バックオフィス業務の安定稼働が実現｜株式会社リバイバル・マネジメント・フォーラム事務局

弊社は法人向けのビジネスカンファレンスを主催している、いわゆるイベント会社です。取り扱うテーマは企業が直面している最新の課題に焦点を当てており、「働き方改革」「AI導入」「情報漏えい対策」といった、現場の責任者の方々がすぐに活用できるような実務的な内容を扱っています。

現在は私ひとりでイベントの企画や方針決定をおこなっています。ほかには業務委託で関わってくれているパートナーがおりまして、マーケティングや顧客対応といった実務を取り仕切っています。

タスカルさんを導入したのは2024年12月なのですが、実はそれまで約2年間は他社のオンライン秘書サービスを利用していました。その担当の方が退職されることになり、新たなサポート体制を早急に整える必要に迫られたのが、タスカルさんを検討し始めたきっかけです。

当時は「事業を止めないための体制づくり」が大きな課題でした。以前利用していた会社ではひとりの担当者にすべての業務をお願いしていたので、その方が辞めてしまうと、業務フローの引き継ぎや教育をまた最初からやり直さなくてはなりません。この課題を、なんとか解決したいと思っていたんです。

主に2点あります。ひとつは、複数人によるサポート体制です。複数のスタッフさんに担当してもらうことで、誰かが欠けても業務がストップしない安定したサポートを受けられるという点に魅力を感じました。
もう1点は、時間の繰り越しができることです。当月中に使い切らなければならないサービスが多い中、チャージした時間を翌月に持ち越せるという点が、他社のサービスよりもフェアだと感じました。

はい。弊社は、2025年だけで年間10回のカンファレンスを主催しています。ほぼ毎月のように大規模なイベントを同時並行で進めているため、その膨大なバックオフィス業務全般をタスカルさんにサポートしていただいています。月の稼働時間は、大体150時間程度です。

イベント開催のフローに沿って、事前準備、集客、当日対応、事後対応と大まかに分かれています。イベントの企画後、講演者やスポンサーが決定した段階から、タスカルさんには事務局としての実務サポートをお願いしています。

営業資料や講演準備に必要なPowerPoint資料の更新、講演者・スポンサーとのメール対応です。
カンファレンスにはメインの講演者だけでなく、スポンサー企業の方々を合わせると約13～14社の登壇があります。タスカルさんには、この約14社分の講演者様に対する準備段階のサポートやリマインド対応を、あらかじめ用意されたマニュアルに沿ってZoho（ゾーホー）などのツールを用いて日々対応いただいています。

こちらで作成したテンプレートに開催時期や講演者情報を反映する作業と、各イベント内容に合わせたメルマガの配信設定の両方をお願いしています。
基本的にはほぼ毎日、何かしらのメルマガを配信している状況です。このメール対応とメルマガ配信設定に、稼働時間の多くを使っていただいています。

はい。Zohoでの申し込みフォーム作成や、Peatixでのイベント申し込み・顧客管理をお願いしています。
また、申し込み後の参加者対応や、開催日までのフォローメール送信など、参加者とのコミュニケーション全般もサポートいただいています。

カンファレンスはZoomウェビナーで開催しており、当日は主に参加者からの緊急対応をお願いしています。
例えば「ウェビナーのリンクが見当たらないので再送してほしい」といった問い合わせが寄せられることがあり、こうした突発的な対応も迅速におこなっていただいています。

イベント終了後、当日または翌日には参加者へのお礼メールを送信していただいています。
また、出席者の参加者リスト（リード）をスポンサー企業へ提供していますので、このリード作成も、タスカルさんに全て対応いただいています。「翌日には提供する」というスピード感が求められるため、カンファレンス後の対応は特に助かっています。

はい。Excelで高度な関数を駆使してデータをまとめていただいており、データ分析や資料作成のレベルが高いと感じています。これはタスカルさんの中でも、専門性の高い業務だと認識しています。
また参加者の数字やデータなどをまとめた「カンファレンス開催報告書」の作成も、データの集計からお願いしています。
イベント開催のフローに沿って、事前準備、集客、当日対応、事後対応と大まかに分かれています。イベントの企画後、講演者やスポンサーが決定した段階から、タスカルさんには事務局としての実務サポートをお願いしています。

導入当初の1〜2ヶ月は、複数人で慣れない作業を始めるということで対応の遅れなどもありましたが、いまは全てがスムーズに進んでいます。

特に評価しているのは、仕事の丁寧さです。個人情報に関わるミスや誤送信などの重大なトラブルはほとんどありません。
これは担当者の方々が「この業務は非常に繊細だ」と認識し、ダブルチェックなどを徹底して対応してくださっているからだと感じています。このプロ意識の高さには大きな信頼を寄せています。

導入後、業務効率化できるところがないか、ミーティングを通じてタスカルさんと相談させていただきました。その結果、無駄に時間がかかっている部分や負荷の大きい業務を削減でき、より効率的なフローを構築できました。
担当のディレクターさんには、こちらからの要望に真摯に向き合い、粘り強く対応していただいた点に大変感謝しています。

もっとも大きな変化は、事業継続性が確保できたこと、そして業務の安定稼働が可能になったことです。
以前は一人の担当者にお願いしていたため、その方が辞めてしまった時に業務がストップするという不安がありました。しかし、タスカルさんの複数人体制でのサポートにより、その不安が解消され、切れ目のないバックオフィス業務の継続が実現しました。安心して事業を進められるようになったのは大きな成果です。

やはりコミュニケーションが鍵だと思います。特に導入初期は、お互いの相互理解のために「どのように動いているのか」「無駄な業務はないか」といったことをミーティングで確認したほうがよいでしょう。
きめ細やかにコミュニケーションを重ねることで、私たち発注側も安心して業務を任せられますし、安定稼働へとつながっていきます。

担当者が辞めてしまうと、採用や教育に膨大なコストがかかってしまう。このような「人の問題」に悩む企業は多いと思います。その点、タスカルさんは複数人数でサポートしてくれるので、バックオフィス業務を途切れさせることなく継続できます。
また、「この業務は非常に繊細な業務だ」と認識し、常に丁寧で確実な対応をしてくれる点にも信頼を寄せています。バックオフィス業務の安心と継続性を求める法人には、強くおすすめできるサービスです。