特許事務のオンライン化、タスク遅延・抜け漏れの撲滅に成功できた理由とは?|スマートワークス株式会社(特許調査)

1-10人 調査業
事業課題営業事務を採用しても定着しない、仕事のクオリティやスピードが期待値に届かない
導入の決め手オンラインアシスタント会社の中でも、マニュアルなしで小口でまるっと業務をお願いできる唯一のサービスだったため
タスカったポイント業務を進めながらマニュアルを作り上げてもらえる点、コミュニケーションチャネルを整理して仕事の抜け漏れが大幅に減った点

クライアントプロフィール

プラン1ヶ月10時間
お取り組み内容営業事務サポート

特許調査の営業事務アウトソーシングを3年かけて検討

本日はよろしくお願いいたします。
まずスマートワークス様の事業内容を教えて頂けますでしょうか。

酒井社長
酒井社長

弊社の事業内容は2つで、1つは特許調査です。特許調査は誰かの代わりに特許を調べる仕事です。もう1つは教育研修です。
社内で特許の調べ方を内製化していきたいお客様にスキルアップのお手伝いをしています。
お客様は8割が上場企業、2割が法律事務所系です。テック系のスタートアップ企業も多いですね。

 

タスカルを利用するきっかけは何だったのでしょうか?
事務作業のアウトソーシングをもともと検討されていましたか?

酒井社長
酒井社長

営業事務のアウトソーシング化は、ここ3年ぐらいずっと検討をしていました。
いい人をご紹介いただいたり、自社で募集したりしましたが、採用しても半年で辞めてしまうことが何回か続きました。
そこで、採用ではなく、業務単位で外部に委託してみる方向に切り替えることに。
クラウドソーシングや業務委託の会社を探していたのが半年前の状況です。

 

本格的にアウトソーシングをする予定だったんですね。
アルバイトやパート採用は検討しなかったのでしょうか?

酒井社長
酒井社長

そうですね、私の周りのスタートアップ系経営者から情報収集をして、色んなサービスに同時期にお問い合わせをしていました。
アルバイトは検討していなかったですね。弊社オフィスの所在地が実は長野でして、それも市街地ではなく、世間的にはリゾートに分類されるようなエリアにあります。

アルバイトスタッフを探してもよかったのですが、地域性として、オフィスワークの経験や事務のスキルがあり、今すぐ稼働できる人はなかなか見つかりません。
ネットで探した方が早いだろうなと思っていました。

 

タスカルの決め手は、小口かつマニュアルなしで始められること

最初からオンライン外注を考えていたとのことですね。
顔を合わせずに、リモートで事務仕事を依頼するのに抵抗はありませんでしたか?

酒井社長
酒井社長

私自身には抵抗感はありませんでした。
ただ、コロナ前後で業界の雰囲気が激変した、という事は大きかったです。
特許業界は「企業や研究機関の、最先端の開発成果を権利化すること」を仕事としていますから、コロナ以前は「情報をオンラインでやりとりして大丈夫なの?」という雰囲気もありましたし、打合せといえばFace to faceが当たり前でした。

酒井社長
酒井社長

ところがコロナ以降、かなり業界の雰囲気が変わりました。特許申請の書類作成業務などは、潜在的にテレワークとの親和性も高かったのだと思います。
昨年から特許・法律事務所や大手企業の知的財産部門などでは、職場全体がテレワークに移行した例も多くて、現在は「事務スタッフは原則オンラインなんです」とお伝えしても、ごく普通のこととして受け入れて頂ける雰囲気になってきたな、と感じます。

 

今回6社のオンラインアシスタント会社を比較検討されたそうですが、タスカルを選ばれた決め手は何だったのでしょうか?

酒井社長
酒井社長

一言で言うと、ボリュームがそこまで大きくない小口の事務作業をまとめてまるっとお願いできることですね。
他社ですと、最小ロットが1ヵ月30万円〜というケースが多い。
お話しを聞いてみると「定型的にマニュアル化できていることはできますが、非定型のことは出来ません」と言われます。
定型業務だけで月30万円分も外注できるのかと考えると、そこまでじゃないなと。

 

そうですよね。
タスカルは、マニュアルがない業務でもお客様と一緒に作っていきます。

酒井社長
酒井社長

タスカルは初回導入費が大きくなかったので、まずスタートしてみるにはいいかなと思えました。業務のやりとりをしていく中で、マニュアルを作ってくださるのもとても心強かったです。
「最初の2〜3ヶ月ぐらい、マニュアルが安定するまでは、いろんなこと確認させていただいたり、ご面倒をかけるかもしれませんが何とかやっていきます」と言っていただいたので、これは大丈夫そうだと思い、タスカルに決めました。

 

たしかにお客様はそもそもマニュアルを作る時間がないことが多く、Zoomでやり取りしながらマニュアルづくりから依頼できるのは喜んでいただけることが多いですね。

酒井社長
酒井社長

第三者に業務を説明してる間にマニュアルができてしまうこともあったりします。
他社さんだと緻密にマニュアル作成を依頼されますが、本当にマニュアル化できるものは少ないです。「基本線はこうだけど、例外が発生する」という業務が多い。そういう点でもマニュアルづくりから気軽にお願いできるほうが安心でした。

 

 

現場業務のボトルネックは、社長のコミュニケーションにあった

タスカルを導入した直後に、やりにくかったことはありませんでしたか?

