中小企業におすすめの進捗管理ツール11選を徹底比較！

業務で成果を上げるためには適切な進捗管理が必須です。中小企業では小規模な事業を扱うことが多く、進捗管理も社員各自に任されていることが少なくないです。

たしかに、案件が少ないうちはこれでも問題ないでしょう。しかし、管理すべき案件が増えるにつれて一元的な進捗管理の必要性が高まります。もし、まだ進捗管理ツールを活用していない中小企業があれば、業務効率化のために導入する必要性は高いです。

この記事では中小企業の担当者向けにおすすめの進捗管理ツールを紹介します。進捗管理ツールを導入すれば業務の可視化や情報共有などのメリットも多いです。 ツールについての知識を得て、自社に最適な進捗管理ツールを選んでください。

１、進捗管理ツールとは？

進捗管理ツールとは、プロジェクトの進捗・スケジュール管理・ 目標管理など様々な管理業務を一元管理するツールです。

これまで業務の進捗は社員同士の連携によって管理されてきました。しかし、大きなプロジェクトになるとチーム内での情報共有が難しいという課題がありました。

進捗管理ツールを活用すれば、業務を可視化できるうえに情報の共有化も可能です。必要な作業を把握して、それぞれの過程でどのような業務が求められるか明確化できます。こうすればチームメンバーが相互に進捗を把握してプロジェクトを効率的に進められるのです。

２、進捗管理ツールのメリット

【メリット①】進捗状況の可視化

チームメンバーがどれくらいタスクを進めているかリアルタイムで確認できます。進捗が分かれば、メンバー同士でフォローし合えます。ツールによってはアラート機能があり、注意喚起を行います。 業務の進捗状況が可視化されると、全体の進行を把握でき、業務課題にも迅速に対応できるでしょう。

【メリット②】情報の集約

進捗管理ツールを利用すると、ツール上に情報が集まります。例えば、タスクの進行状況や目標までの差分、現在の業務課題などです。チームメンバーがツールを共有しており、情報を一元化できるのです。ツールを見れば業務に関する全ての情報を把握でき、業務の効率化に直結します。

【メリット③】チーム内での情報共有

業務に関する情報を進捗管理ツールに集約すれば、チームメンバーで情報共有できます。業務状況をひとつのツールで確認できるので個別に連絡を取り合う必要もなくなります。また、連絡事項についてツール上に記録が残り、チーム内での見解の齟齬も避けられます。

３、進捗管理ツールを選ぶ際のポイント

【ポイント①】クラウド型orインストール型

クラウド型は、クラウド上にシステムを構築します。新たに自社のサーバーにシステムを構築する必要がなく、導入コストを節約できるのがメリットです。また、社員同士の共有が容易で情報をやり取りしやすいです。また、システムがクラウド上に存在するのでアップデートも提供元が行います。ただ、これはデメリットでもあり、自社向けにカスタマイズしにくいという問題は残ります。

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築します。自社仕様にカスタマイズしやすいのがメリットです。一方、新たなシステムの構築が必要となり、導入コストがかかってしまいます。また、自社のサーバーの容量を消費してしまうのもデメリットです。

【ポイント②】ツールの使いやすさ

進捗管理ツールは一般に複数のチームメンバーで共有します。中にはITリテラシーの低い人が含まれることもあるでしょう。このため、ツールが多機能で便利であったとしても、複雑な操作が求められる場合、チーム内でツールを共通して用いること自体が難しくなります。場合によっては、操作マニュアルの作成が求められるかもしれず、逆に業務負担が増えることになりかねません。

そうだとすれば、ガントチャートやグラフ、カンバンなどできるだけ視覚的にわかりやすい画面構成が求められます。ツールを選ぶ際のポイントとして、操作画面の見やすさ、使いやすさは重要です。実際にツールを使ってみてIT初心者でも直感的に操作できるかを確認してください。

【ポイント③】テンプレートの豊富さ

テンプレートが用意されていると、すぐにツールを使いこなせます。ゼロから表を作成する手間を考えるとテンプレートがあれば大幅な時短となるでしょう。また、ツールによっては営業やマーケター向けのテンプレートが用意されており、さらに使い勝手は良いです。ツール選択のポイントとしてテンプレートが豊富に用意されているかどうかは重要です。

【ポイント④】コスト

進捗管理ツールには無料のものから数百万円単位の導入コストがかかるものまであります。料金は利用人数に応じて決まることが多いです。もっとも、ツールは安ければ良いわけではなく、自社にとって必要な機能を備えているか見極めてください。また、基本料金が安くてもサポートやアップデートにプラスアルファのコストがかかることがあるのは注意すべき点です。

