RPAで生産性が向上！RPAに効果的な業務とメリットとは【最新版】

「RPA」という言葉を耳にするようになったけれど、どんな意味なのかよくわからない人も多いのではないでしょうか？

今回は、「RPA」とは一体何なのか？どんな業務に適しているのか、導入するメリットや注意点をご紹介します。

「RPA」への理解を深め、自社の業務効率化を実現するために、ぜひ参考にしてみてください。

RPAとは？

RPAとは「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語です。
簡単に言えばパソコン上でのロボットのことを意味します。

ルールエンジン、機械学習、人工知能などの認知技術を活用し、定型業務やルーティンワークなど、オフィス業務の効率化や自動化を目指して開発されています。

RPAが注目されている社会的背景の理由のひとつに働き方改革の推進があげられます。
働く人のニーズの多様化を解決し、RPAを活用して複雑な業務を自動化することにより、単純業務をミスなく効率的にできるようにし、一人あたりの生産性を高める狙いがあります。

また、日本の超高齢化社会による人手不足もRPAブームの理由として考えられます。
RPAに限らず、業務効率・向上のためにIT化やロボット導入を検討することは、今後ますます必要になっていきます。

RPAが効果的な業務

RPAを利用した業務にはclass1からclass3まで3段階あり、それぞれRPA、EPA、CAと呼びます。それぞれできる業務の内容や範囲などに違いがあり、クラスが上がるほど複雑な機能に対応できます。

class1と呼ばれるRPAは、定型業務をミスなく的確に遂行する、また複数アプリケーションの連携を必要とする単純作業を得意とします。
人事・経理・総務・情報システムなどのバックオフィスの事務・管理業務や、販売管理や経費処理などに使われています。

決められた作業フローや決まったルールに基づく業務（例えば、提出書類の不備チェック）や、
繰り返しの多い業務（例えば、データ入力やコピー＆ペースト作業）、パソコンのみで完了する業務がRPAに効果的な業務と考えられています。

RPAを導入するメリット

RPAを導入することによって、企業が得られるメリットを4つご紹介します。

メリット1：生産性の向上

RPAは人間とは異なり、24時間365日休みなく稼動できます。
また、人間に比べ、作業スピードが圧倒的に速いです。

単純作業をRPAに代行させることにより、担当者はコニュニケーションが必要とされる仕事や、クリエイティブな仕事など他の業務に時間を割くことができるようになります。

業務のすみ分けを最適化することにより、効率的に業務が行えるようになり、クオリティの高い仕事が実現します。

メリット2：人的ミスの防止

人間が行う作業には、意図せず、ミスが起こってしまうことがあります。
また、人間が集中力を持続できる時間は限られており、特に繰り返し行う作業の場合は、ミスが発生しやすく、万が一起こっても気づきにくいです。

しかし、RPAは決められたルールに基づき、一度記録した作業を正確に再現してくれるのでミスの防止につながります。
また、ロボットであるRPAはどれだけ作業しても、人間のように集中力が途切れて精度が下がると言ったこともありません。

時間のロスも防ぎ、業務品質向上にも大きく貢献してくれることが期待されます。

メリット3：コスト削減

例えば、人間が10分かかる作業が、RPAは半分以下の作業時間でできるという声が多く聞かれます。
また、RPAは時間や曜日に関係なくいつでも作業することが可能であり、設定次第で決められた日時に作業を実行することもできます。
つまり、日々の作業工数削減・残業削減・休日出勤も不要となり、その結果、人件費削減につながるという考え方ができます。

それから、企業経営の中で経費の大きな部分を占めているのが、人件費と言われています。
人間が行っていた単純作業をRPAが代わりに実施することで、25～50%の人件費削減が可能と言われています。

メリット4：人材不足の解消

少子高齢化により労働人口の減少が問題とされています。

RPAを導入することにより、このような労働人口減少の問題の解決にもつながります。

RPAは人材不足の解消、人件費削減などの目的で導入されていることが多く、数多くの企業で成功をおさめています。
特にバックグラウンド業務や、経理業務などに導入されることが多く、これまで人間が当たり前にやっていた業務をロボットが行うことで、人件費削減だけでなく、人的ミスの解消、生産性の向上も期待できます。有給取得率など労働環境の改善にもつながります。

以上のようにRPAを導入するメリットが大きいため、今後はRPA導入を検討する企業が急増していくことが予想されます。

RPA導入の注意点

RPAを導入する際の注意点としては、「どの業務」を「どんなRPAツールを利用」して「どのように導入・運用・管理」していくかを考える必要があります。

全体の業務の中でどの業務、どの部分をRPAに任せるかを検討し、それに適したRPAツールを導入する必要があります。むやみに自動化すればよいというわけではありません。

RPAの効果を高めるには、ここまではRPAに任せる、ここからは担当者が行うと、いうように線引きをすることで、業務の質を高めることができます。

RPAを業務に導入するための流れを紹介します。
現在の業務プロセスを見直し、見直したい業務が決まったら、その業務に適したRPAのツールを選び、トライアルを導入してみます。
その後、トライアルを実施した結果を踏まえて、よかったことや課題を洗い出します。
最終的にトライアルの結果から、本格的にRPAを導入する業務を確定する流れになります。

まとめ

現在企業が抱えている問題の解決につながることが多く、導入の検討をする企業が増加している「RPA」。

始めにコストがかかったり、携わるメンバーに操作方法を研修したりするなどの手間がかかってしまうものの、それ以上に人件費などコストカットや生産性の向上にも繋がるため、企業にとって貢献できる要素がたくさんあります。

RPAは人間の仕事を奪うのではなく、人間の仕事をサポートしてくれる心強い味方です。
単純作業や工数のかかる業務をロボットに任せることにより、より満足度の高い業務に力を注げるようになるのです。

RPAがもたらすメリットやリスクを確認した上で、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

もし導入に迷っていられる方、RPAの導入に少し不安があるという方は、
弊社のバーチャルアシスタントサービス「タスカル」もご検討ください。

タスカルならRPAのように、業務に関するさまざまなサポートを行えます。
相談・お試しもできますので気軽にご連絡ください。