酒井社長
酒井社長

まず手始めに、タスカルの担当の方には営業事務で滞っているタスクのリマインドや進捗管理をしてほしいと考えていました。
見積もりを出して一週間返事が来なかったらリマインドをする、など。そういう業務が沢山あったんです。
今思うと、チャットワークでの管理の限界が来ていたのに、無理やり仕事を回そうとしていたことが原因でした。

酒井社長
酒井社長

チャットワークの1つのスレッドで全部の案件を話しているので、どんどん流れていってしまい、どのチャットが放置になっているか分からないことってありませんか?
私は経営者なので流れが基本的に理解できているのですが、以前ご担当いただいてたタスカルの方に「これは一週間ぐらい経ってますよね?チェックまだですか?」みたいな、冷たい対応をしてしまい、とても申し訳なかったです。

 

酒井社長
酒井社長

タスカルの角前さんに相談したら「スマートワークスさん、チャットワークが限界に来てる気がします」と言ってくださって、そこで初めて気がつきました。
「処理が止まってるんだけど、何回言ったらわかるの?ここにマニュアルもあるよね?」みたいな感じのことをスタッフに言っていたので、それが原因で離職にも繋がってしまったのかもしれません。

そういう経緯があり、チャットワークの利用を廃止し、コミュニケーションの整理やプロジェクト管理がしやすいSlackに完全に移行しました。

 

ツール一つで、業務全体の問題が解決できたのはすごいですね。

酒井社長
酒井社長

結構びっくりでした。業務フロー自体はそこまで複雑なわけではないので、一応手順は纏まっていたんですね。
ですが、うまく仕事が流れなくて、人は辞めていくという感じでした。
これがタスカルに入っていただき、角前さんの一言で仕事が回るようになりました。

 

 

社内 vs 外注 vs タスカル。どのように業務を棲み分けるか?

さまざまな外注業者の使い分け方はどのようにされていますか?

酒井社長
酒井社長

いろんな機能ごとに外注を使っています。
WEBサイト周りは WEBサイトの制作会社に入っていただき、広報活動も専門家にお願いしています。
調査に関しては技術的な知見がある程度必要なので、その技術分野に特化した機械、電気技術、化学物質の専門家などにお願いします。
タスカルにお願いしてるのは、現状、営業事務周りです。

 

営業事務の中でも社内で行う業務と、タスカルに依頼する業務の基準は何かありますか?

酒井社長
酒井社長

「ある程度パターンで対応ができる業務はタスカルに」「対人スキルが必要だったり、個別対応が必要な業務は社内で」という基準で分けています。

弊社には創業直後から10年以上在籍している事務スタッフがいます。
とても優秀で、基本的には何でもできるのですが、とりわけ対人スキルが高くてお客様からも対応をお褒め頂く事が多いです。

酒井社長
酒井社長

今まで「何でもできるから」と、彼女には何でも相談していて、無理をさせてきてしまった反省があって・・・今回、タスカルの皆さんに出会えたので「やっと業務の切り分けや負荷の見直しを進めていけそうだ」と感じています。

案件を受注したらこれとこれとこれをやってほしい、納品の前にはこれとこれを準備してほしいといった仕事はこれからも積極的にタスカルにお願いしたいですね。

 

 

 

タスカルを導入して変化したこと

 

利用を開始してから具体的な変化はありましたでしょうか?

酒井社長
酒井社長

業務を手放せるようになったのが大きいですね。実はこの4月からGWにかけて、約1ヶ月休暇を取ったんです。例年4月は閑散期になるのですが・・・それでも1ヶ月休むなんて、以前なら想像もできなかったことです。
「これ動いてますか?」「これどうですか?」「このメールを送っといてください」みたいな指示をせず、黙っていても業務が回るいう感触がある程度得られました。すごい変化だと思います。

 

社員さんからの反響はいかがですか?

酒井社長
酒井社長

業務の取りこぼしが少なくなったと事務方が頻繁に言っていますね。
以前は業務が抜け漏れて、ふと思い出した時にチャットワークで遡っていくのも手間やストレスもかかっていました。
ツール(Slack)の移行のおかげもあり、忘れかけている平常業務はタスカルが声をかけてくださる。「業務をやり忘れているかもしれない」という不安を抱えるストレスがなくなったので、自分の仕事に専念でき仕事が捗ると言っています。

 

仕事のストレスが減ったようでよかったです!最後に今後の展望をお聞かせください。

酒井社長
酒井社長

ある程度私が口出ししなくても事務方がだいぶ回るようになりましたが、まだ陰ではチェックしています。
営業事務は一見単純なようで要求水準の高いお客様が多いです。今まではなかなか満足いくように業務が出来ていませんでした。
私がチェックしていなくても業務が回るように、引き続き営業事務を強化していきたいと思います。

 

本日は貴重なご意見をありがとうございました!

タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント
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