大学職員の業務は、学生支援から総務・人事・経理、施設管理まで多岐にわたります。そのため、大学職員一人ひとりへの負担は増加しやすく、業務過多に陥っている点が懸念されます。人手不足を解消する手段として、大学事務のアウトソーシングが有効です。
この記事では、大学職員が業務過多に陥っている実態からアウトソーシングできる大学事務業務の例、おすすめのサービスなどをご紹介します。
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大学職員は業務過多？大学業務で外部委託を検討すべき理由
現在、大学職員の業務量は増加傾向にあります。2021年2月、大学経営・政策研究センター (東京大学教育学研究科）が報告した「大学事務組織の現状と将来」によると、およそ6割が「業務量が多すぎる」と回答していることがわかりました。
また、2023年8月に同センターが報告した「全国大学事務局長調査 第一次報告書」によると、「業務の外部委託」に関して「効果があった」と3割以上が回答しています。とくに公立大学では、5割近くが効果を感じていることが明らかになりました。一方、「効果を感じない」と感じたのは全体の1.6％のみで、大学事務における業務の外部委託は、一定の効果があると期待できます。
参考：
大学事務組織の現状と将来 第 2 回 全国大学事務職員調査｜大学経営・政策研究センター (東京大学教育学研究科）
全国大学事務局長調査 第一次報告書｜大学経営・政策研究センター (東京大学教育学研究科）
アウトソーシングできる大学事務の業務例
アウトソーシングとは、業務の一部を外部委託するサービスのことです。「人手不足が原因で、従業員の負担が大きい」「煩雑な事務作業に追われ、コア業務に取りかかる時間がない」といった場合に、さまざまな業界でアウトソーシングサービスが利用されています。
大学事務に関する業務も、外部委託することが可能です。アウトソーシングできる大学事務業務の例を、以下の表で見てみましょう。
| アウトソーシングできる大学事務業務の例 | |
| 施設の運営管理 | ・大学施設の改修計画の資料作成 ・施設の定期メンテナンス ・施設の予約管理 |
| 学生対応 | ・奨学金業務 ・履修登録手続き ・サークル・クラブ活動の登録管理 |
| 入学試験関連業務 | ・出願書類の受付 ・試験会場の手配や設営 ・入学予定者のデータ管理 |
| 学務関連業務 | ・履修登録のサポート ・成績通知 ・授業運営の補助 |
| 人事・経理・総務 | ・給与計算や支払い ・採用活動 ・人事評価制度の運用 |
| 国際交流 | ・留学生の生活支援 ・海外大学との連絡 ・国際交流イベント開催 |
| 広報 | ・オープンキャンパスの企画・開催 ・資料請求への対応 ・大学ホームページの管理運営 |
| 就職支援 | ・就職セミナーの開催 ・就職指導カウンセリングの提供 ・キャリア教育講座の開催 |
大学事務業務をアウトソーシングするメリット
大学事務業務をアウトソーシングすると、以下のメリットがあります。
- 重要な業務に集中できる環境が整う
- 専門家のノウハウを活用でき品質向上が期待できる
- コスト削減につながる可能性がある
資料作成やデータ入力、施設管理、給与計算など定型業務を外部委託することにより、大学職員はより重要な「コア業務」に集中できる環境が整います。コア業務としては、少子化によって大学への入学者数が減るなか、定員割れが起こらないよう魅力的なカリキュラムの作成業務や、就職支援の充実化などが挙げられるでしょう。
また、業務をアウトソーシングすることで、品質向上も期待できます。就職支援において、キャリア教育講座や面接指導などを専門家に依頼できれば、より効果的に学生をサポート可能です。学内で新たな人材を採用して教育するよりも、コストを抑えられる可能性もあります。
大学事務業務をアウトソーシングする際の注意点
大学事務業務をアウトソーシングする際の注意点として、以下が考えられます。
- 任せっきりにすると学内にノウハウが蓄積されない
- 報告頻度が低い場合、何が行われているかを把握できない
- 機密情報を共有する必要がある
大学事務業務を委託先に任せっきりにしてしまうと、学内にノウハウが蓄積されない点に注意が必要です。報告頻度が低いと実態を把握できなくなり、トラブルの発生時にすぐ対応しにくくなるでしょう。
