ToDoリストの作り方と活用方法、おすすめアプリも紹介します!

仕事を効率的に進めるために効果的なのが、ToDoリストの作成です。自分のタスクを可視化することで、優先順位やノルマを設定しやすくなります。ToDoリストによる管理は、手帳に書き込む方法やアプリで管理する方法など、さまざまなやり方があるため、自分に合ったものを選ぶのがおすすめです。

本記事では、効率的に仕事を進めるうえで欠かせないToDoリストについて解説します。これを読めば、その作り方や活用方法、おすすめのアプリまで詳しくわかるはずです。

1、ToDoリストとは?「To do」と「タスク」の違いとは?

ToDoとは、「しなくてはならないこと」という意味です。仕事でやらなくてはならないことをリストアップしたものを「ToDoリスト」と呼びます。

ToDoと似た言葉として「タスク」が挙げられますが、ToDoとタスクの違いは「期限があるかどうか」といった点です。つまり、「ToDo」とは期限はないが、やらなくてはいけないことであり、タスクとは、明確な期限があり、その日までに完了しなくてはならないことです。

2、ToDoの作り方

ToDoリストを作るステップとして下記の4つの工程が挙げられます。それぞれの工程で注意すべきポイントを踏まえて、仕事に役立つToDoリストを作成しましょう。

【ステップ①】タスクのリストアップ

ToDoリストの作成には、まずやるべきことをタスクとしてリストアップします。その場で思いつかなかったタスクでもふとした時に思い出す場合もあるため、手軽にメモに残せるような工夫が大切です。そして、タスクを書き出す場合には、以下の3つのポイントを意識しましょう。

・できるだけ具体的に記載する
・進捗を添える
・細かいタスクに分ける

リストアップするタスクは具体的かつ、細かく記載するのがポイントです。ざっくりしたタスクでは、どこから手をつければいいのかがわかりにくく、タスクが達成しにくくなります。また、現在どこまで達成できているのか、進捗を添えることでタスクが把握しやすいメリットもあるのです。

【ステップ②】タスクを種類ごとに分類

タスクをリストアップしたら、種類ごとに分類しましょう。さまざまな種類のタスクが無造作にまとめられていると、ToDo全体を把握するのが難しく、見落としてしまう恐れもあります。

例えば「クライアント別」「業務内容別」「ジャンル別」のように、ToDoリストを見やすくする工夫をしましょう。種類ごとに分類されていれば、どこから手をつければいいのかが分かりやすく、より効率的に仕事を進められます。

【ステップ③】タスクの締切をチェック

タスクの分類ができたら、次は締切のチェックです。締切をチェックすることで、いつまでに何をすればいいのかといったスケジュールが立てやすくなります。

また、タスク自体の締切だけでなく「◯時までに△△を終わらせる」のように、自分自身の締切も設定しましょう。仕事を効率的に進めるうえで、スケジュール管理は欠かせません。締め切りが近いものからすぐに取りかかれるよう、計画を立てていきましょう。

【ステップ④】タスクの優先順位づけ

タスクの期限が確認できたら、優先順位をつけましょう。優先順位をつけることで、時間や労力を効率的に使えます。優先順位を決めるポイントは「緊急度」と「重要度」の2つです。この2つの軸を活用することで、どのタスクに最初にとりかかるべきかがわかります。

タスクをこの4つの指標に分けた場合、優先順位が高いのは「緊急度」「重要度」ともに高いタスクです。反対に、優先度が低いタスクは「緊急度」「重要度」ともに低いタスクです。時間は限られているため、優先順位をうまく活用して効率的に仕事を進めましょう。

3、ToDoリストの効果的な活用方法

ToDoリストを作っても、すぐに使わなくなってしまった…なんて経験は、誰しもあるのではないでしょうか。以下ではToDoリストをうまく仕事に取り入れるための活用方法について紹介していきます。

【活用方法①】タスクを細分化して記載する。

ToDoリストをうまく活用するには、タスクの細分化が効果的です。大きいタスクのままリストアップしてもどこから手をつけていいのかわからず、いつまでもリストに残ってしまいます。

ToDoリストを継続して活用するには、達成感も大切です。リストアップしたタスクを積極的にこなしていくことでモチベーションにもつながり、達成しやすい細分化したタスクを作ることも重要なポイントになります。タスクの細分化について、例を挙げて見ていきましょう。

