テレワークの広まりで人事業務のアウトソーシングも加速しています。この記事では給与計算、採用、社会保険業務などを外部へ委託するメリットと注意点、おすすめサービスを紹介していきます。
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人事アウトソーシングに依頼できる業務
人事業務は、採用などを行う「人事」と、社員の労働を管理する「労務」の２つに大きく分けることができます。具体的に、どのような業務に対応しているのか詳しく見ていきましょう。
人事
■採用
採用活動の支援として、求人募集や求人広告などの媒体の管理、選考会場の準備、内定者フォローなどの業務を委託できます。
■人事戦略設計
問題を把握した上で、必要な採用数や育成数、退職数を確保する人事施策を数値で表し立案します。これにより、採用から退職までの「人の出入り」である人材フローの戦略ができあがり、会社の成長を支える基盤ができます。
■育成（研修）
研修をする場合、企画の立案や講師との打ち合わせ、資料作成や事後処理など多くの作業が発生します。研修や人材育成のプロに作業を委託することで、経営者の戦略や営業にかける時間が確保しやすくなります。
労務
■給与計算、勤怠管理
社会保険や労働保険・労働基準法などの知識が必要な業務です。毎月発生する従業員の給与の計算や勤怠を確認をします。
■社会保険業
労働関係諸法令の改正にも迅速に対応しつつ、労働保険・社会保険に関する書類作成、手続きを行います。
■入退社手続き
社会保険資格取得・喪失（健康保険・厚生年金）、雇用保険資格取得・喪失など速やかに手続をしなければ行けない業務に対応してもらえます。
人事や労務業務を総務とまとめている企業もあるのではないでしょうか。
そういった企業様にはノンコア業務や定型業務をまとめてアウトソーシングできるオンライン事務代行サービスがおすすめです。依頼する際には担当のディレクターが最適に業務遂行できるように、依頼業務と内製化する業務の整理を手伝ってくれます。
人事アウトソーシングの種類
会社の規模や業務内容によって委託する先が変わってきます。オンラインとオフラインの両方で対応できるのかもサービス選定のポイントです。依頼先としては、専門アウトソーサー、総合型BPOサービス、社労士事務所、オンラインアシスタントが考えられます。
| 依頼先 | 特徴 |
| 専門アウトソーサー | 給与計算や人事などその分野の専門家のいる企業に委託し、業務を行います。税理士事務所や顧問弁護士事務所などが請け負うケースも見られるほか、複数の分野を幅広く受託する企業もあります。 |
| 総合型BPOサービス | BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、業務遂行を外部の企業が受託することです。サービス内容は、従業員の給与・賞与計算や社会保険、年末調整、福利厚生などの手続き、採用活動などの間接部門業務です。 |
| 社労士事務所 | 労働法や社会保険に精通した専門家で、労務関連の専門業務を行います。企業を顧客にする社労士、主に個人を顧客にする社労士に大別され、企業向け社労士は就業規則や雇用契約書の作成や、社会保険に関してハローワークや年金事務所などでの書類手続きの代行をします。 |
| オンラインアシスタント | 通常社内で遂行するような非専門業務を代行してます。人事・経理などルーティンワークなどにも対応し、業務量に応じて契約ができる使い勝手の良さが好評です。 |
オンラインアシスタントには何を依頼できるのか、事例や導入までの流れや40のオンラインアシスタントサービスを別記事「オンラインアシスタント｜選び方、料金、注意点、おすすめ会社紹介」にて解説しています。ぜひご覧ください。
人事労務をアウトソーシングすべき4つの理由
人事労務関係の業務の主なものには、給与計算、採用、社員研修などがあります。アウトソーシングすることで、無駄なコストの削減の見直しをはじめ人件費・給与計算などの管理システムにかかる費用の見直しにつながります。担当者の異動・退職に影響されないのもメリットです。
- 外部のリソースを活用できる
- コスト削減になる
- コア業務に集中できる
- 法改正対応ができる
外部のリソースを活用できる
健全な会社運営には、人事労務の管理が重要です。社会保険労務士などの外部のリソースを活用することで、正しい人事業務を行えるだけでなく、社内の人事戦略を見直すことも可能です。
また人材不足に悩む企業も増えてきています。アウトソーシングであれば新たに人材を確保する必要がないため、人材確保に悩む企業にもメリットがあります。
コスト削減になる
アウトソーシングは、従来の業務フローを再確認し、無駄な業務を削減するきっかけになります。アウトソーシングする業務としない業務を切り分けるために、業務の整理や見直しが必要なためです。
また、給与計算ソフトなどの管理システムやツールの利用も含めてアウトソーシングできる場合もあります。社内でシステムを使用したり運用したりする必要がなくなるため、システムやツールにかかるコストの削減にもなるでしょう。