また、業務によっては予算や学生・教師陣の個人情報など、機密情報を共有する必要があります。そこで、アウトソーシングサービスを利用する際は、進捗状況の共有体制や報告頻度、セキュリティ対策も含めて確認することが重要です。
大学事務の効率化に！おすすめアウトソーシング先5選
大学事務の効率化を実現するために、おすすめのアウトソーシング先5選の特徴や対応業務をご紹介します。
| 特徴 | 対応業務 |
パーソルテンプスタッフ株式会社 | 人材派遣や紹介予定派遣、 人材紹介サービスなども提供 人材リソースが豊富 | ・データ入力・照合 |
株式会社クレオテック | 学校関係業務の総合受託企業 キャンパス環境管理や学生サポート、 大学図書運営などを展開 | ・奨学金に関する資料配布 ・説明会の実施 ・業務改善のコンサルティング |
株式会社早稲田大学 | 早稲田大学のグループ会社 国際交流、DX推進、人材育成など 多様なサービスを提供 | ・入学手続きの書類受付やデータ入力 ・科目登録 ・単位認定書類の作成 |
株式会社JTB | 旅行業などを通じて培ってきた ホスピタリティやイベント運営力が強み | ・留学・グローバル化推進関連業務 ・旅費計算業務 ・大規模なイベント開催 |
タスカル | 経理やパンフレット作成、ホームページ更新など | ・スケジュール調整業務 ・応募者対応 ・経費精算 |
パーソルテンプスタッフ株式会社
対応業務一例 | ・データ入力・照合 |
パーソルテンプスタッフ株式会社は、アウトソーシングだけでなく、人材派遣や紹介予定派遣、人材紹介サービスなども提供しています。大学事務アウトソーシングサービスを利用すると、奨学金業務や問い合わせ対応、各種イベントのフォロー業務などを依頼可能です。豊富な人材リソースから、大学事務業務の繁忙期に応じて必要なスキルを保有した人員を確保できます。
株式会社クレオテック
出典：株式会社クレオテック
対応業務一例 | ・奨学金に関する資料配布 |
株式会社クレオテックは、学校関係業務の総合受託企業として、キャンパス環境総合管理や学生サポート、大学図書運営など、多様なサービスを展開しています。そのなかでも、「学校事務・大学事務支援サービス」として、奨学金事務のアウトソーシングや学校事務コンサルサービスを提供。資料配布から提出書類の不備チェック、学生への案内、経理業務などに対応しています。
株式会社早稲田大学アカデミックソリューション
対応業務一例 | ・入学手続きの書類受付やデータ入力 |
株式会社早稲田大学アカデミックソリューションは、大学運営サービスを提供する早稲田大学のグループ会社です。国際交流や語学教育、大学のDX推進、人材育成など、多様なサービスを提供しています。大学事務のアウトソーシングサービスでは、入学手続きの書類受付やデータ入力、科目登録、シラバスの情報入力、単位認定書類の作成など、煩雑な業務を依頼可能です。
株式会社JTB
出典：株式会社JTB
対応業務一例 | ・留学・グローバル化推進関連業務 |
株式会社JTBは、旅行業などを通じて培ってきたノウハウや組織力を活かし、学校・教育機関向けサービスを提供しています。具体的には、留学・グローバル化推進関連業務、旅費計算業務、入試関連業務、学会・会議などの事務局業務の依頼が可能です。抜本的な業務プロセスの見直しや本格的な国際交流事業、大規模なイベント開催などを実施したい場合、相談してみましょう。
タスカル
出典：タスカル
対応業務一例 | ・スケジュール調整業務 |
タスカルは、経理やメール代行、パンフレット作成、ホームページ更新など、大学事務に関する業務を幅広く依頼できるオンラインアシスタントサービスです。月に10時間単位で契約することが可能で、月額27,500円から利用できます。初回打ち合わせで依頼する業務を整理でき、即日スタートが可能なため大学職員がコア業務に集中できる環境がスムーズに整うでしょう。
大学事務をアウトソーシングして、コア業務に集中しよう
大学事務をアウトソーシングすることで大学職員の業務負荷が軽減し、コア業務に集中しやすくなります。アウトソーシング先によってサービスの特徴は異なるため、複数のサービスを比較してみましょう。
多岐にわたる大学事務の効率化には、バックオフィス業務を丸ごと依頼できるオンラインアシスタントサービスの活用もおすすめです。限られた人員で業務品質を高めるためにも、利用を検討してみましょう。
