雑務と経理業務を委託。事業フェーズに合わせて柔軟な対応が魅力｜PIAZZA株式会社様

リアルとデジタルをつなぐ次世代の街づくりカンパニーとして、行政や自治体と連携し、地域交流型アプリ「ピアッザ」の開発・運営をしております。アプリの特徴としては、ものの譲り合い、街の情報交換、イベント告知など、その地域に暮らす人同士でモノ・コトのシェアが気軽にできることです。

東京都中央区にある子育て支援施設「グロースリンクかちどき」、新橋のカフェ「ピアッザ」を運営しております。最近は武蔵小杉に託児付きのコミュニティスペース「YASMO」をオープンしました。

元々アプリを作っている会社ではあるのですが、アプリ上だけではなく、リアルのつながりを促進するようなサービスを展開したいリアルでも会える世界になるといいとの想いがありました。そこから、地域の商業施設でのイベント開催や、子育てされている方が孤立せず外部とつながれるよう、コミュニティスペースの運営につながっていきました。

スタートアップ企業のため、1人ひとりが抱えるタスクが多岐にわたり、雑務が多かったです。そこで事務の一部を外注化するためにオンラインアシスタントを探すことにしました。いくつか比較検討したのですが、最終的にタスカルさんにお願いすることになりました。

月10時間で月額2万7500円というコストパフォーマンスが特に魅力的で、決め手となりました。この10時間は例えば経理で8時間、事務で2時間と複数部門間で共有ができますし、時間が余れば翌月に持ち越せる。無駄がなく、スポットで業務を依頼できるところがいいと思いました。

営業部門で必要なリストのチェックや、スプレッドシートの入力、テレアポ先情報の検索など、営業事務のようなことから依頼させていただきました。

その後、当時経理を担当している社員は私1人だったこともあり、経理業務もお願いすることになりました。

経理業務は振込など、ミスなく行うのが当たり前の業務です。大手であれば複数人で手分けして出来ることや確認することでも、絶対に間違えられない、失敗できないというプレッシャーを常に感じていました。タスカルさんを導入してからは、そこの部分で精神的な支えになってもらえたので、安心して仕事できるようになりました。

振込データと支払い一覧の作成をお願いしています。パートさんや業務委託の方の給与や企業への支払いなど、そういった請求書や給与明細を営業から取りまとめて、共有票を送付します。その後、タスカルさんに一覧表と明細を作成いただき、銀行のシステムから振込ができる段階までの作業をお任せしています。

一覧表作成の際に、事前に別の方と、振込データを作られる方とタスカルさん内でダブルチェックをしてもらうようにお願いしています。こちらでもさらにダブルチェックするような形になっています。

今は請求書をこちらで取りまとめて送付し、弊社でやることはあとは承認作業だけとなっています。自社でできるところ以外は丸々お任せしています。外注することで月末にかかっていた部分がなくなったので、10時間ほどの時間が生まれ、その分をメインのコミュニティ業務に注力できるようになりました。

そうですね。私の場合、子どもがおり時短勤務なので、10時間はとても貴重です。経理業務に使っていた10時間が減ったことで、メインのコミュニティ業務に充てる時間が増えました。

例えばスプレッドシートの集計をしないといけない、けど手が足りない、といった時に今はタスカルさんにお願いする選択肢が増え、無理して自分のリソースで解決しなくてよくなりました。

経理経験のある方を配属いただいているのでとても安心感がありますし、スピード、スキルどれも申し分ないと感じています。

また、読み越して動いてくださるのが心強いです。年末は振込日が前倒しになるので、その分こちらで承認日も通常より早くなります。月初にタスカルさんから「何日までの承認作業でいかがでしょうか」と連絡が届き、事前にスケジューリングして下さいました。インボイス制度が始まる時には「特別対応することはありますか？」と気配りの一言があるなど、社内でそこまで目が届かなかったので、ありがたいなと思いました。

弊社はスタートアップ企業でまだ小さい組織ですが、事業規模が大きくなるにつれてバックオフィス業務や採用業務など、様々な悩みが出てくるかと思います。タスカルさんは安定的に業務に取り組んでくださるので、今後もその時々の環境によって業務量や依頼業務を調整しながら活用させていただきたいです。

弊社と同じように、リソースが不足しているスタートアップ企業さんとはとても相性がいいと思います。「1人経理」など1人で業務を引き受けている部門の方や、社員それぞれが複数の業務を抱えている企業さんは、業務を分け合えることで安心感が得られますし、メイン業務に費やせる時間が捻出できるはずです。