コア業務に集中できる
人事や労務の業務には、給与計算や社会保険の手続きのように、毎月発生するものや定例業務が数多くあります。いずれも必要な業務ではありますが、直接的または間接的に会社の売上に貢献する業務ではありません。
このようなバックオフィス業務はアウトソーシングすることで、人事戦略など会社の成長に不可欠なコアな業務に時間と工数を投入することができます。
法改正対応ができる
労働関連法令や社会保険制度は毎年のように改正されるため、その都度、社内の規定や業務フローを見直す必要がでてきます。専門的な知識が必要な領域で、対応できないと意図せず法令違反となる恐れもあるでしょう。
専門家に委託することで、新しい規定に迅速に対応できるようになるだけでなく、業務の質が向上します。
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人事労務アウトソーシング4つのデメリット、注意点
人事業務のアウトソーシングは、良いことばかりではありません。外部に委託する際の注意点をお伝えします。
- 機密情報漏洩のリスクがある
- 社内にノウハウが蓄積されない
- 金銭コストとコミュニケーションコストの負担が発生
- データ管理に問題が生じる可能性がある
機密情報漏洩のリスクがある
アウトソーシングでは、外部に社内データを持ち出すことになります。セキュリティがしっかりしているか、個人情報が安全に取り扱われているアウトソーサーか事前に確認しましょう。社内での対策として、ネットワークセキュリティを確保する、セキュリティリスクが高まる業務フローを見直してフローを確立させておくことも有効です。
社内にノウハウが蓄積されない
業務を外部に委託すると、ノウハウや知識が社内に蓄積されない恐れがあります。そのため、定期的に状況確認をしたり、仕様書を作成してもらったりなどして情報を共有すると良いでしょう。また、社内である程度のノウハウが蓄積されるように、依頼前に外注する業務を精査しておくことも有効です。
金銭コストとコミュニケーションコストの負担が発生
アウトソーシングをする業務数や業務負担に応じて金銭コストが必要です。
また、アウトソーシングの導入段階では業務依頼の打ち合わせが必要なため、一定のコミュニケーションコストが発生します。そのほか、初期段階では業務に関する確認作業が生じる場合もあります。
予想外のコストに悩まないためにも、追加オプションや料金体系の事前確認、コミュニケーション方法の確認などを徹底しましょう。
人事労務の業務を含め、アウトソーシングを行うメリットや導入時の注意点、おすすめのサービスなどを別記事「アウトソーシングを導入するメリットと中小企業の慢性的な悩みを解消」にて解説しています。ぜひご覧ください。
データ管理に問題が生じる可能性がある
データを外部に提出する形で委託すると、データが分断されてしまい、再集計の手間が生じたり、データを分析したいときに確認できなかったりする可能性があります。データ管理に問題が起きないようにデータベースを共有できるような委託先を選ぶなど、データ共有方法を事前に検討しておくことも大切です。
人事アウトソーシングの費用相場
給与計算アウトソーシング会社やSaaSの人事労務系ツールは、基本料金＋従業員数に応じた従量課金制です。オンラインアシスタントは、時給制または固定費＋追加料金の料金体系になっています。
一方の人事コンサルや研修会社の料金形態は一様に決まっておらず会社によって異なるため、見積もりを取って検討するケースがほとんどです。
また、人事労務のどの業務をアウトソーシングするかで料金が変わってきます。給与計算なのか、人材教育なのかなど、依頼するカテゴリーを明確にしておくことが大切です。
おすすめの人事アウトソーシングサービス7選
おすすめの人事アウトソーシングサービス7社を紹介します。
- LEGGENDA：組織構築などの継続して運営できる仕組み化もサポート
- TRIUMPH：内定者研修など採用支援のサービスが充実
- MINAGINE：社員からのについて個別の問い合わせにも対応
- freee 人事労務アウトソース：入力ツールのfreeeボードで管理が楽
- 社会保険労務士事務所Bricks＆UK：労務監査の対応など労務関係に強い
- NOC総務アウトソーシング＆コンサルティング：幅広いバックオフィス業務に対応
- タスカル：シンプルな料金体系であらゆるバックオフィス業務を代行
LEGGENDA
出典：LEGGENDA
| 料金 | 契約方法 | サービス内容 |
| 要問い合わせ | 案件ベース | 採用設計、応募・選考管理、採用分析、勤怠管理、給与計算、社会保険手続きなど |
LEGGENDAは、採用活動から人事労務、人事DXのサポートまで人事業務をトータルでサポートしている会社です。人事業務の問題解決だけでなく、組織体制や組織構築などの継続して運営できる仕組み化もサポートしています。採用業務のマネジメントや分析、労務の業務フローのリモデルなどを依頼できるのが特徴です。
