学習塾の事務業務を効率化！おすすめアウトソーシングサービス6選

近年、少子化の進行や競争の激化により、学習塾業界は厳しい経営環境に直面しています。限られたリソースで質の高い教育サービスを提供し続けるためには、業務の効率化が不可欠です。

特に、入退会手続きや請求書発行、勤怠管理などの事務作業は、アウトソーシングを活用することで大幅な効率化が期待できます。本記事では、学習塾に適した事務アウトソーシングの業務内容や、導入時の注意点、信頼できるサービス6社の特徴を詳しく解説します。

学習塾業界の現状と課題

日本の学習塾業界は、少子化の進行や競争の激化といった複数の課題に直面しています。これらの要因は、塾の運営や経営戦略に大きな影響を与えています。今後の持続的な成長を図るためには、現状を正確に把握し、適切な対応策を講じることが重要です。学習塾業界が直面する主な課題と、その背景について詳しく説明します。

少子化と競争激化

近年、日本では少子化が進行し、子どもの数が減少しています。厚生労働省の「人口動態調査」によれば、2023年の出生数は72万7,288人で、前年から4万3,471人減少しました。出生率の低下は、学習塾の主要な対象である6歳から18歳までの人口の減少にも影響を与えています。このような状況下で、学習塾業界は限られた生徒数を巡って激しい競争に直面しているといえるでしょう。

参考：令和5年（2023）人口動態統計（確定数）の概況｜厚生労働省

増加傾向にある学習塾の売上高

学習塾の売上高は増加傾向にあります。経済産業省の報告によると、受講生徒数を示す「学習塾指数」は低下傾向にあるものの、売上高指数は堅調に推移しており、一人あたりの学習塾売上高指数も2016年以降増加を続けています。受講料の値上げやサービスの多様化、高付加価値化によって、減少する生徒数を補っていることなどが理由です。

また、オンライン授業の導入や個別指導の強化など、学習塾各社は生徒のニーズに応えるための取り組みを進めています。これらの施策により、学習塾は厳しい市場環境の中でも一定の成果を上げているのです。

参考：止まらない少子化、学習塾への影響は？｜経済産業省

経営の効率化の重要性

学習塾業界が直面する少子化や競争激化の中で、経営の効率化は喫緊の課題です。特に中小規模の学習塾では、限られた人員で多岐にわたる業務をこなす必要があり、業務の効率化が求められています。

具体的な施策として、事務作業のアウトソーシングやITツールの導入が進められるようになりました。これにより、入退会手続きや請求書発行、勤怠管理などの業務を効率化し、教育サービスの質向上に注力することが可能です。

また、教育業界全体でもデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が進められており、学習塾においてもICTの活用が注目されています。オンライン授業や学習管理システムを導入する学習塾も見られるようになりました。学習塾業界では、少子化や競争激化といった外部環境の変化に対応するため、経営の効率化と教育サービスの質向上を両立させる取り組みが求められています。

学習塾に適したアウトソーシング業務とは？

学習塾で日常的に発生する事務業務の中には、外部に委託することで効率化が図れるものが多数あります。以下に、主な委託可能な業務を挙げてみます。

• 入退会手続きの管理：生徒の入退会に伴う書類作成やデータ入力などの手続き
• 請求書の発行・管理：授業料や教材費などの請求書作成、送付、入金確認
• 勤怠管理：講師やスタッフの出勤・退勤時間の記録、シフト管理
• 教材の在庫管理：教材や備品の在庫状況の把握、発注業務
• 電話・メール対応：保護者や関係者からの問い合わせ対応

これらの業務は、業務フローが明確であり、マニュアル化しやすいため、アウトソーシングに適しています。また、専門の業者に委託することで、業務の正確性やスピードの向上が期待できます。

おすすめの学習塾の事務アウトソーシングサービス6選

本記事では、特におすすめの学習塾の事務アウトソーシングサービスを6つ紹介します。それぞれのサービスが、どのような学習塾におすすめなのかを簡潔にまとめました。

タスカル

タスカルは、月額2.75万円（税込）から利用できるオンラインアシスタントサービスです。学習塾の事務においては、入退会手続き、請求書発行、教材の在庫管理、保護者対応など、日常的なバックオフィス業務を効率化するのに適しています。初回打ち合わせで業務の整理もサポートしているため、何を依頼すればよいか迷っている場合でも安心して導入できます。

ZEROIN

出典：ZEROIN

ZEROIN（ゼロイン）は、1996年の創業以来、総務・庶務を中心としたバックオフィス業務のアウトソーシングを手がけてきた企業です。また、常駐とオンラインのハイブリッド対応なども行なっているので、窓口受付やオンラインセミナーなどにも対応可能です。学習塾の事務業務においては、備品管理や電話対応などの総務を中心とした日常的なバックオフィス業務を効率化するのに適しています。

