現代は仕事でもプライベートでも膨大な情報を管理しなければなりません。しかし、ドキュメント管理や表計算、タスク管理などの多種多様な作業を、別々のツールやSaaSで行うのは非常に煩雑ではないでしょうか？
無料かつノーコードが魅力のNotionを使えば、上記の情報を一括で管理することも可能です。
本記事ではNotionを初めて利用される方向けにツールの特徴や基本的な機能・使い方を解説します。この記事を読めば、Notionの基礎知識が身につき自分自身の情報管理に活用できるようになります。
Notionとは？
一般に業務で使うツールは目的別に使い分けているケースが大半かと思います。例えば、テキスト作成にはWordやGoogleドキュメント、表計算にはExcelやGoogleスプレッドシート、タスク管理にはTrello、ファイル管理にはGoogleドライブやDropboxという感じです。
もちろん、これらのサービスはどれも優れており業務を効率化してくれるでしょう。
しかし、作業ごとに別のツールを使っていると時には不都合も起きてしまいます。作業が変わるたびに他のツールにログインしなければならなかったり、情報の連携ができなかったりというのは困った問題です。
この点、Notionの目指すのは「all-in-one workspace」です。業務に必要なツールをひとまとめにすることです。ひとつのワークスペースで全ての業務が完結するのは業務効率化の究極的な形といえます。
Notionがリリースされたのは2018年と比較的新しいです。しかし、その使い勝手の良さから瞬く間に世界中でユーザーを獲得し、現在は全世界で400万人以上に利用されています。この数字からもNotionの使いやすさ、便利さが群を抜いていることが推察できます。
Notionの登録方法
公式サイトにアクセスして、メールアドレスを入力し「sign up」をクリックしましょう。アカウント登録するためにはGoogleアカウント・Appleアカウント・メールアドレスのどれかを登録すれば大丈夫です。スマホやタブレットのアプリからもサインアップできます。
出典：Notion
アカウント作成後、個人ページが作成されます。個人ページの構成ですが、メインページを中心に画面の左側がサイドバーになっています。サイドバーにある各ページをクリックすれば開くことができます。各々のページにはタイトルが入ります。
アイコンやカバー画像を変更でき、自分好みにカスタマイズできます。ページのメイン部分は様々な種類のブロックで構成されます。
Notionはどんなことに使えるのか？
Notionのカバーする作業領域は実に幅広いです。日々の業務で頻出する「メモ、プロジェクト管理、タスク管理、ToDoリスト、データ管理」などを一括で行えるアプリです。
タスク管理をオールインワンで行えるのが強みです。カスタマイズ性にも優れており、適切に使いこなせればユーザーの思い通りの仕様に変えられます。
Notionでできることをあげると以下のとおりです。
①ドキュメント機能
GoogleドキュメントのようにWeb上で文章を作成できます。メモ帳のようにテキストを羅列するだけでなく、適宜装飾も入れられます。
文字入力はツールメニューから行います。タイトルを使ったり、リストの作成もできるので、自分好みにアレンジできます。
画像や動画、webサイトのリンクを埋め込むこともできるので表現できる幅も広いです。ページの中にページを作成する階層構造を作れるので、カテゴリ別にメモを分けて保存できます。
② データベース機能
Googleスプレッドシートや Excelのようにデータを保存・管理できます。表示機能も、リスト形式・カレンダー形式・タスクボード形式から自由に選べます。目的に応じた使い分けができ、表計算にも利用できるのです。
Notionのデータベース機能に定まった使い方はなく、やり方次第で様々な使い方ができます。例えば、顧客データ管理や持ち物リスト、欲しいものリストなどです。
データベース機能では、カテゴリーやステータスを分けることができるので、見やすく管理できます。さらに画期的なのはボード形式で表示させると、ドラック&ドロップで入力データを自由に動かせることです。
③Wiki機能
複数のユーザーで共有するコンテンツの編集機能です。社内Ｗikiを作成し、社員間のコミュニケーションツールとして活用できます。
権限を持つ人のみが情報を編集できるので、勝手に情報を改ざんされてしまうリスクを防ぐことができます。
④Webクリップ機能
Webクリップとは、必要なwebサイトのページを保存する機能です。ページとデータベースどちらにもwebクリップすることができます。