TRIUMPH
出典：TRIUMPH
| 料金 | 契約方法 | サービス内容 |
| 要問い合わせ | 案件ベース | 説明会・インターン、書類選考・面接、内定者フォロー、内定者・新人研修、給与計算など |
TRIUMPHは、採用支援や人事労務管理支援のほか、採用担当者向け研修や組織コンサルティングなどのサービスを提供している会社です。アウトソーシングでは、特に採用支援のサービスが充実しており、計画から入社までトータルでフォローしてもらうことができます。説明会やインターン、書類選考や面接、内定者や新入社員の研修まで代行してもらえるのが特徴です。
MINAGINE
出典：MINAGINE
| 料金 | 契約方法 | サービス内容 |
| 給与計算： 初期費用0円 月額料金30,000円～ 人事：要問い合わせ | 案件ベース | 入社書類の作成・送付、給与計算、マイナンバー管理、社員からの問い合わせ対応など |
MINAGINEは、人事や労務のアウトソーシングのほか、勤怠管理や人事評価システムなどを提供する総合人事サービスの会社です。アウトソーシングサービスでは、給与計算のほか、社員の入社から退社までの手続きを代行してもらえます。社員からのについて個別の問い合わせ（給与計算やマイナンバーに関するものに限る）にも対応しているのが特徴です。
freee 人事労務アウトソース
出典：| 料金 | 契約方法 | サービス内容 |
| 要問い合わせ | 案件ベース | 給与計算、入退社手続き、マイナンバー管理、従業員からの問い合わせ対応 |
freee人事労務アウトソースは、人事業務を幅広くサポートするアウトソーシングサービスです。データは、自動連携によりfree人事労務のクラウドに蓄積されるため、入力ツールのfreeeボードであらゆる手続きを管理できます。入退社手続き、給与計算、従業員からの問い合わせ対応までさまざまな業務を代行してもらえますが、勤怠管理や振込手続きなどは対応していないことに注意が必要です。
社会保険労務士事務所Bricks＆UK
出典：| 料金 | 契約方法 | サービス内容 |
| 20,000円～ | 案件ベース | 給与計算、社会保険関係手続き、労使協定作成・届出、労務監査・是正勧告対応など |
社会保険労務士事務所Bricks＆UKは、労務手続きから給与計算、助成金のサポートまで依頼できます。社会保険労務士事務所のため、労務関係に強いのが特徴です。利用するサービスによっては、労使協定の作成や労務監査・是正勧告の対応もサポートしてもらえます。料金は依頼内容で異なり、勤怠データが集計されている場合の給与計算のみであれば、月々20,000円から依頼できます。
NOC総務アウトソーシング＆コンサルティング
出典：| 料金 | 契約方法 | サービス内容 |
| 要問い合わせ | 案件ベース | 応募者管理、入社日調整、入社手続き、勤怠チェック、派遣管理、給与計算、通勤費管理など |
NOC総務アウトソーシング＆コンサルティングは、人事や総務、経理部門などの管理部門系全般をサポートする総合アウトソーシング会社です。アウトソーシングだけでなく、法律改正や業務設計などの相談にも対応しており、柔軟な体制構築も可能です。人事以外の幅広いバックオフィス業務の代行も依頼できます。
タスカル
| 料金 | 契約方法 | サービス内容 |
| 2.5万円（税抜）/10h〜 | 3ヶ月・6ヶ月・12ヶ月（その他相談可能） | 秘書・経理・事務・人事・webサイト運用など |
タスカルは、人事以外にもさまざまなバックオフィス業務をまとめて依頼できるオンラインアシスタントサービスを提供する会社です。人事業務では、募集、応募者管理、スカウト送信、日程調整、勤怠チェック、給与計算、経費精算などを依頼できます。時間に応じて料金が決まるシステムで料金体系がシンプルなのも特徴です。
人事アウトソーシングサービスはどう選ぶ？
人事アウトソーシングにも、さまざまなタイプがあります。得意としている領域や対応範囲も異なるため、選定の前に自社の人事業務の課題を洗い出しておくことが重要です。
課題を整理することで、アウトソーシングが必要な業務が洗い出され、どの業務を依頼するべきかが明確になります。目的が明確になれば利用するサービスも選定しやすくなるでしょう。
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外注する業務に応じて使い分けよう
人事や労務に関する業務では、雑多な庶務的業務と、高い専門性が必要になる業務に大別されます。
専門会社の場合、案件ごとに費用が発生しますので、自社が依頼したい内容を見極めて専門会社とオンラインアシスタントを使い分けることが大切です。会社の成長、売上げアップのためにコア業務に専念できるようアウトソーシングを有効に活用しましょう。
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