集客支援・MEO対策支援サービス「カンリー店舗集客」などを提供する株式会社カンリー様。
バックオフィス業務の効率化は、事業運営における大切な課題の一つでした。同社では、多くの請求書送付や支払い処理、さらには給与振込データの作成といった経理業務を中心に、タスカルをご活用いただいています。
今回は、タスカル導入の決め手から、具体的な活用方法、そして導入によって得られた効果まで、コーポレート本部 経営管理部長の吉岡様にお話を伺いました。
| 事業課題 | 外注費の負担が大きかった |
|---|---|
| 導入の決め手 | ローコストで、より幅広い業務を依頼できる |
| タスカったポイント | 経理の費用が減り、社員も余裕ができた |
コスト課題を機に見直し。マニュアル作成まで任せられるタスカルへ
事業内容を教えてください。
Googleマップなどに登録する店舗情報を一括管理する「カンリー店舗集客」などのサービスを提供しています。チェーン店のように複数のGoogleアカウントを保有している場合でも、弊社のシステムを使えば、営業時間変更や写真投稿、口コミ返信などを一括で更新可能です。コロナ禍では営業時間の変更が主でしたが、現在はインバウンド対策や店舗の魅力を高めるための写真投稿、口コミ返信、クーポン配信などにも活用されています。これらを通じて、店舗の集客を支援しています。
業務を外注しようと思ったきっかけや、導入前の状況について教えてください。
以前利用していたアウトソース先には業務上の大きな不満はありませんでしたが、コストが高いと感じていました。そこで、契約更新を機に新たなサービスを探し始め、御社の存在を知りました。3社から5社ほど検討した結果、特にマニュアル作成まで依頼できる点に魅力を感じ、タスカルさんを選びました。
タスカルに切り替えるタイミングで、依頼する業務内容などは変更しましたか？
特に変えていません。従来とほぼ同じ内容で委託先のみを移行した形です。
人材を新たに採用するなど、オンラインアシスタント以外の選択肢も検討されましたか？
もちろん、正社員で内製化することも検討しました。ただ、私は人材配置において「得意なことは得意な人に任せる」「やりたいことをやりたい人にお願いする」という考え方を大事にしています。正社員だと、特定の業務に対して得手不得手が出たり、どうしても退職リスクがあったりします。
経理業務は安定的に回すのが最優先事項なので、そういった突発的な事象が起きるリスクが低いアウトソース先にお任せすることにしました。
請求書の送付は月500件超。ボリュームの多い定型業務を外注
現在タスカルに依頼されている業務は何ですか？
経理業務の中でも、特にボリュームの多い部分をお手伝いしていただいています。具体的には、請求書送付、経費精算、支払い申請をお願いしています。
請求書送付業務は、具体的にどのような流れで進めていますか？
まず、受注案件に関する契約書などを、社内で稟議システムと請求管理システムに登録します。そこから請求書の発行と送付、最終的な入金確認までの一連の流れがありますが、このうち請求書の送付をタスカルさんにご担当いただいています。
請求書の送付は月間何件くらいありますか？
500件くらいあると思います。この業務は以前から外注しています。
請求書の発行は御社内で行うとのことですが、それはなぜでしょうか？
はい。請求書発行は、もし誤りがあった場合に大きな影響を及ぼす可能性があるため、リスク管理の観点から社内で行うことにしています。請求書の発行は、上流工程での正確性が重要となるため、弊社社員が担当しています。一方、ミスのリスクが低い請求書の送付業務はタスカルさんに依頼することで、全体の効率化を図っています。
▼請求書発行から入金確認までの業務フローと役割分担
支払い申請や振込データ作成も依頼。経理の負担を段階的に軽減
経費精算や支払い処理は、具体的にどのような流れで進めていますか？
請求書のアップロードから始まり、経費精算での支払い申請、承認作業、債務管理での取引先部門の紐付け、支払い依頼設定、ステータス変更、振込データのエクスポートと経理共有を経て振り込みとなります。この工程のうち、半分以上の作業をタスカルさんにご担当いただいています。
支払い申請代行の件数は、月に何件くらいでしょうか？
支払い申請は200件くらいですね。この業務は以前、社内で対応していました。当時は債務管理システムを導入しておらず会計ソフトを使用しており、経理部門が全て担当していました。
この部分の外注に踏み切った背景は何だったのでしょうか？
やはりボリュームが多かったのが一番の理由です。それが月次決算が遅れる要因にもなっていたので、できるだけアウトソースして社内の負担を軽減したかったという思いがありました。
取引先部門の紐付け、支払い依頼の設定、ステータス変更も以前は経理部門の方が担当されていたのでしょうか？
はい。社内で行っていました。
それらの業務も外注できると考えたのはどういった理由でしょうか？
定型的な作業が多く、ルール化しやすいため、基本的な経理知識があれば外部の方でも対応可能だと判断しました。タスカルさんには経理経験のある方がいらっしゃると伺ったので、安心して依頼できると考えました。
▼経費精算・支払い処理のフローとタスカルの担当範囲
振込データの作成も現在ご依頼いただいていますか？
はい、お願いしています。
給与関連などの振込データは慎重な扱いが求められるかと思いますが、依頼に踏み切った理由は何でしょうか？
振込データは最終的に経理部門でチェックするので、たとえタスカルさんの方で間違いがあっても、私たちが発見できます。それに、この作業は給与計算システムから書き出すだけなので、特別難しい業務ではないと考え、依頼することにしました。
業務拡大もコストは半分に！タスカルが叶えた経理の理想形
タスカルに切り替えて、何か変化はありましたか？
依頼できる業務が増えましたね。以前お願いしていた会社さんだと、人員の関係で「これはお受けできません」ということがあったのですが、タスカルさんは柔軟に対応していただけます。
あとは、先ほど申し上げたマニュアル作成もやっていただけるので、その点も変わったと感じています。
依頼できる業務が増えたことで、生まれた時間はどのように活用されていますか？
今まで正社員が担当していた業務をアウトソースすることで、頭の容量が空くというか、他の業務に割く余裕が生まれるので、決算などに集中できるようになりました。おかげで決算も少しずつスピードアップしているので、その短縮できた日数分、今度は改善業務に時間を充てるという良い循環ができています。
コスト面や数値面での変化はありましたか？
コスト面では、以前の外注先に比べて下げられました。感覚的ですが、半分から3分の2程度まで削減できていると思います。
また、社員の残業時間が少なく済んでいるのも、貴社の力が大きいと感じています。
タスカルをスムーズに活用するコツやポイントがあれば教えていただけますか？
そうですね。もちろん、アサインされる方によってスキルに多少のばらつきはありますが、ディレクターの方が中心になって調整していただけるので、業務の質という意味ではそこまで心配しなくてもいいと思います。
あとはやはり、導入して3ヶ月くらいは初めて依頼する業務もあって、お互いに非効率な部分もありました。しかし、今では弊社からだけでなく、タスカルさん側からも「こうしたらもっと効率的にできませんか？」といった提案をいただけるようになり、非常に良い関係を築けていると感じています。
コミュニケーションを取りながら、業務を重ねるごとにスムーズに進むようになったということですね。
はい、おっしゃる通りです。
本日は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました。今後もタスカルのサービス改善に努めて参ります！