保存した記事を分類したり、読み終わったかどうかのステータスを変更したりと用途に応じて管理できます。
⑤タスク管理
タスク管理というとTrelloを使っている方も多いかもしれませんが、Notionでも行うことができます。多数のテンプレートが用意されており、すぐに利用できます。自分好みにアレンジするのも簡単です。
ドラック＆ドロップで簡単に移動できるので「明日の仕事」に入れていた作業を「今日の仕事」に移動させることもできます。さらに日付指定をすることもできるので、いつまでに終わらせる作業かを指定することができます。
⑥ファイル保存機能
GoogleドライブやDropboxのようにファイルを保存できます。情報管理ツールとしての機能も持っています。自分で作成したドキュメントやシートを保存でき、他のユーザーと共有できるのです。仕事でのマニュアルやノウハウをメンバー内で共有するといった使い方もできます。
上記以外にもNotionには多様な機能が付いています。To Doリスト、メモ、カレンダー機能、画像ギャラリーなどです。このように多くの作業をワンストップで行えるNotionは万能ツールといえるでしょう。
Notionに日本語版はある？
これまでNotionは対応言語が英語・韓国語のみでしたが、その利便性ゆえに日本語化を要望する声が非常に強かったです。
これを受けて2021年10月13日にようやく日本語ベータ版がリリースされました。日本語化の設定がまだの方がいれば設定画面から簡単に変更できますので、是非試してみてください。
Notionの便利な使い方
Notionの便利さは分かったけれど、これまで使ってきたツールもあり、データの移行はどうなんだろうと心配される方もいるかもしれません。
しかし、そのような心配は無用です。Notionには充実したインポート機能が実装されています。これを利用すれば用意にデータを移行できます。これまでのデータをそのまま引き継いでツールを使用できるのです。
下記に対応しているインポート元を画像で示します。
Evernoteからインポートを行う場合のみ別途料金がかかってしまいます。注意して下さい。また、インポート機能はケータイからは利用できないので、この点も気をつけましょう。
NotionアプリとWEB版の違い
NotionはWebブラウザでも動作するのでアプリをインストールしなくても使えます。では、アプリとWEB版はどのような違いがあるでしょうか。結論からいうと両者に大きな違いはありません。
画面上のブロック要素やデータベースはアプリでもWEB版でもほぼ同じです。基本的な機能はどちらも共通しています。
敢えて違いをあげるとすれば、web版ではアドレスバーやタブなどNotionの画面以外に余計な情報が表示されているのに対して、アプリはNotionに関する情報しか画面に表示されないことです。
アプリの方がシンプルな画面表示になっています。このため人によっては作業に集中しやすいという印象を持つ人もいるかもしれません。
Notionの料金プランは？
これだけ充実した機能が実装されていると料金がやや気がかりになってしまいます。料金プランは下記の通りです。
基本となる機能は全て無料で使用できます。ただし、無料プランの場合アップロードできるファイルが5MBまでだったり、使用できるブロック数が1000個までという感じでやや制限されてしまいます。そこで、まずは無料版で使ってみて、気に入れば有料版に移行するのが良いと思います。
各プランの特徴は次のようになります。
・パーソナル：ドキュメント作成と管理を行いたい個人ユーザー向けプランです。
・パーソナルPro：ファイルのアップロードに上限なし。Notionを使いこなしたい個人ユーザー向けプランです。
・チーム：チームメンバーで共有して作業を行いたい企業向けプランです。
・エンタープライズ：セキュリティ面とサポート機能が強化された大規模企業向けプランです。
こんな人におすすめ
Notionは、複数デバイス間で情報管理をスムーズに行いたい人におススメです。例えば、自宅やオフィスではPCでアプリを使用し、移動中はスマートフォンやiPadで閲覧・編集を行うような場合です。OSもMac、Windows、iOS、Androidに対応しています。
Notionでのサイト制作、運用ならタスカルに
本記事ではNotionの概要や基本的な使い方を紹介しました。まずは無料プランを利用してみて、自分がしたいことを実現できるかどうか確認してみてください。
Notionを使って実際にWebサイト制作をする知識がない、ページの運用・管理に手間がかかっているという方はオンラインアシスタント「タスカル」にアウトソーシングもご検討ください。
