採用実務をオンラインアシスタント化｜カレント自動車株式会社

タスカルさんをどのように知ったかというと、知人から紹介を受けました。
人材系のお仕事をされていらっしゃる方だったのですが、弊社の人事・採用面での課題を解決するために相談をしたというのがきっかけですね。

オンラインアシスタントサービス4社で比較検討しました。

少し雑な言い方になってしまうのですが、ある程度丸投げしてご相談できるところですね。
また、採用実務以外にも頼みたい業務が今後発生する確信があったので、業務を広げて使っていける点もポイントとしては高かったと思います。

他社さんですと、導入までにそれなりに時間がかかると言われたことも大きいです。
ある他社サービスでは業務発生ごとに都度アシスタントを面談して採用判断し、その人たちを育成しなければいけないケースもありました。
できる限り早く始めたかったんですよね。

スピードが速いっていうのはタスカルさんのストロングポイントかもしれません。導入までのスピードですね。
角前さん（タスカル代表）に、「もう明日からでも行けます」ぐらいのことを言っていただきました。現実的には明日にならなかったんですけど（笑）
ただ、他社に比べれば、すぐ必要な人材をアサインしていただいて、すぐ始められる。
このスピード感はやっぱり素晴らしいなと思いましたね。

当時、採用業務をすべて私がやらないといけない状況でした。
採用の実務に追われてしまって、本来やらなくてはいけない経営に関わる業務や採用戦略面にリソースを割けない懸念がありました。

昨年の12月までは、採用戦略面からRPOまでのソリューションを提供する会社に頼んでいたのですが、方針変更をすることになりストップしたんです。
そこで今年1月に入ってから、全ての採用実務をやらなくてはいけない状況を見越して、12月中から採用実務を任せられるアウトソース先を探していました。

主に以下の4つの業務があります。

１、業務フロー設計
・どういう流れで応募者や媒体に対応していくかのフロー設計
・メールのテンプレート作成
など
 
２、応募者管理
・応募者のスクリーニング
・データベースにレジュメを登録
・応募者情報、書類のまとめ
など
 
３、面談スケジュール管理
・応募者とメール等でやりとり
・面談日程が決まったらGoogleカレンダーに入力
・スケジュール管理
・応募者へのリマインド連絡
など
 
４、媒体窓口
・採用媒体との連絡
・転職エージェントとの連絡
など

これらの業務の実務をすべてタスカルさんに依頼させていただいています。

業務フローの作成と、応募者のスクリーニングですね。
業務フローは私が設計をして、それをタスカルさんにて言語化してもらいました。
弊社主導で進めていく必要があるという点ではちょっと時間がかかりましたね。

応募者のスクリーニングに関しては、職種ごとにジョブディスクリプションをしっかり定義した上で判断基準をつくりました。
その基準と照らし合わせて、迷ったらどう判断するかを、はじめは丁寧に確認してもらいました。
スクリーニングをどのラインでするかという目線合わせに、結構時間がかかったと思います。

相談ベースで業務を依頼しているので、どうしてもそれなりにコミュニケーションの時間がかかるところですかね。
細かくマニュアル化して準備をする時間と、丸投げして任せながら構築していく時間、どちらを取るか次第だと思うんですよね。
当社のような50～60人ぐらいの会社ではまだまだ仕組み化・マニュアル化できていない課題もあるかと思います。
弊社は任せながら構築していく選択をしましたが、コミュニケーションにかかる時間は必然なのかもしれません。

基本的に当社では、タスカルさんへの支払いは人件費として考えています。
実際にアシスタントを直接採用して育てて管理していく費用と比較して、金額も合理的だと判断し決めました。
契約期間に関しては、使ったことがないサービスなので、実際にやってみて、合う・合わないが出てくると思うんですよ。
その折り合いをつけるため、6ヶ月プランにさせてもらいました。

イメージと違ったことはないのですが、RPOを提供している他社に比べて、結構いろいろ弊社から教えなきゃいけないんだな、というのは感じましたね。

はい。今ではもう完全に手離れしています。
当初は角前さんやディレクターさんにも入っていただいて、どういう人材をアサインするか、日々のやりとりの中で何を改善すべきかを、アドバイスしていただきました。
おかげで、だいぶ改善が図れたと思います。

ある程度、丸投げでご相談から始められるところじゃないでしょうか。
担当ディレクターさんがついてくださるので。
もし情報が足りなければ「ちょっとこれ教えてください」ということも言ってくださるので、走りながら体制構築できる点が良いです。
テレビ会議ではなく、Slack上でもやり取りできるのもいいですね。

そうですね。あと、直接採用だと担当者がいなくなったら、また新しい人を採用しないといけないじゃないですか。
タスカルさんの場合、他の人をアサインしてもらえる安心感もありますよね。

マーケターやWebディレクター、エンジニア、デザイナーなどの採用は他社との競争が激しさを増しています。いかに当社に興味を持ってもらえるか。
かつ、当社にマッチする方へいかに魅力を伝えられるかが大事です。

タスカルさんに、今の課題に対して価値発揮していただけるのは、スピードだと思います。
24時間張り付いて業務をしていただいているわけじゃないので、実際は当社のリクルーターからリマインドすることも多いです。
自主的にタスクを拾っていただけると嬉しいですね。
ただ、当社から連絡したらすぐに対応していただけるので、不満ではありません。

タスカルさんには採用実務を期待する以上に円滑に回してもらうことを望んでいます。
なぜかというと、そうすることで、私とリクルーターが採用戦略のほうに使える時間が増えるからです。
とにかく対応スピードを上げていただくことが、一番の価値じゃないかと思いますね。