出張手配代行サービス5選！国内・海外出張の手配方法と注意点も解説

出張の手配業務は、航空券や新幹線の予約、宿泊施設の手配、さらには経費精算まで、多岐にわたります。これらをすべて自社で対応するとなると、総務や経理、出張者本人の負担が大きくなり、業務効率が低下する可能性があります。特に、出張の頻度が高い企業や急な出張が多い場合、手配ミスや漏れが発生しやすくなります。​

本記事では、国内出張と海外出張の手配方法や注意点を解説し、出張手配代行サービスの活用方法や選定ポイントをご紹介します。​出張手配に関する課題を解決し、業務の効率化を図りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

出張手配のやり方【国内出張】

国内出張を円滑に進めるためには、いくつかのステップを踏むことが重要です。​

まず、社内の出張旅費規程や申請手続きを確認し、必要な承認を得ることから始めます。​これにより、出張に関するルールや費用の上限などを把握できます。​

次に、交通手段や宿泊施設の手配を行います。​新幹線や飛行機のチケットは、出発時間や到着時間を考慮して予約し、宿泊施設は訪問先へのアクセスや設備を確認して選びます。

また、出張中のスケジュールをまとめた日程表を作成し、関係者と共有することで、業務の効率化が図れます。​

出張後は、領収書やレシートを整理し、経費精算を行います。​仮払いがあった場合は、実際の支出と照らし合わせて精算を行いましょう。

出張手配のやり方【海外出張】

海外出張では、国内出張に比べて準備すべき事項が増えます。​

まず、パスポートの有効期限を確認し、必要に応じてビザの取得手続きを行います。​国によっては、入国時にパスポートの残存有効期間が6か月以上必要な場合があります。

次に、渡航先の安全情報や健康リスクを調査し、必要であれば予防接種を受けます。​また、海外旅行保険に加入することで、万が一の事態に備えることができます。

通信手段として、現地で使用可能なWi-FiルーターやSIMカードの手配も検討しましょう。​さらに、現地での移動手段や通訳の手配が必要な場合は、事前に準備を進めておくことが望ましいです。​

出張後は、国内出張と同様に、経費精算や報告書の提出を行います。

出張手配の注意点

出張手配を行う際には、以下の点に注意が必要です。

これらの点に留意することで、出張手配をスムーズに進められます。

出張手配、全部自社でやるのは大変？代行サービスという選択肢も

出張の手配業務は、航空券や新幹線の予約、宿泊施設の手配、さらには出張に伴う経費精算など、多岐にわたります。​これらをすべて自社で対応するとなると、総務や経理、出張者本人の負担が大きくなり、業務効率が低下する可能性があります。​

そこで注目されているのが、出張手配代行サービスの活用です。出張手配代行とは、企業が出張に必要な業務を外部の専門業者に委託するサービスです。​具体的には、航空券や新幹線の予約、宿泊施設の手配、さらには出張に伴う経費精算の代行など、多岐にわたる業務を一括して請け負います。

このサービスを利用することで、出張者や総務・経理担当者の業務負担を軽減し、業務の効率化が図れます。​また、出張費用の一括請求が可能となるため、個々の出張者による立替精算の手間を省くことができます。

さらに、出張手配代行サービスは、旅行会社や専門の代行業者が提供しており、豊富な経験とネットワークを活かして、最適なプランを提案してくれます。​そのため、出張に関する業務を効率的かつ効果的に進めることが可能です。

出張手配代行サービス選定のポイント

出張手配代行サービスを選定する際には、以下のポイントを考慮することが重要です。

これらのポイントを踏まえて、自社のニーズに最適な出張手配代行サービスを選定することで、業務の効率化と出張コストの削減を実現できます。

おすすめの出張手配代行会社5選

本記事では、特におすすめの出張手配代行会社を5つ紹介します。それぞれの会社が、どのような企業におすすめなのかを簡潔にまとめました。

出張手配プラス（エルクトラベル）

出典：出張手配プラス

出張手配プラスは、株式会社エルクが提供する出張手配代行サービスです。​航空券や新幹線の予約、宿泊施設の手配など、国内外の出張に関する手配を一括で対応します。​初期費用や月額利用料が無料で導入できるため、コストを抑えて出張手配業務を効率化したい企業に適しています。​また、出張費用の一括請求に対応しており、経費精算業務の負担軽減にも寄与します。

ビズバンスJTB出張予約

出典：ビズバンスJTB出張予約

ビズバンスJTB出張予約は、JTBが提供する出張手配代行サービスです。​航空券や新幹線、ホテルの予約など、国内外の出張に必要な手配をオンラインで一括対応します。​また、出張申請から精算までの業務を一元管理できるため、業務効率化を図りたい企業に適しています。​法人一括請求にも対応しており、立替精算の手間を削減できます。

BORDER（ボーダー株式会社）

出典：BORDER

BORDERは、ボーダー株式会社が提供するクラウド型の出張手配・管理サービスです。​チャットベースで出張手配が完結するため、迅速な対応が可能です。​また、出張データの自動集計・可視化が可能で、出張状況の把握やコスト管理に役立ちます。​初期費用無料なので導入しやすく、手軽に出張手配業務を効率化したい企業に適しています。

ピカパカ出張DX

出典：ピカパカ出張DX

ピカパカ出張DXは、株式会社ピカパカが提供する出張手配代行サービスです。​航空券や新幹線、ホテルの予約など、国内外の出張に必要な手配を一括で対応します。​出張費用の一括精算に対応しており、経費精算業務の負担軽減にも寄与します。​導入費用が無料で、最短10営業日で導入可能なため、迅速に出張手配業務を効率化したい企業に適しています。

AI Travel

出典：AI Travel

AI Travelは、株式会社トランスファーデータが提供する出張手配代行サービスです。​出張申請から手配、精算までを一元管理できるため、業務効率化を図りたい企業に適しています。​また、出張データの可視化・分析が可能で、出張費用の適正化やコスト削減に寄与します。​クラウド経費精算ソフトや会計ソフトとの連携が可能なため、既存の業務フローに組み込みやすい点も魅力です。

出張手配代行とオンラインアシスタントの活用で業務効率化を図ろう

出張手配や経費精算、日程調整といった業務は、企業の成長に不可欠な活動である一方で、担当者にとっては多大な時間と労力を要する業務でもあります。​これらの業務を効率化し、コア業務に集中するための手段として、出張手配代行サービスやオンラインアシスタントの活用が注目されています。

オンラインアシスタントサービス「タスカル」は、月10時間から利用可能で、事務作業や経理、Web・SNS更新など、幅広い業務をサポートしています。​初期費用なしで始められ、即日スタートも可能なため、急な人手不足や繁忙期にも柔軟に対応できます。

業務の効率化を図り、企業の成長を加速させるために、出張手配代行サービスとオンラインアシスタントの活用を検討してみてはいかがでしょうか。