GoogleドキュメントとWordは、どちらも文章作成ツールです。Googleドキュメントは、Googleが無料提供している文章作成ツールになります。Googleアカウントを作成するだけで簡単に文章作成が可能です。
同じような文章作成ツールとして、Microsoftが提供しているWordというツールがあります。この2つの文章作成ツールにはどのような違いがあるのでしょうか？
本記事では、GoogleドキュメントとWordの違いや特徴について解説します。活用場面についても紹介するので、GoogleドキュメントとWordどちらを利用するか迷っている方はぜひ、参考にしてください。
１、GoogleドキュメントとWordの違いとは？
以下ではGoogleドキュメントとWordの下記の項目の違いについてまとめました。各々を順番に解説します。
- インストールが必要かどうか
- コストがかかるかどうか
- 保存がリアルタイムかどうか
- フォント数
- 共同編集機能
（相違点①）インストールが必要かどうか。
WordはMicrosoftが提供しているofficeソフトのなかに入っているアプリケーションです。そのため、PCにインストールしなければなりません。一方、Googleドキュメントはインターネットブラウザを使って操作するので、インストール不要です。インターネット環境さえあれば、閲覧や編集までさまざまな操作が可能です。
（相違点②）コストがかかるかどうか。
Wordはofficeライセンスを購入するか、サブスクリプションとして有料でWordを契約する必要があります。一方、Googleドキュメントはインターネットブラウザを使用して操作します。そのため、ソフトウェアをインストールする必要もなく無料で利用できます。Googleドキュメントに関しては、インターネット回線の不具合さえ起こらなければ問題なく使えるでしょう。
（相違点③）保存がリアルタイムかどうか。
Googleドキュメントはクラウドサービスを利用して、データを自動保存してくれます。そのため、自分自身でその都度、保存操作をする必要はありません。編集履歴も自動保存してくれるので、戻りたい時点まで編集状態を戻すことも可能です。
一方、Wordは自身のPCにデータ保存をおこないます。このため、保存作業もその都度、自分でおこなわなければなりません。また、Wordでは編集履歴が保存されないので、エラーになってしまった場合は編集をやり直す必要があります。
（相違点④）フォント数
Wordの最大の特徴は、フォント数の多さです。日本語のフォントだけで数十種類以上用意されていて、ポップなフォントやおしゃれなフォントまで幅広く用意されています。
これに対してGoogleドキュメントの日本語フォントは6種類しか用意されていません。ポップなフォントやおしゃれなフォントもありません。フォントについてはWordのほうが優れているといえます。
（相違点⑤）共同編集機能
Googleドキュメント最大の特徴は、グループでの共同編集機能がついている点です。URLさえ提示すれば、グループの他の人も編集や修正をおこなえてコメントなども残せます。リアルタイムで編集状況が反映されるので、非常に便利です。
一方、Wordはファイル自体をメールやチャットでやりとりしなければならないので、共同編集はできません。編集を重ねるたびに、いくつものバージョンのWordファイルが増えることになります。
２、Googleドキュメントが向いている人の特徴とは？
Googleドキュメントは、共同編集作業が多い人におすすめです。最近は新型コロナウィルス感染拡大の影響でリモートワークが増えました。共同編集機能があることで、他の人が編集した部分を間違えて削除してしまったり、編集のタイミングが被ってしまったりということを防ぐことができます。
Googleドキュメントは変更履歴が自動で保存され、同時編集も可能なので共同で効率よく作業を進めたいという方には非常に便利です。
３、Wordが向いている人の特徴とは？
Wordは、さまざまな種類のフォントによって表現度の高い文章を作成したい方におすすめです。Wordはオフライン操作になるのでGoogleドキュメントよりも処理スピードが速く、数十種類以上のフォントも用意されています。
たくさんのフォントを使い分けることで、読み手の印象も大きく変わります。バリエーションに富んだ文章を作成できるので、自分自身が理想とする文章表現をすることができるでしょう。
４、GoogleドキュメントとWordはどっちがいいか？
ここまで紹介したように、GoogleドキュメントとWordは、それぞれにメリットやデメリットが存在します。インストールの有無やコスト問題、データの保存状態やフォントの種類などさまざまな違いがあります。文章作成をおこなっている環境や目的によって、GoogleドキュメントとWordのどちらを選択したらいいのかが変わってくるでしょう。
インターネット環境があまりよくなかったり、容量の関係でPC本体にデータ保存ができない場合もあります。そのため、自身の環境を再度、確認して自分自身に合った文章作成ツールを選択することをおすすめします。
５、1人社長がGoogleドキュメントを活用できる場面とは？
1人社長がGoogleドキュメントを活用できる場面は、下記の3点です。それぞれ順番に解説します。
- オンラインMTGでの議事録作成
- 顧客情報の集約
- 業務マニュアルの作成
（場面①）オンラインMTGでの議事録作成
Googleドキュメントは、オンラインMTGでの議事録作成にも活用可能です。Googleドキュメントには共同編集機能があります。そのため、オンラインMTGをしながら複数人で文章作成および編集や修正をおこなうことができます。また、編集内容の自動保存もおこなってくれるので、大切なMTGの議事録内容が消えてしまうということもありません。
（場面②）顧客情報の集約
社内で顧客情報ファイルを作成し、社員全員に編集権限を付与すれば顧客情報の集約を効率的に行えます。例えば、営業担当社員が契約を獲得した場合、すぐに情報を入力すればスムーズに部署間で情報を共有できるのです。
（場面③）業務マニュアルの作成
Googleドキュメントは、業務マニュアル作成にもおすすめです。マニュアルは定期的に更新されるものです。編集が面倒な文章作成ツールだと、古いマニュアルのままになってしまうことも多いでしょう。この点、Googleドキュメントは内容の追記も簡単ですし、編集権限もすぐに変更できるのでマニュアル管理に向いています。そのまま印刷もできるので、オフラインでの保存も可能です。
6、まとめ
本記事では、GoogleドキュメントとWordの違いについて解説するとともに、それぞれの特徴についても詳しく紹介しました。GoogleドキュメントとWordは同じ文章作成ツールですが、使い方や利用シーンによってどちらを利用するべきかは変わります。それぞれにメリットやデメリットがあるので、自分自身に合ったツールを選択することが大切です。
この記事を参考にしていただき、GoogleドキュメントとWordの違いを理解するとともに、自分自身がどちらの文章作成ツールに向いているか検討してみてはいかがでしょうか。
