに繋がったり、新規顧客獲得の機会を失う可能性も考えられます。
「メールの受信・返信」は、お客様からの商品の注文や各種サービスの申し込み受付、問い合わせやクレームメールなどを受信して内容をチェックする業務です。Webサイトの問い合わせフォーム経由での問い合わせやオンライン注文も代行で受信、内容を確認してくれます。
メール確認後は内容・対応ごとにメールを振り分けし、営業メールに紛れることなく見分けることも容易になります。
メール受信後には、素早い返信と回答が求められます。すぐに返信や回答をしないと次々に溜まってしまうメールに対し、返信用フォーマットや業務マニュアルに従って、素早く返信を代行してくれます。内容に合わせて柔軟に編集・更新を対応してくれるのも魅力です。
ライティング
メールの返信文面を考えることは、意外に時間がかかりませんか？テンプレートがあれば楽なのですが、全てのお客様に対して同じ文面で通用できるものでもありません。問合せメールの場合は、出来るだけ一度で問合せ内容を正確に理解して分かりやすく伝える文章能力も必要になります。
メール代行では、返信用フォーマットや業務マニュアルに沿った返信内容の作成はもちろん、文章を書くのが苦手、顧客の心に刺さる文章が書けないといったライティングに関する悩みも代行で解決できます。開封率やクリック率の改善を狙ったライティングの依頼もできます。文章を改善したいけれど、どうすればいいか分からない方に最適です。
G Suite,、Office365、Slackなどのアカウント設定
新入社員の方が入ってくるとG Suiteや Office365アカウントの設定が必要になりますよね？設定作業が遅れるとメールの確認ができなくなったりするので業務に支障をもたらします。
メール代行では、GmailやOutlookを利用している企業では、メールアドレスの発行やアカウント管理を代行してくれます。数分で終わる業務ですが、件数が増えるとそれなりの手間がかかります。G Suiteのメールフィルタリング設定や、Outlookのメールとカレンダー、タスクの管理設定を代行してもらえるのは、経営者や現場にとっては有り難いですね。
メルマガの作成と配信
メルマガや営業メールの配信には、配信リストの作成と管理、読者の興味を惹くことのできる文章やタイトルの作成などいくつかの準備が必要です。他の業務と並行しながらの準備は負担ですよね？
自社のサービスや商品を興味を持ってもらえそうな見込みのある企業に対する営業メールやメールマガジンの配信も代行できます。最近では、お問い合わせフォームに対して営業文面を送るアプローチ手法も主流になっているので、お問い合わせフォームを使った営業も代行に依頼が可能です。
また、メール代行サービスでは、リストの作成から配信業務までを行ってくれるところもあり、配信を代行サービスに任せれば、担当者の負担が減り、より効果的なメール配信につながります。
遠隔での営業にメールを検討している方には「電話代行」もおすすめです。
電話代行では新規顧客を獲得するためのテレアポや既存顧客へのフォロー電話、インサイドセールスの代行などを依頼することができます。
電話代行サービスで依頼できる業務内容や導入するメリットや注意点など詳細に関しては、別記事「電話代行サービス｜特徴と料金相場、中小企業におすすめの会社を紹介」をご覧ください。
業務対応フローの改善
メールは、送信すれば終わりではありません。メール送信後には、改善すべき点を見出す必要がありますが、この作業も意外に手間がかかり的確な分析ができないと思ったことはありませんか？
メール代行では、メール送信後の効果測定から、改善すべき点をアドバイスしてくれるコンサルティング業務もあります。
対応フローやメールの内容などに改善すべき点があれば、アドバイスをしてくれすサービスもあります。メール代行は、適切なコンサルティングをして効果のある改善点を示してくれるので、メールの開封率アップを促してくれます。
経営者によくあるメール・チャットの課題
社員が少人数の中小企業にとって他の業務と兼任しながら業務の合間にメールの内容確認から返信までを対応するメール業務は負担になりがちです。実際どのようなことが課題として挙げられるのか、中小企業におけるメール業務の課題を見ていきましょう。
メールボックスのフィルタリング設定ができていない
メールの整理にはフォルダ分けや振り分けなどのフィルタリング設定が有効ですが、自分に必要なメールだけを適切に仕分けるのは難しいです
メール、チャット全てに目が通せない
毎日届くメール全てに目を通す時間が無く、膨大なメールの全てをチェックする時間を設けることも難しく、そのままにしてしまえばメールは溜まるばかりです。
商談や外出が続いてしまうと、返信が遅れてしまう
外出や商談など他の業務に追われて、メールへの返信が後回しになりがちです。
メールチャット代行の費用相場
メール代行を利用したいと思っても料金が見合わなければ利用は難しいでしょう。続いては一番気になるメール配信代行業者の費用相場についてご紹介します。
現在ではオンラインアシスタントやカスタマーサポート代行の会社が増え、メール・チャット・電話などコミュニケーション一式を稼働時給で請求するケースが多くなってきています。
メール代行専門サービスの料金は月額基本料金と送受信費用料金などの合計になり、以下4つの費目で構成されます。
メール代行会社の多くが、月額基本料＋従量課金という料金体制をとってます。費目ごとの相場をみていきましょう。
月額基本料は月額5,000円～1万5,000円が相場
メール受信料は1通につき200円～400円が相場（月額基本料に組み込まれている場合も）
