タスカルでは2023年11月に外国語案件に対応するチームが発足し、翻訳を始め、英語での採用業務・リサーチ等の幅広い業務に対応しています。
今回はタスカル・外国語チームの仕事術について、チームリーダーのソリスさんにお話を伺いました。
役職と担当業務
ー役職と担当しているチームについて教えて下さい。
外国語チームのリーダーと、事務チームのディレクター、セールスチーム商談部門のフロントスタッフを担当しています。外国語チームは私が2023年11月に立ち上げた新しいチームです。
外国語チームは外国語案件の増加に対応するのが目的で立ち上げられました。他にも、外国語案件に対応する海外在住のスタッフが時差が理由で案件が決まらず離脱してしまうために、人的リソースが不足するといった状況の改善も目的です。
ポイント①翻訳以外にも幅広い業務に対応する外国語チームの特徴
ー外国語チームでのリーダーの役割は他のチームのディレクターと同じですか？
外国語チームは、リーダーである私の所に入ってきた案件を、スタッフに分配してアサインするフローになっています。他のチームはやりたい人が手をあげるといったフローでアサインされることが多いので、その点は少し異なりますね。
ー外国語チームで対応している言語、チームのメンバー構成、担当業務内容について教えて下さい。
外国語チームは、現在、英語、韓国語、中国語が対応可能です。スタッフは15人ぐらいで、5〜6人が海外在住のスタッフです。依頼される言語は8割程度が英語です。
業務内容は多くが翻訳の案件になります。翻訳案件以外では、YouTubeの字幕付けから外国語テキスト作成のお手伝い、スカウト送付などを含めた英語での採用・求人業務の代行、海外サービスのリサーチといった依頼があります。
ポイント②安さとヒアリング力がタスカルの魅力
ー翻訳会社との違いや、外国語案件をタスカルに依頼するメリットを教えて下さい。
まず、価格が安いと思います。翻訳会社で頼むと基本的には文字単価が多いのですが、タスカルはかかった工数や時間で単価が決まっていくシステムです。
また、翻訳会社は文献を調べたり取材までカバーすることはあっても、ヒアリングはあまりしないと思います。
一方で、タスカルは「この箇所はこういう風に翻訳してほしい」「ここの口調はこういう感じで」といったヒアリングでコミュニケーションを取りながら作業を進めていきます。こうした点が、タスカルを選択するメリットになっていると感じます。
ークライアントの期待値調整でコツなどはありますか？
誤解を恐れずに言えば「適切な期待値を設定する」ということですかね。初めの段階で、出来ることと出来ないことを明確にお伝えすることで認識の齟齬を防ぐことにも繋がりますし、結果的にお客様にもメリットをお届けできると感じています。
ポイント③クライアントと二人三脚で業務に取り組む仕組みを構築
ークライアントとの対応で重要視されていることはありますか？
タスカルが提供しているサービスは、クライアントからボールを投げてもらうことで、うまく動けるシステムです。逆に、クライアントからボールを投げてもらえなかったら、タスカルは何もできない。その点は丁寧にお伝えしていますね。
そうして丁寧にシステムを説明することで、クライアントもだんだんタスカルへの依頼方法に慣れてくださるし、慣れてくださると徐々にこちらが巻き取る時間も早くなり最終的に無駄な工数が減っていくと感じます。
ー具体的にはどんな対応をされているのでしょうか？
例えばクライアントから工数のご相談をされた時には、曖昧なまま走り出すのではなく、必要な工数をはっきりと伝えるよう意識しています。
また、納期に関しても「1から10までの範囲を全てタスカル側で対応するのであれば納期はプラス3日ぐらい必要で、1から7までの対応でよければその日まで対応可能です」といった伝え方をすることがあります。
また、オンラインのミーティングでは、画面共有して一緒にマニュアルやフローを作成する作業に参加してもらい、複数の案から良いものをクライアントに選んでもらうといった対応もしています。決定プロセスに参加してもらうことで、何かトラブルが起きた時に責任の所在も明確になり、フローを改善する際にも改善点を発見しやすくなるからです。
ポイント④スタッフのスキルや能力を把握し適切なアサインを実現する
ーリーダーとしてチームをまとめていく上で大切にしてることはありますか？
スタッフさんがタスカルの中で楽しく業務ができるよう、環境整備に気を配っています。実績を積み重ねることで、名前が広まると、一部の人に案件が集中する状態に陥りやすい傾向にあります。そのため社内の調整システムを活用し、リーダーとしてもバランス良く仕事が配分されるアサイン方法を模索していますね。
スタッフさんが楽しんで業務に臨めないとクライアントワークにも支障が出てきます。業務過多になれば、単純作業に感じたり、負担に思ったりすることもあるでしょう。その点、バランスよくアサインできるようになると、それぞれのメンバーが丁寧に対応できるようになると感じます。
ースタッフのスキルや能力はどのように把握しているのですか？
日本語から英語の翻訳は得意でも、英語から日本語への翻訳は日本語のボキャブラリー不足でクオリティが下がるといったスタッフもいます。その辺りの語彙力の有無は、日々の日本語でのコミュニケーションの中で見極めていますね。また、チームに加入してもらう際の面談でも、その人の好き嫌い、バックグラウンドなどを確認しています。
ースタッフが離脱しないように、何か工夫されていることはありますか？
翻訳案件は依頼頻度がそれほど高くありません。そのため、依頼が入らない状況が続くようなことがあれば、仕事がなくて離脱するスタッフも出てきます。その対策として、外国語チームの業務と並行して、一般的な事務案件などもアサインさせてもらっています。
事務案件でスタッフの得意分野を観察しておくと、例えば英語での経理業務案件が入ってきたときは、経理のスキルも持っている外国語チームのスタッフをアサインできるようになります。そうすると、それぞれのスキルや能力の点と点が繋がって線になっていくように、キャリアアップもしやすくなると思っています。
また、外国語チームは少数精鋭の15人のメンバーなので、人数の多い事務チームとは異なりスタッフとも2ヶ月に1度くらいの頻度で面談を実施し、業務に関わるレクチャーなどでも顔を合わせる機会を作れます。その中で悩みを打ち明けてもらったり、業務時間の把握をしたりしています。
ポイント⑤感覚的に捉えていく作業の進捗調整・進行管理の仕組みづくり
ー作業の進捗調整や進行管理はどのように実施されていますか？
作業の進捗調整に関しては、ルーティンワーク以外の単発案件はアサインされたらNotionでタスクを追加し、スタッフと自分にリマインドが行く設定にしています。
進行管理に関しては、社内のタイムカードで観察しています。タイムカードで着手しているようであればそのままで、着手していないようだったらスタッフに進捗報告を促す感じでメンションします。
ー納期スケジュールの調整で工夫してることはありますか？
意識して管理していくと「どの案件にどれぐらい時間がかかる」ということは、その都度スタッフに確認しなくても感覚的にわかるようになります。そうするとスタッフに見積もりを出してもらうプロセスも省けるので、作業効率が高められていると思います。