FOC

出典：FOC

FOC（芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社）は、1988年の設立以来、30年以上にわたりバックオフィス業務のアウトソーシングサービスを提供してきた企業です。経験豊富なスタッフが対応するため、業務の正確性と効率性を高めることができます。また、無料相談や事前調査を通じて最適なサービス提案を行っており、初めてアウトソーシングを導入する学習塾も安心です。学習塾の事務業務においては、給与計算、社会保険手続き、経理処理などの専門的な業務をアウトソーシングするのに適しています。

Remobaアシスタント

出典：Remobaアシスタント

Remobaアシスタントは、オンラインでのリモートアシスタントとして、秘書業務や営業事務、Webサイト運用、データ入力などの業務を包括的に請け負うサービスです。学習塾の事務業務においては、データ入力、スケジュール調整、メール対応などのルーティンワークから、採用業務や人事労務管理といった専門的な業務まで対応可能です。業務フローや運用ルールの設計のサポートがあるため、初めてアウトソーシングを導入する学習塾にも適しています。

クラウドワークス エージェント

出典：クラウドワークスエージェント

クラウドワークスエージェントは、株式会社クラウドワークスが提供する法人向けのオンラインアシスタントサービスです。専任制を採用しており、業務の引き継ぎやコミュニケーションがスムーズに行えます。業務の棚卸しやマニュアル作成のサポートも提供しているため、初めてアウトソーシングを導入する学習塾にもぴったりです。学習塾の事務業務においては、データ入力、スケジュール調整、メール対応などのルーティンワークから、人事労務管理などの専門的な業務までカバーしています。

ココナラアシスト

出典：ココナラアシスト

ココナラアシストは、株式会社ココナラが提供する法人向けのオンラインアシスタントサービスです。固定の担当者がつくため、業務の引き継ぎやコミュニケーションがスムーズです。月40時間から利用可能で、未使用時間の翌月繰越が可能なため、業務量の変動にも柔軟に対応できます。学習塾の事務業務においては、一般事務、秘書業務、人事、経理、クリエイティブ業務など、多岐にわたる業務をアウトソーシングするのに適しています。

導入時の注意点とリスク管理

学習塾が事務業務のアウトソーシングを導入する際には、業務効率化やコスト削減といったメリットが期待できますが、同時に慎重なリスク管理も求められます。特に、業者選定や契約内容の確認、情報セキュリティの確保は、導入成功の鍵を握る重要な要素です。これらのポイントについて詳しく解説します。

業者選定のポイント

アウトソーシング業者を選定する際には、以下の点に注意が必要です。

• 実績と信頼性：過去の導入事例や顧客の評価を参考に、業者の信頼性を確認しましょう。
• 業務内容：委託する業務範囲を明確にし、業者がその業務に対応可能かを確認します。
• コミュニケーション体制：業務遂行中の連絡体制や報告方法について、事前に取り決めておくことで、スムーズな業務運営が可能になります。

これらのポイントを踏まえて業者を選定することで、アウトソーシングの効果を最大限に引き出すことができます。

契約内容と情報セキュリティの確保

アウトソーシング契約を締結する際には、契約内容の詳細な確認と情報セキュリティ対策の徹底が不可欠です。

• 契約内容の明確化：業務範囲、報酬、納期、品質基準などを明確にし、双方の認識のズレを防ぎます。
• 情報セキュリティ対策：委託先がISO 27001などの情報セキュリティ管理システムを導入しているか、定期的なセキュリティ監査を実施しているかを確認します。
• 機密保持契約の締結：業務上知り得た情報の漏えいを防ぐため、機密保持契約（NDA）を締結することが重要です。

これらの対策を講じることで、情報漏えいや業務上のトラブルを未然に防ぎ、安心してアウトソーシングを活用することができます。

まとめ：アウトソーシングで学習塾の経営を強化しよう

学習塾を取り巻く環境は、少子化や競争の激化により、ますます厳しさを増しています。このような状況下で、限られたリソースを最大限に活用し、教育の質を維持・向上させるためには、事務業務のアウトソーシングが有効な手段となります。

アウトソーシングを活用することで、煩雑な事務作業から解放され、講師やスタッフが本来注力すべき教育活動に専念できる環境が整います。

オンラインアシスタントサービス「タスカル」は、月10時間からの柔軟なプランで、事務、経理、メール対応、チラシ作成、HP更新など、幅広い業務に対応しています。専属ディレクターが業務の整理をサポートし、必要に応じて専門スタッフを手配するため、初めてアウトソーシングを導入する学習塾にも安心です。未使用時間の翌月繰越が可能で、業務量の変動にも柔軟に対応できます。