限られた人員で多くの業務をこなすスタートアップや中小企業にとって、報告書や書類の作成は大きな負担となることがあります。そんな課題を解決する手段として、報告書・書類作成代行サービスの活用が注目されています。専門的な知識やスキルを持つプロフェッショナルに業務を委託することで、業務の効率化と品質向上を実現できます。
本記事では、報告書・書類作成の代行サービスの種類や選定ポイント、導入プロセス、注意点を詳しく解説し、おすすめの6社をご紹介します。業務効率化を目指す企業の方は、ぜひご覧ください。
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報告書・書類作成代行とは？
報告書・書類作成代行とは、企業や個人が必要とする各種書類の作成を、専門の業者やフリーランスに依頼するサービスです。これにより、書類作成にかかる時間や労力を削減し、業務の効率化を図ることができます。
例えば、営業報告書、会議の議事録、契約書、提案書、プレゼンテーション資料など、ビジネスシーンで頻繁に使用される書類の作成も代行してもらえます。また、専門的な知識や資格が必要な書類についても、対応可能な業者が存在します。
このサービスを利用することで、社内のリソースをコア業務に集中させることができ、業務全体の生産性向上につながります。特に、書類作成に慣れていない方や、時間的な制約がある場合に有効です。
報告書・書類作成代行サービスの主な種類と特徴
書類作成代行サービスには、依頼内容や目的に応じてさまざまな種類があります。以下に主なサービスの種類とその特徴をご紹介します。
1. 一般的なビジネス文書の作成代行
報告書、議事録、マニュアル、提案書など、日常的に使用されるビジネス文書の作成を代行するサービスです。これらの文書は、明確な構成や適切な表現が求められるため、専門のライターや事務スタッフが対応します。依頼者の要望に応じて、文書の校正やフォーマットの整備も行われます。
2. 専門的な知識や資格が必要な書類の作成代行
法律文書や税務書類、登記関連書類など、特定の資格や専門知識が必要な書類の作成を代行するサービスです。例えば、行政書士や司法書士、税理士などの有資格者が対応することで、法的な要件を満たした書類を作成できます。依頼する際は、業者が該当する資格を有しているか確認することが重要です。
3. デザイン性を重視した資料作成代行
プレゼンテーション資料やマーケティング資料など、視覚的な訴求力が求められる書類の作成を代行するサービスです。デザイナーやクリエイターが、情報の整理からデザインまで一貫して対応し、魅力的な資料を作成します。企業のブランドイメージや目的に合わせたカスタマイズが可能です。
4. データ入力や集計業務の代行
アンケート結果の集計、顧客情報の入力、売上データの整理など、定型的なデータ処理業務を代行するサービスです。大量のデータを正確かつ迅速に処理することで、業務の効率化を図ることができます。特に、短期間での大量処理が必要な場合に有効です。
これらのサービスを選択する際は、依頼内容や目的に応じて、業者の専門性や実績、対応範囲を確認することが重要です。また、料金体系や納期、セキュリティ対策なども考慮し、信頼できる業者を選ぶことが成功の鍵となります。
報告書・書類作成代行サービス導入の7プロセス
報告書・書類作成代行サービスを導入する際には、全体の流れを把握し、各ステップでのポイントを理解することが重要です。以下に、導入プロセスを7つのステップに分けてご紹介します。
1. 業務の棚卸と委託範囲の明確化
まず、社内でどの業務を外部に委託するかを明確にする必要があります。報告書や書類作成に関する業務を洗い出し、どの部分を代行サービスに依頼するかを検討します。例えば、定型的な報告書の作成や、特定のフォーマットに沿った書類の作成など、業務の特性や重要度に応じて委託範囲を決定します。
2. 業者の選定と比較検討
次に、代行サービスを提供する業者を選定します。業者の実績や専門性、料金体系、対応可能な業務範囲などを比較検討し、自社のニーズに最適な業者を選びます。また、過去のクライアントの評価やレビューも参考にすると良いでしょう。
3. 業務内容の詳細な打ち合わせ
