第三者の視点を入れることで、業務のムダやムラを解消｜株式会社和多志

主に経営者や個人事業主の方向けの戦略メンタリング、個人向けのセッション、セミナーの開催、企業研修などを行っています。

HP更新、クライアントへ提案する資料作成、請求書作成の3つの業務をお願いしています。もともと、請求書作成業務をアウトソースしたいと考えていた中で御社のサービスを知ったのですが、依頼できる業務の中にHP更新業務や資料作成業務も含まれていることを知り、依頼する業務幅を広げたという経緯です。

業務が属人化していることが課題でした。請求書作成業務に関して言うと、以前は特定の社員が対応していたため、その社員が不在だったり他の業務にかかっている場合は対応が止まってしまう、というような状況が発生していました。

そうです。結果的にお客さまをお待たせすることにもなっていたので、早急に改善したいと思っていて。

アウトソース先を探していた中で、御社を紹介していただき、タスカルのサービスを知りました。導入の決め手は、料金体系のわかりやすさと、コストパフォーマンスの良さですね。月にかかる費用が決まっていて、超過したらその分だけ追加で支払う、という仕組みがとても分かりやすくて。業務のアウトソースは初めてだったので、費用が明確に決まっているという分かりやすさは非常に魅力でした。初めは、どれくらいの業務を依頼できるのかが分からない中でのスタートだったので、プランごとに時間が区切られている料金体系はとても使い勝手が良かったです。

とても使いやすいです。業務を依頼する段階で、おおよその希望工数をお伝えすることができますし、想定工数よりも増えそうな場合は、事前にやり取りをしてから着手してもらえるので、残時間と費用とを勘案しながら依頼内容を決められるのが良いですね。

御社側との連絡はLINEグループで行っていますが、窓口の方が決まっているので送り先も明確ですし、タイムラグもなく連絡がとれるので助かっています。

効果は大きいと感じています。

たとえば、資料作成に関して言えば、御社へブラッシュアップ作業を依頼することで、圧倒的に工数が減りましたし、資料に統一感が出るようになりました。資料に掲載する画像の選定や色調なども、これまでは作り手の志向によってまちまちで。作成過程で「イメージが違う」と、作り直しになるケースも発生していました。

今は、先にイメージやトーンを伝えたうえで資料のブラッシュアップをしていただけるので、工程に無駄がなくなりました。いずれもクライアントへの提案資料なので、ブラッシュアップ作業もかなり工数がかかっていましたが、ここをまるっと外注できたことで、コンテンツ部分の制作や検討といったコア業務により時間を割けるようになりました。

HPの更新業務に関しても、弊社の工数がかなり減ったと感じています。もともとこの作業は別のアウトソース先に依頼をしていましたが、他の業務とあわせて御社にお任せできるようになってからは、依頼の手間が減りましたし、簡単な変更でも都度対応いただけるので、助かっています。

以前には、サイト内のバグを見つけて頂いたこともありました。資料作成業務にも言えることですが、第三者の目で見ていただくことで、新たな気付きが得られますし、より精度の高いものができているなと感じています。

属人化している業務を整理したい、という企業には強くおすすめしたいです。「この人がいないと出来ない」という業務がなくなれば、業務のスピードが上がりますし、結果的に顧客満足度も上がります。第三者の視点が入ることで、業務の無駄も見つけやすくなりますし、「核となる社員に業務が偏りがち」という課題を抱えている企業には、非常に有効だと思います。