メール送信料は1通につき200円～400円が相場（2回目以降の返信も1通としてカウントされることが多い）
たとえば、1ヶ月に100通受信、100通送信した場合の料金をみていきましょう。料金の相場は、月額4万円～8万円前後です。
内訳は、
月額基本料：1万円～1万5,000円
メール受信料：0円～300円×100件
メール送信料：300円前後×100件となります。
これに加えて、担当者へのエスカレーションを依頼する場合、オプション料：5,000円前後が加算されます。
その他、オプション料、マニュアル・メールフォーマットの作成費用などが発生するので注意が必要です。料金は、ほとんどの場合、月額基本料＋送受信の数に応じた従量課金制となるため、メールの数が少なければコストも抑えられます。
一人社長におすすめのメール・チャット代行サービス
たくさんのメール配代行サービスの中から、コストも限られている中小企業の特徴に見合ったおすすめのサービスを7つご紹介します。利用料金やサービスの特徴についてそれぞれ簡単にまとめているので参考にしてみてください。
タスカル
【特徴】
タスカルはメール代行サービス専門ではありませんが、複数の業務をまとめて依頼することが可能です。専属ディレクターが付き、アシスタントチームを構築して業務をサポートします。月に10時間の事務代行から対応してくれるので、「メール代行を依頼したいけど量がそこまで多くない」という一人社長、小規模会社におすすめです。
| 料金 | 契約期間 | 最低稼働時間 | 対応時間帯 | 備考 |
| 月額2.5万円（税抜）〜 | 3ヶ月〜 | 10時間/月 | 9:00-18:00 | メール代行以外の業務も依頼が可能 |
タスカルは1時間あたり税込2,750円〜というリーズナブルな価格帯で、一人社長や中小企業向けにサービスを展開しています。事務作業だけでなくWeb制作やSNS運用業務も得意としています。月内で使いきらなかった稼働時間を繰越できるのが、他社との大きな違いになります。
テルシンク２４
【特徴】
業界随一の返信速度を誇るテルシンク24。主に電話代行をしているサービスですが、FAX代行やメール代行も対応しています。メール代行単体の場合は月額基本料金1万円。そこにメール単価がプラスされます。基本的にメールを受信してから10分以内の返信を24時間365日いつでも対応できるという特徴を持っています。
料金
月額基本料金 1万円
メール受信料金 0円
メール送信料金 100~300円/１通（要見積もり）
対応時間帯
24時間365日対応可能
備考
メール受信から10分以内に返信
メールの見張り番
【特徴】
通販受注受付、お問い合わせ窓口など、お客様やお取引先様からのメールを管理し、受信・返信をサポートしてくれるメール代行専門会社。月額基本料金が5,000円と他社より安い代わりに、365日24時間対応ができない、メール対応単価が高いなどがあります。
料金
月額基本料金 5,000円
メール受信料金 300円
メール送信料金 300円/１通（要見積もり）
対応可能時間
月～金10:00～17：30（祝日を除く）
受信は常時可能ですが、送信（お客様への解答、及びご担当者様へのエスカレーション）は、上記時間内の対応。
備考
エスカレーションにも300円の手数料がかかる
HELP YOU
【特徴】
株式会社ニットが提供するオンラインアシスタントサービスです。専属ディレクターが付き、採用率１％の狭き門をくぐった精鋭アシスタントが、チーム単位でサポートします。経理・人事をはじめECサイト／メディア運営など幅広いサポートをしています。何を依頼してよいかわからないという企業におすすめです。
料金
※月額制 月額10万円〜
契約期間
6ヶ月〜
最低稼働時間
30時間／月
対応時間帯
9:00-18:00
備考
メール代行以外の業務も依頼が可能
CasterBIz
【特徴】
著名な大企業も多数利用経歴があり、定評のあるオンライン秘書サービス。優秀なアシスタントが日常業務から、オフライン業務まで幅広く対応してくれます。アシスタントは全て自社採用した1％の採用率を突破した女性社員で基本的にはチームで対応。対応業務の範囲が幅広いのでメール対応以外にも本来の業務に集中できていないとお悩みの企業におすすめです。
料金
※月額制 月額9万3千円〜
契約期間
6ヶ月〜
最低稼働時間
30時間／月
対応時間帯
9:00-18:00
備考
メール代行以外の業務も依頼が可能。オフライン業務も可能
Call Center電話代行システム24
【特徴】
主に電話代行をしているサービスなので電話代行サービスとの併用が可能。メールのやり取りやマニュアル更新情報などもWeb管理システムで共有が可能。メールの雛形・返信マニュアルについてお客様からのお問合せに合わせた返信内容で対応してくれます。
料金
月額基本料金 1万円
メール受信料金 0円
メール送信料金 要見積もり
対応時間帯
24時間365日対応可能
備考
初月無料
まとめ定型化されたメール業務はアウトソーシングを検討してみよう
メール代行サービスでは、送受信業務をはじめ、自社で行うには大変なリスト作成や効果の高いコンサルティング業務などあらゆる業務を代行してくれると分かりましたね。メールは地味に大変ですが重要な業務です。
自社でなくても対応できる業務は、代行サービスやオンラインアシスタントへ依頼しましょう。
オンラインアシスタントについて良く知らないという方もいらっしゃるかと思います。
オンラインアシスタントに依頼できる業務の詳細や導入するメリット・デメリット、導入するのにかかる料金や事例など徹底解説した内容を別記事「オンラインアシスタント｜選び方、料金、注意点、おすすめ会社紹介」で紹介しています。ぜひご覧ください。