業者が決定したら、具体的な業務内容について詳細な打ち合わせを行います。報告書や書類の目的、使用するフォーマット、納期、品質基準などを明確に伝え、業者と共通の認識を持つことが重要です。この段階で、業務フローや連絡手段、進捗報告の方法なども取り決めておくと、後の業務がスムーズに進行します。
4. 契約の締結とセキュリティ対策
業務内容が確定したら、正式な契約を締結します。契約書には、業務範囲、報酬、納期、品質基準、秘密保持条項などを明記し、双方の合意を得ます。特に、機密情報を取り扱う場合は、情報漏洩防止のためのセキュリティ対策や、秘密保持契約（NDA）の締結が重要です。
5. 業務の開始と進捗管理
契約締結後、業務が開始されます。業者との連携を密にし、進捗状況を定期的に確認することで、業務の品質を維持し、納期を遵守できます。また、業務中に発生する問題や変更点については、迅速に対応し、柔軟に対応することが求められます。
6. 成果物の確認とフィードバック
業者から納品された報告書や書類を確認し、品質や内容に問題がないかをチェックします。必要に応じて修正を依頼し、最終的な成果物を確定します。また、業者に対してフィードバックを提供することで、今後の業務改善や品質向上につながります。
7. 継続的な評価と改善
代行サービスの導入後も、定期的に業務の評価を行い、改善点を洗い出すことが重要です。業者とのコミュニケーションを継続し、業務の効率化や品質向上を図ることで、より良いパートナーシップを築くことができます。
報告書・書類作成代行サービスを導入する際の注意点
報告書・書類作成代行サービスを導入する際には、業務効率化や専門性の向上といったメリットが期待できますが、一方で以下のような注意すべき点も存在します。
- 情報共有の徹底：業者に対して、業務内容や目的、期待する成果物について正確かつ詳細な情報を提供することが重要です。不明確な指示や情報不足は、成果物の品質低下や納期遅延の原因となります。
- 社内ノウハウの蓄積：業務を外部に委託することで、社内のノウハウが蓄積されにくくなる可能性があります。重要な業務や戦略的な業務については、社内での対応を検討し、必要な知識やスキルを維持することが求められます。
- セキュリティ対策の確認：機密情報を取り扱う場合、業者のセキュリティ対策が十分であるかを確認することが必要です。情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑えるため、業者のセキュリティポリシーや対策を事前に確認しましょう。
- 公的文書の作成には資格が必要：官公署に提出するような公的文書の作成は、行政書士や司法書士、税理士など、特定の資格を有する者しか扱えない決まりになっています。依頼する前には、有資格者が在籍しているかを確認することが重要です。
これらの注意点を踏まえ、書類作成代行サービスを導入する際には、業者の選定や契約内容の確認、社内体制の整備などを慎重に行うことが重要です。適切な対応を行うことで、業務効率化や品質向上といったメリットを最大限に活かすことができます。
おすすめの報告書・書類作成代行サービス6選
本記事では、特におすすめの報告書・書類作成代行サービスを6つ紹介します。それぞれのサービスが、どのような企業におすすめなのかを簡潔にまとめました。
- タスカル…業務量が少ない中小企業やスタートアップ企業で、必要な時に柔軟に書類作成を依頼したい企業
- グロップ（GROP）…大量の報告書や定型書類の作成を外注し、業務効率化を図りたい中堅・大企業
- ドキュメントプラス…プレゼン資料や提案書などのビジネス資料を、コストを抑えて高品質に仕上げたい企業
- バーチャルプランナー…企画構成からデザインまで一貫したサポートを求める企業や、専門性の高い資料作成を必要とする企業
- C-slide（シースライド）…短納期で営業資料やマーケティング資料を作成したいスタートアップやベンチャー企業
- パワポデザイナー… 視覚的に訴求力のあるプレゼン資料や企画書を作成したい企業
タスカル
| 料金（税込） | 特徴 |
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タスカルは、株式会社Colorsが提供するオンラインアシスタントサービスで、報告書やプレゼン資料、見積書など、さまざまな書類作成業務を代行しています。 月10時間からの柔軟なプラン設計で、業務量に応じた利用が可能です。
