新潟の会社がオンラインアシスタントで管理業務をDX化｜株式会社新潟家守舎

新潟市を中心に、3つの事業を展開しています。一つ目は地域の工務店向けにサブスク形式で事業支援やサポートを行う「コウダイ企画室」。二つ目は空き家や空き店舗のリノベーションを中心に、建築・設計・施工を行う「アミナリ」。そして地域活性化を目指してイベントを行う「タノクラ」と、多角的に展開しています。
建築士としてフリーランスになって5年目、法人化して3年目です。

オンライン秘書を探していたんですが、できれば秘書だけでなく事務サポートもできる一体型のサービスがいいと思っていたんです。インターネットで探すと値段の高いものから安いものまでいろいろありましたが、ちょうどタスカルさんがそういった形だったので「ここだ」と思って依頼しました。

固定の事務所を持たずにさまざまな地域のクライアント先を回りながら仕事をしていたので、リアルな秘書がいたとしてもおそらく指示はSlackなどで出すことになると思ったんですよね。そう考えると、もう場所は関係ないかなと。プロフェッショナルな方にお願いしたほうがいいんじゃないかと思ったんです。

複数の事業をやっているので関わる方がとても多く、アポイントの数もすごく多いんです。打ち合わせの日程調整だけで1日5件とか来るので、それに対応しているとなかなか生産性が上がらない。それを誰かに頼みたいと思っていたのがまずありますね。
加えて、独立して半年くらい経った時、自分で経理をやるのは無理だなと感じました。地元で経理のサポートをしてくれる方もいたんですが、経験がない方だったのでうまくいかない面があったんです。なので、タスカルさんにお願いできるとすごくいいなと。
今は日々の経費処理や売上の入力をお願いしています。

業務内容も素晴らしいですし、やりやすいようにワークフローも考えてくれるところがすごく助かります。こちらでワークフローを考えたりスプレッドシートを作ったりすると負担が多くなってしまうので。
もし私が自分で経理業務をやったとしたらお願いしている倍くらいの時間がかかるでしょうし、その分の時間、営業やクライアントワークに集中できるのは非常にいいですね。

これまでは月10時間で経理業務のみをお願いしていたんですが、今月からもう10時間、営業事務という形でお願いしようと思っています。

地元の方にお願いしていたとき、その人が辞めてしまうと仕組みとして 残らないのでちょっと怖いなと感じていました。
タスカルさんのようなサービスを使ってアウトソーシングしておくと、例えば今担当の方が家庭の事情で辞めたとしてもタスカルさんの中で他の方が担当してくださると思うので、保険のような安心感があります。

新潟だと業務をアウトソーシングするという発想自体がまだ少ないです。特に私の周りは建設業・建築業が多いので、DXが進みにくい職種なのかもしれません。
採用する際は地元のハローワークなどを使う方が多いですが、なかなか見つからず延々と人を探している方もいますね。タスカルさんに言えば一発なのに、と私は思っています。

はい。あとは、Slackなどのツールが使えないなど、依頼する側の技術の問題もあるかもしれません。地方だと、そういう会社も多いですね。

一番は、1社につき1人ディレクターが付くことです。フリーランスの方に直接お願いした場合、その方が辞めたらまたアサインの時にゼロから説明しなくちゃいけなくなってしまう。それは結構辛いですよね。
どんな業務をお願いしたらいいかわからないという方も多いかもしれませんが、まずは相談してみたらいいと思います。コスパもかなりいいので、最初は3ヶ月プランからはじめて慣れたら1年契約にするとか、そういう形でやっていくといいんじゃないでしょうか。