【ポイント⑤】セキュリティ

セキュリティ面ではデータの流出が最大の問題です。データをやり取りする場合に暗号化されているか、データの保存場所はどこかを事前に確認しなければなりません。個人情報保護は企業の信用に関わります。だからこそ高いセキュリティを備えたツールを選ぶべきです。

４、おすすめの進捗管理ツール１０選を徹底比較！

（１）Trello

カンバン方式に特化しており、 作業の進捗をメンバー全員で共有できます。作業の進行に応じて「未着手」「作業中」「完了」などと記載されたカードを使用します。また、アドオンが豊富に用意されており、カスタマイズの自由度も高いです。国内のIT企業で多く利用されており、ツールとしての完成度の高さがうかがわれます。

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（２）Notion

海外を中心に利用されています。日本では馴染みが薄いかもしれませんが、カスタマイズ性が高く利用価値は大きいです。500以上の他社ツールと連携できます。 デフォルトでの利用はカンバン方式となりますが、自分好みにアレンジ可能です。 ただし、欠点として日本語版への対応が遅れていることがあります。

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（３）Googleスプレッドシート

進捗管理に特化したツールではありませんが、テンプレートやアドオンを利用して進捗管理ツールとしても活用できます。テンプレートは進捗管理用に編集されたものが無料で配布されています。またアドオンも「Projectsheet Planning」を無料で利用できます。利用者が多く、共有が容易である点は大きなメリットです。

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（４）Asana

フリープランもあり、15人までストレージを無制限に利用できます。標準設定は小型式ですが、ガントチャート・カレンダー・カンバンなど好みの形式にカスタマイズ可能です。チームメンバーを一覧表示でき、タスクの進捗管理を視覚的に行えます。チームとしてのタスク管理に向いているツールです。

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（５）Chatwork

一般にはビジネスチャットツールとして認識されていますが、進捗管理ツールとしても利用できます。メンバーを招待して、チャット内にタスクリストを作成してます。タスクが完了すればメンバーに通知を送り、お互いの進捗管理を行います。

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（６）Jooto

進捗管理をカンバン方式やガントチャート、リストで行います。業務に応じて最適な表示形式を選択できます。Jootoの特徴は複数のプロジェクトを一元的に管理できることです。ガントチャート方式を用いると納期の管理も容易でしょう。複雑な案件を遂行するときに有益なツールといえます。幅広いOSやブラウザに対応しており、使用の幅は広いです。

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（７）Brabio!

ガントチャートに特化した進捗管理ツールです。シンプルな機能で直感的に操作できます。操作性の高さは「ガントチャートを作ればエクセルの10倍速い」 というキャッチコピーからもわかります。最大で5人までであれば無料で使えます。

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（８）Stock

進捗管理に加えて、情報のストックと共有を行います。公式サイトによると「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解決します。ノート機能によってテキスト情報を残したり、チャット機能でメンバー間のやり取りを記録に残せます。進捗管理もシンプルな操作性でIT初心者でもスムーズに行えるでしょう。

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（９）Backlog

進捗管理に特化しており、ガントチャートで進捗管理を行います。視覚的な操作性で、ガントチャートを直感的に作成できます。また、課題管理機能も備えており、業務課題の共有も可能です。

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（１０）Todoist

シンプルなレイアウトで、初心者にも使いやすいツールです。カンバン方式とリスト方式の両方に対応しています。必要最小限の機能でタスク管理を行います。チーム内にIT初心者が多い場合には利用価値が大きいでしょう。

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（１１）Chat&Messenger

Chat&Messengerは、ビジネスチャット、Web会議、ファイル共有、スケジュール、文書管理、勤怠管理を一つのプラットフォームで統合した国産グループウェアです。
複数のアプリケーションを使い分ける手間がなくなり、チームワークと生産性が格段に向上します。
Chat&Messengerは、企業内のビジネスコミュニケーションを一新し、効率的で生産的なワークフローを実現します。

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５、まとめ

事業を拡大していきたい中小企業にとって、中規模以上のチームでの進捗管理は大きな課題です。進捗管理ツールの導入は、業務課題解決の助けとなるでしょう。しかし、一言で進捗管理ツールといっても様々なツールがあり、機能も異なります。万一、ニーズに合わないツールを選択してしまうとプロジェクトの進行に大きな支障となるでしょう。

この記事で取り上げたツールはどれも定評のあるものです。ツールの特徴も記事中で示した通りです。記事内容を参考にして、自社のニーズに合った最適なツールを選択して下さい。