未使用の時間は翌月に繰り越せるため、業務量の変動がある企業にも適しています。 初期費用が不要で、最短即日から業務を開始できる点も魅力です。 一人社長やスタートアップ企業など、限られたリソースで業務を効率化したい方に最適なサービスです。
グロップ（GROP）
出典：グロップ
| 料金（税込） | 特徴 |
（業務内容や規模によって変動） |
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グロップは、長年の経験と実績を持つ代行サービス企業で、デザイン専門のスタッフが在籍し、見た目の整ったわかりやすい資料の作成に自信があります。
請求書の大量作成やアンケートのデータ分析など、幅広い業務に対応可能で、業界を問わず多くの企業が利用しています。初めての書類作成代行で不安な方でも、電話での無料相談が可能です。
ドキュメントプラス
出典：
| 料金（税込） | 特徴 |
1～10ページ：（基本料金無料）＋（3850円×ページ数） ※ページ数には表紙を含む |
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ドキュメントプラスは、プレゼンテーション資料の作成を専門とする代行サービスで「PowerPointプレゼンテーション技能認定試験上級」などの有資格者が制作を担当します。
料金内での修正回数は無制限で、納得いくまで対応してもらえるため、安心して依頼できます。また、基本料金と制作料金のわかりやすい料金体系で、他社より比較的リーズナブルな価格設定となっており、コストを抑えたい企業におすすめです。
バーチャルプランナー
出典：バーチャルプランナー
| 料金（税込） | 特徴 |
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バーチャルプランナーは、企画構成からデザインまで、あらゆるビジネス資料の作成をワンストップで代行するサービスです。
営業資料、提案書、企画書、事業計画書、セミナー資料、採用説明会資料、決算説明会資料、ホワイトペーパー、マニュアル、学会発表資料など、幅広い種類の資料作成に対応しています。累計1,000社以上、3,000部以上の資料を手掛けており、豊富な実績があります。
C-slide（シースライド）
出典：C-slide
| 料金 | 特徴 |
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C-slideは、最短2日でのスピード納品が可能な資料作成代行サービスで、オプション料金がなく、シンプルな料金体系が特徴です。
営業資料やホワイトペーパーなど、BtoBのセールス・マーケティングに特化したサービスを提供しており、スタートアップやベンチャー企業を中心に利用されています。また、資料の清書のみの依頼から構成の提案まで幅広く対応しているため、目的に応じて依頼しやすいのも特徴です。
パワポデザイナー
出典：パワポデザイナー
| 料金 | 特徴 |
イラスト：5,000円～ |
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パワポデザイナーは、500社以上の制作実績を持つ資料作成代行サービスで、あらゆる業種に対応可能です。
「伝わる」デザインに特化しており、デザイナーが作成することで、視覚的に訴求力のある資料を提供しています。企画書やプレゼン資料など、伝えたい内容を効果的に表現したい企業におすすめです。
報告書・書類作成代行を活用して業務効率化を図ろう
日々の業務において、報告書や各種書類の作成は欠かせませんが、これらの作業は時間と労力を要し、他の重要な業務に集中する妨げとなることがあります。このような状況において、報告書・書類作成代行サービスの活用は、業務効率化の有効な手段となります。
例えば、オンラインアシスタントサービス「タスカル」は、報告書やプレゼン資料、見積書などの作成をはじめ、幅広い業務に対応しています。
「タスカル」のようなサービスを活用することで、書類作成にかかる時間と労力を削減し、業務の効率化を図ることができます。特に、限られた人員で多くの業務をこなす必要がある企業や、専門的な書類作成に対応するリソースが不足している場合には、代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
