和歌山県にて、学生向けインターンシップや起業家育成プログラムを提供されている株式会社TODAY様。地域貢献と次世代育成を目的とし、地元の学生や若手起業家を対象に多彩な取り組みを行っています。
創業から2年が経過し、タスカルを導入して半年が経った現在、その効果や感想を代表の山田様にお話を伺いました。
| 事業課題 | 「自分がやる必要のない業務」を外注したかった。 |
|---|---|
| 導入の決め手 | ディレクターが担当者を適切にアサインし、業務を分配してくれるため、安心感があった。 |
| タスカったポイント | スケジュールやタスク管理につながり、本質的な業務に集中する時間を捻出できた。 |
業務の断捨離。リソース配分の見直しからタスカル導入を選択
事業内容を教えてください。
和歌山県を拠点とし、高校生や大学生向けの実践型インターンシップのコーディネート、高校生の居場所づくり、起業家育成プログラムの提供をしています。
地元である和歌山県にUターンした際、「地元にどのように貢献できるか」を模索し、若者が新たな可能性を見つけられる場を作りたいと考え、2022年7月に事業を立ち上げました。
山田様は行政の地域コーディネーターとしても活動されているそうですね。
はい、地域コーディネーターとして、県内外の人材や企業、地域との橋渡し役を担っています。インターンシップや副業のコーディネート、越境学習のプログラム設計・現地コーディネートなど、様々な方法で行っています。
ただ、私一人でカバーできる範囲は限りがあるため、和歌山県内のコーディネーターの育成にも力を入れています。その一環として、「地域コーディネーター養成講座」を県から委託を受けて開講しています。
タスカル導入のきっかけは何だったのでしょうか？
創業から1年が経過すると、事業の流れや忙しい時期がわかるようになりました。そのタイミングで、「自分がやる必要のない業務」を切り分け、業務の一部を外注しようと検討し始めました。
山田様が切り分けたいと思われたのは、どのような業務ですか？
チラシ作成やInstagramの投稿画像の作成、studioでWebサイト作成などです。自分でも出来るけれど、1から作ろうとすると時間がかなり取られてしまう、そういった業務は自分が時間をかけるべきでないと思いました。
人を新たに雇うことは検討されましたか？
スタッフは1人いるのですが、その方には高校生の居場所づくりとして、地元でのリアルなコミュニケーションを重視してもらっています。地域の高校生のサポートやインターン生の生活環境整備などは現地のスタッフが行い、リモートで対応できる業務をタスカルに分担したいと思いました。
タスカル導入の決め手はありましたか？
1人に依頼するのではなく、ディレクターがついて、デザインや事務など、それぞれの分野に長けた担当者に業務を適切に分配してくれる点がいいと思いました。
顔を合わせずに、リモートで事務仕事を依頼することに抵抗はありませんでしたか？
特にありませんでした。TODAYを立ち上げる前は、200名ほど全員がリモートワークをしているNPO法人で業務委託として働いていた経験があり、その際にリモートでの業務の効率性やメリットを実感していたからです。
制作・事務の外注活用で広がる業務効率化
制作関係ではどのような業務を依頼されていますか？
まずは自社Webサイトの更新をお願いしています。大学生インターンシップ募集についてなど、求人サイトに掲載している記事を弊社の活動内容としてリライトし、WordPressへ入稿してもらっています。
次に、チラシやポスターの制作です。インターンシップ募集のチラシでは、表面のビジュアルを外部のデザイナーさんに依頼し、裏面の募集要項などのテキストをCanvaを使ってデザインにはめ込んでもらっています。
Instagram用の画像など、インターンシップ関連の写真を組み合わせて画像制作していただくこともあります。
外部デザイナーの方とタスカルを上手く活用されているのですね！
そうですね。例えばインターン募集ページを自社サイトに新たに追加する際は、メインビジュアルをデザイナーさんにお願いし、タスカルにはそれ以外の枠組み部分をSTUDIOで構築してもらっています。スマホ対応をメインに作成してほしい、申込フォーム部分はタスカルで……など、細かい要望に対応いただいています。
事務関係はどのような依頼をされていますか？
初めの頃は名刺の整理をお願いしていました。名刺の写真からデータをスプレッドシートにまとめてもらい、インターンシップの受け入れ先候補を見返すときなどに活用しています。
また、弊社の会計年度の締めである6月から7月ごろには、領収書をタスカルへ送付し、分野ごとに分けて紙に貼り付けて、スプレッドシートに全部打ち込んでもらいました。
あとは弊社で開催している講座やプログラムの提供後に取得した手書きのアンケートを、デジタルデータに変換してもらう作業をお願いしています。
幅広くご依頼いただいていますが、外注する業務はどのように決めているのでしょうか？
1時間程度で終わる作業は自分で行い、それ以上に時間がかかる作業や、Webサイト作成など複数日にわたる作業は任せています。
タスカルは、少人数経営を支えるパートナー
タスカルの導入により、どのような変化や効果を感じられていますか？
タスカルを導入したことで、「これはタスカルに依頼すればいい」と業務開始前に判断できるようになり、全部のスケジュールが組みやすくなりました。
また、社員やスタッフを増やさずに、事務や制作、新規プロジェクトなどと複数の業務を同時に進められるようになりました。
スケジュール管理、タスク管理にもつながっているのですね。
ルーティーン作業として、午前中にタスカルへ連絡をしようと意識づけています。朝の早いうちに、依頼事項を確認する時間を設けることが大事だと感じます。
ルーティーンにすることで漏れている作業がないか、期日通りに進行しているか確認もできます。
時間の余裕はできましたか？
性格的に空いたらすぐに違う業務を詰め込んでしまうのですが、導入前に比べて圧倒的に自身の作業時間の削減につながり、余裕ができています。
自分が時間をかけるべきポイントがわかり、本質的な業務に集中できるようになりました。
タスカルを導入したことで浮いた時間は、何に充てましたか？
インターンシップや越境学習の受け入れの企業ヒアリング、プロジェクト作成、学生との面談などに取り組んでいます。
タスカルはどのような事業者の方におすすめできますか？
業務の効率化を図りたい企業や、スタートアップで忙しい経営者には向いているでしょうね。知り合いにも勧めています。
私のように1人や2人で会社を経営されている方は、きっと得意分野・不得意分野があると思うんです。苦手な分野や時間のかかる業務をタスカルに任せることで、より高い完成度が期待できると思います。
本日は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました。今後もタスカルのサービス改善に努めて参ります！
