雑務と経理業務を委託。事業フェーズに合わせて柔軟な対応が魅力|PIAZZA株式会社様 | タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント

雑務と経理業務を委託。事業フェーズに合わせて柔軟な対応が魅力|PIAZZA株式会社様

10人以上 情報サービス業

「人々が支え合える街をつくる」というビジョンのもと、地域コミュニティアプリの開発や子育て支援施設の運営などを手がけるPIAZZA株式会社様

コミュニティ部門の長谷川様に、タスカル導入のきっかけや、今後の展望について伺いました。

事業課題1人ひとりが抱えるタスクが多岐にわたり雑務が多く、コア業務に時間をかけられない。1人経理で負担が大きい
導入の決め手コストパフォーマンスが良く、スポットで業務を依頼できる
タスカったポイント手が足りない時の選択肢が増え、自分のリソースで解決しなくてよくなった

クライアントプロフィール

プラン12か月プラン
お取り組み内容振込データと支払い一覧の作成

マンパワー不足で雑務に時間を取られていた

まずはじめに御社の事業内容について教えてください。

長谷川

リアルとデジタルをつなぐ次世代の街づくりカンパニーとして、行政や自治体と連携し、地域交流型アプリ「ピアッザ」の開発・運営をしております。アプリの特徴としては、ものの譲り合い、街の情報交換、イベント告知など、その地域に暮らす人同士でモノ・コトのシェアが気軽にできることです。

リアルスペースの運営もされているそうですね。

長谷川

東京都中央区にある子育て支援施設「グロースリンクかちどき」、新橋のカフェ「ピアッザ」を運営しております。最近は武蔵小杉に託児付きのコミュニティスペース「YASMO」をオープンしました。

元々アプリを作っている会社ではあるのですが、アプリ上だけではなく、リアルのつながりを促進するようなサービスを展開したいリアルでも会える世界になるといいとの想いがありました。そこから、地域の商業施設でのイベント開催や、子育てされている方が孤立せず外部とつながれるよう、コミュニティスペースの運営につながっていきました。

タスカルを導入する前の課題はどのようなものがありましたか?

長谷川

スタートアップ企業のため、1人ひとりが抱えるタスクが多岐にわたり、雑務が多かったです。そこで事務の一部を外注化するためにオンラインアシスタントを探すことにしました。いくつか比較検討したのですが、最終的にタスカルさんにお願いすることになりました。

その中でもタスカルを選んでいただいた理由はありますか?

長谷川

月10時間で月額2万7500円というコストパフォーマンスが特に魅力的で、決め手となりました。この10時間は例えば経理で8時間、事務で2時間と複数部門間で共有ができますし、時間が余れば翌月に持ち越せる。無駄がなく、スポットで業務を依頼できるところがいいと思いました。

失敗できない業務のプレッシャーがタスカルによって緩和

どのようなご依頼からスタートしたのでしょうか?

長谷川

営業部門で必要なリストのチェックや、スプレッドシートの入力、テレアポ先情報の検索など、営業事務のようなことから依頼させていただきました。

その後、当時経理を担当している社員は私1人だったこともあり、経理業務もお願いすることになりました。

経理業務の社内担当は当時長谷川様お一人だったのですね。

長谷川

経理業務は振込など、ミスなく行うのが当たり前の業務です。大手であれば複数人で手分けして出来ることや確認することでも、絶対に間違えられない、失敗できないというプレッシャーを常に感じていました。タスカルさんを導入してからは、そこの部分で精神的な支えになってもらえたので、安心して仕事できるようになりました。

経理部門ではタスカルをどのように活用されていますか?

長谷川

振込データと支払い一覧の作成をお願いしています。パートさんや業務委託の方の給与や企業への支払いなど、そういった請求書や給与明細を営業から取りまとめて、共有票を送付します。その後、タスカルさんに一覧表と明細を作成いただき、銀行のシステムから振込ができる段階までの作業をお任せしています。

給与に関わりミスできない業務になりますが、ご依頼される際に工夫されている点があれば教えてください。

長谷川

一覧表作成の際に、事前に別の方と、振込データを作られる方とタスカルさん内でダブルチェックをしてもらうようにお願いしています。こちらでもさらにダブルチェックするような形になっています。

気持ちと時間に余裕が生まれ、メイン業務へ手が伸ばせるように

タスカルに依頼したことで、変化はありましたか?

長谷川

今は請求書をこちらで取りまとめて送付し、弊社でやることはあとは承認作業だけとなっています。自社でできるところ以外は丸々お任せしています。外注することで月末にかかっていた部分がなくなったので、10時間ほどの時間が生まれ、その分をメインのコミュニティ業務に注力できるようになりました。

メイン業務にかけられる時間ができたことは大きいですね!

長谷川

そうですね。私の場合、子どもがおり時短勤務なので、10時間はとても貴重です。経理業務に使っていた10時間が減ったことで、メインのコミュニティ業務に充てる時間が増えました

例えばスプレッドシートの集計をしないといけない、けど手が足りない、といった時に今はタスカルさんにお願いする選択肢が増え、無理して自分のリソースで解決しなくてよくなりました。

フォローアップの面はいかがでしょうか。

長谷川

経理経験のある方を配属いただいているのでとても安心感がありますし、スピード、スキルどれも申し分ないと感じています。

また、読み越して動いてくださるのが心強いです。年末は振込日が前倒しになるので、その分こちらで承認日も通常より早くなります。月初にタスカルさんから「何日までの承認作業でいかがでしょうか」と連絡が届き、事前にスケジューリングして下さいました。インボイス制度が始まる時には「特別対応することはありますか?」と気配りの一言があるなど、社内でそこまで目が届かなかったので、ありがたいなと思いました。

今後どのようにタスカルを活用したいと考えていますか?

長谷川

弊社はスタートアップ企業でまだ小さい組織ですが、事業規模が大きくなるにつれてバックオフィス業務や採用業務など、様々な悩みが出てくるかと思います。タスカルさんは安定的に業務に取り組んでくださるので、今後もその時々の環境によって業務量や依頼業務を調整しながら活用させていただきたいです。

タスカルはどのような企業におすすめできますか?

長谷川

弊社と同じように、リソースが不足しているスタートアップ企業さんとはとても相性がいいと思います。「1人経理」など1人で業務を引き受けている部門の方や、社員それぞれが複数の業務を抱えている企業さんは、業務を分け合えることで安心感が得られますし、メイン業務に費やせる時間が捻出できるはずです。

本日は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました。今後もタスカルのサービス改善に努めて参ります!

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