スカウト送信体制を強化して応募数が安定｜株式会社GATI

株式会社GATIでは、求人媒体の運用代行を中心とした採用支援サービスを展開しています。「ケアジョブアシスト」というサービス名で、主に介護施設や病院、福祉施設といった医療福祉領域のお客様を対象に、スカウト送信や原稿作成、応募者対応、レポート提出などをおこなっています。

現在は約30法人、施設数でいえば50以上のクライアントとお取引があり、継続率も高く、安定的な支援体制が築けつつある状況です。

はい。もともとは、学生と企業をつなぐイベント運営の事業からスタートしました。創業は2019年ですが、翌年の2020年にコロナが直撃し、イベント開催がすべてストップしてしまいました。創業1年目のタイミングで大きな打撃を受け、事業の方向転換を余儀なくされたんです。

いくつか理由がありますが、一番大きかったのは「ニーズの高さ」と「競合の少なさ」です。最初は飲食や製造業、小売業など、さまざまな業種の採用支援をしていたのですが、2020年以降に介護施設の支援をするようになって「一般的な求人媒体が通用しにくい」ということに気づきました。

医療・介護分野にはジョブメドレーやウェルミージョブといった専門媒体がありますが、そこに強い運用代行業者はまだまだ少ないのが現状です。また、求職者とのマッチングも独特で、ターゲットに合った原稿やスカウト文の作成、送信のタイミングなど、ノウハウが求められます。そこに可能性を感じました。

正社員は私ひとりです。あとはすべて業務委託で、5名ほどが稼働しています。それぞれが原稿作成やスカウト送信、営業時の電話業務、応募者対応などを分担しています。

業務が拡大していく中で、「業務委託を新しく雇うほどではないけれど、私がやるには時間が足りない」という業務が増えてきたのがきっかけです。まさに中間的な領域をカバーしてくれるサービスを探していたところ、知人にタスカルさんを紹介してもらいました。

業務委託スタッフをさらに増やすには固定費もかかりますし、断片的な業務には向かない面もあります。そこで「ちょっと手が足りない」を柔軟に補ってくれる存在として、タスカルさんにお願いするようになりました。

タスカルさんの魅力は、必要なときに必要な分だけ依頼できる点です。月10時間から利用でき、余った時間は翌月以降に繰り越せるため、無駄なく使えるのが非常にありがたかったです。

最初に依頼したのは、スカウト送信業務です。平日は業務委託スタッフが対応していましたが、特定の時間帯や曜日に対応できない部分があり、そこをタスカルさんにお願いしました。

現在では求人媒体ごとのスカウト送信に加えて、応募数や効果を可視化する月次レポートの作成、業務マニュアルの整備、一部の原稿作成補助などもお願いしています。

介護や医療業界に特化した媒体、例えばジョブメドレー、ウェルミージョブなどを使っています。企業ごとにアカウントを分けており、それぞれの条件や要望に合わせて送信ルールを策定。最初にタスカルさんとビデオ通話で共有し、その後は基本的にお任せしています。

これまで対応が難しかった時間帯にも送信できるようになったことで、応募の母数が安定し、成果にもつながっています。

媒体ごとのスカウト送信数、応募数、反応率などをExcelでまとめていただいています。以前は業務委託スタッフに任せていたのですが、Excelに慣れていない方もいて品質のばらつきが出ていました。そこで、一定のクオリティを求める部分はタスカルさんにお願いするようになりました。

経験豊富なスタッフの方が対応してくださっているので、安心して任せています。

そうですね、私自身、マニュアル作成があまり得意ではなくて……。でもタスカルさんに「こういう業務があるんです」と口頭で説明するだけで、しっかりとドキュメント化していただけるので本当に助かっています。

自分で作成すると数時間かかってしまうものを、30分〜1時間ほどでまとめていただけます。作成いただいたマニュアルを業務委託スタッフに展開することで、引き継ぎや属人化の解消にもつながっています。

2つあります。ひとつは、小回りが利くことです。急ぎの案件や細かな依頼にも柔軟に対応いただけるので、とても頼りになります。

もうひとつは、ディレクターとのコミュニケーションのしやすさです。ビデオ通話で直接やり取りができるので、要望がスムーズに伝わります。過去に使っていたオンライン秘書サービスでは、すべてをフォームで入力する必要があったため、それに比べて非常に使いやすいです。

大きく変わりました。以前は土日も含めて仕事をしていたのですが、いまはプライベートの時間も持てるようになりました。家族と過ごす時間が取れるようになったのは、本当にありがたいですね。

また、コア業務に集中できるようになったことで、サービス品質の向上にもつながっていると感じます。

ディレクターが途中で交代されたことがありましたが、引き継ぎは非常にスムーズでした。スタッフの方も丁寧で、いまではこちらの意図をしっかり汲み取って動いてくださっています。

例えば、デザイン業務の依頼時に「おおよそどれくらいの時間がかかるのか」が分かると、依頼しやすくなると感じています。ヒアリングシートを記入する前に、目安を知りたいという場面がありました。

また、電話対応業務が可能なスタッフがいれば、とてもありがたいです。まだ難しい面があるかと思いますが、今後対応いただけるようになると活用の幅がさらに広がると思います。

「ケアジョブアシスト」は、まだ立ち上げて1年ほどのサービスですが、確かな手応えを感じています。現場の人手不足が深刻化する中、より低コストで良い人材とのマッチングを実現する支援として、全国へ展開していきたいと思っています。

もうひとつの展望は、業務委託として活躍する「働くママさん世代」や「副業を始めたい方」の支援です。家庭の事情で外に出られない方でも、スキルや経験を活かせるような仕組みづくりをしていきたいと考えています。そのためにも、マニュアルや体制整備といった基盤づくりを今後も続けていきます。

まずは「マニュアル作成」など、成果物が形として残る業務から依頼してみると良いと思います。そこから信頼関係ができ、徐々に依頼の幅を広げていけると思います。

あとは「どう依頼すればいいか分からない」という方も多いと思いますが、タスカルさんはチャットやビデオ通話で話すだけでも、しっかり業務内容を整理してくれます。まずは気軽に相談してみるのがいいと思います。