<タスクが細分化できていない場合>

・Aさんに渡す資料を作成する

<タスクが細分化できている場合>

・自社サービスの概要をまとめる(Aさん資料用)
・会員数の増加を表にしてまとめる(Aさん資料用)
・Aさんに渡す資料として不備がないかを確認する

上記の例のように細分化されていれば、自分が今何をやるべきか明確になります。着手するのもはやくなるでしょう。そして、タスクの作り方として、自分以外の第三者が見ても、何をすればいいのかわかるような形が理想です。

【活用方法②】いつでも記入できるようにする。

ToDoリストは「忘れないためにメモをする」という役割もあります。そのため、タスクを思いついたらすぐに書き込めるようにしておきましょう。デスクにメモ帳を置く、スマホにメモ帳アプリをインストールするなど、気軽に使えるツールを用意することが大切です。

【活用方法③】適宜、見直しを行う。

ToDoリストのタスクは、時間の経過によって状況が変わる場合があるため、定期的に見直しが必要です。タスクが保留になったり、緊急度が変わってしまったりと状況が変わった場合は、あらためてToDoリストを作り直します。週ごと、月ごとに見直しを行うことで、自分の進め方も変わっていくはずです。

4、おすすめアプリ3選

ToDoリストを便利に使うには、アプリでの利用がおすすめです。スマホにアプリを入れておけば、外出先でも手軽にタスクを登録できます。タスク管理アプリはさまざまな種類があるため、自分に合ったものを見つけて活用しましょう。

「Google ToDoリスト」

Google ToDoリストは、Googleが提供するタスク管理ツールです。PCやスマホ、タブレットで利用できます。Google ToDoリストのメリットは、GmailやGoogleカレンダーと連携できることです。「タスクの期限が過ぎてしまった」という失敗を防げます。また、タスクに日時が指定でき、指定した時刻に通知がくる機能があり、タスクの見落としを防げるのです。

リンク:Googleplay

「Microsoft To-DoJ」

Microsoft To-DoJは、Microsoftが提供しているタスク管理ツールです。最大のメリットは、ToDoリストが上司や同僚と共有できることです。部署ごとの業務内容をタスクにして共有できるため、「◯◯の業務は誰が担当してる?」といったミスにつながりません。シンプルで使いやすい画面だけでなく、Outlookとの連携も可能ということもあり、誰でも簡単に操作しやすいのが特徴です。

リンク:https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/

「Todoist」

Todoistは、基本的なタスク管理の機能とあわせて、その日や週の進捗状況を確認できるのがメリットです。また、Gmailの拡張機能を使うことで、届いたメールをそのままタスクとして追加できます。プロジェクトごとにタスクを区切れるため、その日のタスクに優先順位をつけて取り組むことができるのです。

Todoist独自の機能として、サブタスク機能も見逃せません。メインタスクに付随するタスクをサブとして追加できるため、タスクの細分化が手軽にできるのもうれしいポイントです。

リンク:https://todoist.com/ja

5、タスカルを使ったタスク管理とは?

タスク管理で、活用を検討したいのがオンラインアシスタントサービスのタスカルです。タスカルはオンラインでスタッフを依頼して、事務作業を代行してもらうサービスですが、タスク管理にも活用できます。例えば、1人社長がタスカルでスタッフを依頼して、タスク管理をはじめスケジュールの調整を代行するのです。これは秘書が管理を行うのを、オンラインでスタッフが代替するイメージです。タスカルは1ヶ月10時間から利用できますし、専任のディレクターが丁寧に要望のヒヤリングを行います。自社に最適なスタッフをオーダーできるわけです。

下記にタスカルを実際に活用してタスク管理を行っている企業のインタビュー記事へのリンクを付記します。実際に活用する際の参考にしてください。

リンク:https://taskar.online/interview/6810/

6、まとめ

この記事では、ToDoリストについて詳しく解説しました。ToDoリストを作るには、以下のような4つの工程が重要です。

・タスクのリストアップ
・種類ごとにタスクを分類
・タスクの締切をチェック
・タスクの優先順位づけ

これらの工程を意識することで、より効率的に仕事を進められます。タスク管理に便利なToDoリストのアプリもご紹介しましたので、ぜひ参考にしてください。

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