時間管理ツールを活用して1日を24時間以上に増やす方法

業務を効率的に進めるのに欠かせないのが「時間管理」です。

とはいえ、いざタイムマネジメントを行おうと思っても「どうすれば時間管理ができるようになるのかわからない」と困っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。昨今ではテレワークや在宅勤務が普及したことで、いつもと異なるタスク管理が求められている方もいらっしゃることでしょう。

そこで今回は、時間管理をサポートしてくれる時間管理ツール（タイムトラッキングツール）についてご紹介します。1日の作業記録を見返すことで、無駄な時間を削減できるようになるかもしれません。

時間管理ツール（タイムトラッキングツール）とは？

時間管理ツールとは、作業時間を記録してグラフ化することで、1日の時間の使い方を視覚化できるツールのことです。タイムトラッキングツールとも呼ばれます。

企業や組織として時間管理ツールを使う場合は、メンバーのタスクや時間管理を共有できます。個人としても利用する場合は、業務効率を図れます。

時間管理ができないのはなぜ？

時間管理を行おうと思っても、うまくできないケースもあります。いきなりツールを導入する前に、時間管理ができない要因をしっかり把握することが重要です。

考えられる要因の代表例は、以下のとおりです。

それぞれの要因について詳しく見ていきましょう。

タスクを細分化できていない

1つ目は、タスク（作業）を細分化できていないことです。

時間管理は、自分は何をすべきか（タスクや作業）を理解することから始まります。それゆえ、タスクや作業の理解が曖昧だと、しっかりとしたスケジュールを組むことができません。仮にスケジュールを組めたとしても、再現性の低いものが出来上がるでしょう。

そのため、タスクを細分化していく作業が必要になります。たとえば「パワポによる資料作成」というタスクがあったとします。その際、タスクが完了するまでにやらなければならない細々としたことまで想定しておかなければ、手順や所要時間は正確なものとはなりません。

このように、タスクが完了するまでに必要な作業まで想像が至っていないと、時間管理ができていない可能性があります。

時間の見積もりが甘い

2つ目は、時間の見積もりが甘いことです。時間管理が苦手な人は、この時間の見積もりがうまくできていないケースが多々あります。

基本的に、仕事で時間を管理するなら、各タスクごとに、以下の情報が必要になります。

この3点のなかで、ひとつでも不明確なものがあると、きちんとした時間管理は難しくなります。想定外の出来事やトラブルが発生することを見越して、時間を見積もっておく必要があります。

優先順位を付けられていない

3つ目は、業務の優先順位を付けられていないことです。

業務を効率的に進めるには、各タスクや作業の「重要性」と「緊急性」を考慮して、着手する必要があります。「頼まれたものから」「やりたいものから」の順番で、スケジュールを組むのはNGです。業務の優先順位がわかっていないと、段取りよく進めることができません。

時間管理ツールを選ぶ際の4つのポイント

このような時間管理ができない要因を解消するために、時間管理ツールやタイムトラッキングツールという便利なツールがあります。ここからはツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。

利用目的に合っているか

まずは利用目的と合っているかを確認しましょう。個人用として利用するのか、少人数でも組織で利用するのかによって、求められる機能も異なってきます。

個人で利用する場合は、カスタマイズ性の高いものがおすすめです。タイマー機能などが付いていれば、集中力を持続できます。組織で利用する場合は、チャットや同時編集機能があるものが良いでしょう。期日の設定や共有がしやすくなります。

操作性が高いか

操作性の高さは、確認しておきたいポイントです。

使いづらいツールを導入してしまうと、結局使わなくなってしまう可能性があります。ツール初心者であれば、なおさらのことです。フリープランやお試し期間をうまく活用して、使用感を確かめておきましょう。

費用がかかるのか

時間管理ツールには、無料版と有料版があります。

無料版のもの多数ありますが、なかには一部機能が制限されているケースも少なくありません。使用頻度や求める機能によっては、有料版のほうが良い可能性もあります。そのため料金と機能のバランスを考慮したうえで、目的に合ったものを選定しましょう。

外部ツールとの連携は可能か

時間管理ツールのなかには、外部ツールと連携可能なものもあります。

カレンダーや社内チャットツールなどと連携できると、業務効率がよりアップします。そのため外部ツールと連携可能なツールかを確認したうえで、ツールを選定することをおすすめします。

おすすめの時間管理ツール6選

ここからは、おすすめの時間管理ツールをご紹介します。

タスカル

タスカルは、リモートで業務代行してくれるバーチャルアシスタントサービスです。サポートが欲しい部分だけを依頼することができます。スケジュールの調整や管理をタスカルに任せることで、他の仕事に専念できます。

Toggl Track

Toggl Trackは、シンプルで使いやすさに定評のあるタイムトラッキングツールです。2022年1月末時点で、120か国600万人以上のユーザー、70,000以上の組織から利用されています。ワンクリックで時間が記録でき、後から詳細の追加・修正が可能です。

【料金プラン】

• フリープラン：無料（最大5ユーザーまで）
• スタータープラン：月額9ドル
• プレミアムプラン：月額18ドル
• エンタープライズプラン：要問い合わせ

TeamHack

TeamHackは、チーム向けのタスク管理ツールです。タスク管理とチャットだけでなく、ドキュメント管理やファイル共有、キーワード検索などの便利な機能が搭載されています。

【料金】

• お試しプラン：0円
• ビジネスプラン：1ユーザーあたり月額1,200円
• フリーランス：1ユーザーあたり月額1,500円

TimeCrowd

TimeCrowd（タイムクラウド）は、チームでの時間管理に特化したツールです。チームでの時間を見える化し、在宅勤務やテレワークに対応しています。2022年1月末時点で、延べ2,000以上の企業が利用しています。

【料金】

• パーソナル：無料
• スタンダード：要お問い合わせ
• エンタープライズ：要お問い合わせ

Clock It!

Clock It!は、タスク管理とタイムマネジメントを同時に行えるツールです。作業の見積もり時間を登録しておくとタスクの予想時間を自動で導き出してくれます。PC、タブレット、スマートフォンから、いつでもどこからでも利用できます。

【料金】

• ベーシックプラン：0円
• プロプラン：月額680円
• チームプラン：1~5名は月額2,980円、6名以上は月額980円×人数分

まとめ：時間管理ツールを活用して業務効率アップを目指そう

時間管理ツールは、導入さえすれば良い万能薬ではありません。あくまでも現状の仕事の進め方をサポートするツールです。それゆえ目的に即したツールを選ぶことが何より重要です。

本記事を参考にしながら、自社に適した時間管理ツールを選んでみてください。