営業資料やプレゼン資料、ホワイトペーパー、契約資料など、テンプレートがあっても書類作成は何かと手間と時間がかかるものです。
書類作成に時間が奪われると、経営者が本来やるべきコア業務に集中しにくくなります。そんな時に書類作成代行サービスを活用すると、より業務を効率的に遂行することができます。
本記事ではおすすめの書類作成代行サービスから依頼できる業務を中心にご紹介します。
＼書類作成代行サービス活用事例／
オンラインアシスタント「タスカル」を活用して、スライド資料作成を外注できたこちらの事例もぜひご参照ください。
おすすめの書類作成代行サービス7選
書類作成代行サービスにはいくつかの種類があり、それぞれが特徴を持っています。そのため求める書類に合っているサービスを選択することが、代行依頼の際のポイントです。以下では、おすすめの書類作成代行サービスを7つ紹介します。
タスカル
「タスカル」は、さまざまな業務のサポートを行うオンラインアシスタントサービスです。
パワーポイント資料や見積など、書類作成の業務も依頼可能です。書類の内容はもちろん、デザインに関するオーダーまで幅広く対応しています。
その他マーケティングやWeb制作、経理に関する業務なども依頼できます。初期費用なしのため、一人社長や個人事業主にも導入しやすい価格帯です。サービス資料ダウンロードは、本記事の最下部からできます。
- 3ヶ月プラン：4万円/10時間
- 6ヶ月プラン：3万円/10時間
- 年間プラン：2.5万円/10時間
スプラウト
「スプラウト」は、書類作成を専門とした代行サービスです。1枚だけの書類作成依頼も可能なので、本当に必要な分だけを代行可能です。全国のコンビニで作成した書類を受け取れるため、会社にまだプリンターを用意できない中小企業でも利用しやすいのが特徴です。作成料金はA4用紙1枚あたり2,000円〜で、修正には1枚あたり1,000円〜の料金が別途かかります。
DD partners
「DD partners」は、プロの構成力やデザインが期待できる資料作成サービスです。アニメーションを用いたプレゼン資料の作成や、イベントやプロモーションに使える企画書・提案書の作成も請け負っています。料金プランには以下3種類あり、対応できる業務範囲が変わります。
- ライトプラン（基本料金：10,000円、ページ制作費3,000円/1ページ）
- クリエイティブプラン（基本料金：10,000円、ページ制作費5,000円/1ページ）
- コンサルティングプラン（基本料金：10,000円、ページ制作費8,000円/1ページ）
HELP YOU
「HELP YOU」は、さまざまなスキルを持つ人材がチームを組んで業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。社内決済手続きの書類作成、 経費整理・記帳などを任せられます。その他、採用計画の補助や営業リストの作成なども依頼可能です。
- 月額費用（税抜）：10万円（30時間/月）〜
Caster BIz
オンラインアシスタント「Caster BIz」でも、資料作成や文字校正、パワーポイント資料のリデザインなどの代行を頼めます。契約プランには以下の3種類があり、自由に選択可能です。
- 6ヶ月プラン：108,000円/1ヶ月
- 12ヶ月プラン：96,000円/1ヶ月
- カスタムプラン：要望に合わせて作成
クラウドワークス
「クラウドワークス」は、国内最大規模のクラウドソーシングサイトです。単発・継続案件どちらでも書類作成依頼が可能で、こちらから報酬価格を提示することができます。480万人のユーザーが登録しており、事前にワーカーのプロフィールを確認できるのも嬉しいポイントです。事前にスピーディに代行依頼をしたいときにおすすめです。
ココナラ
スキルや知識を購入できる日本最大級のスキルマーケットである「ココナラ」でも、書類作成依頼が行えます。プロの技術を持った人も多数登録しているため、高いクオリティが期待できます。
書類作成代行に依頼できる業務
書類作成代行は、どの程度の業務まで依頼できる？
以下では書類作成代行で具体的にどんな依頼内容に対応しているのかを解説します。
業務で使用する資料の作成
書類作成代行ではあらゆる資料の作成代行を行っています。具体的には以下の通りで、幅広い内容を依頼できるのが特徴です。
- 売上レポート
- プレゼン資料
- 営業資料
- ホワイトペーパー
- 業務改善の提案書
- 契約関係の書類
- 社内会議で使う資料
- 業務マニュアル
書類の形式は以下のものであれば、ほとんどの書類作成代行サービスで対応しています。
- Microsoft Office系（Excel,Word,PPT など）
- Google系（Google ドキュメント,Google Sheets,Google スライド など）
既存書類の編集や校正
書類作成代行には、既に完成している書類の編集や校正の依頼も可能です。「既存書類をプロの視点でブラッシュアップしてほしい」「書類の体裁をチェックしたいけど、忙しくて手が回らない」といった場合に書類代行サービスが役立ちます。
▼アイデアのメモ書きをブラッシュアップする作業における、アウトソーシング活用事例
有資格者に依頼できる業務
書類作成代行のサービスの中には、有資格者に依頼が必要な場合があります。例えば以下のような資格を持つ人への書類作成代行の依頼が考えられます。
- 税理士
- 行政書士
- 弁護士
- 司法書士
これら有資格者に書類作成代行に依頼することで、会社登記や税務関係など特別なシーンで提出する書類も作成可能です。
他にも書類作成代行を行う依頼先はいくつかあり、それぞれ対応できる業務の範囲や特徴が異なります。以下では、書類作成代行の依頼先として考えられるサービスもあわせて紹介します。
行政書士
主に法的な書類を作成する際には、行政書士への代行依頼が考えられます。行政書士が対応できる書類作成業務には、以下のような書類が挙げられます。
- 官公署に提出する書類（会社の設立や風俗営業許可など）
- 事実証明のための書類（会計帳簿や財務諸表など）
- 権利義務に関係する書類（契約書、会社定款など）
その他、書類作成に関することへの相談や、許認可申請の代行も依頼可能です。
行政書士に書類作成を依頼する場合、1書類につき最低1万円程度〜が料金相場になります。納品を早めたり、提出の代行も依頼したりする場合はその分の料金がプラスされます。
経理アウトソーシング会社
経理担当がいないベンチャー企業や社員数の少ない中小企業では、経理業務は手間がかかり面倒な仕事ですが疎かにはできません。経理をアウトソーシングすれば、管理会計、財務、労務、税務など自社でまかなえない分を幅広く依頼できます。経費生産や軽微な経理事務はアウトソーシングしましょう。
詳しくは別記事「中小企業が経理をアウトソーシングするべき理由と依頼先を決める基準」をあわせてご覧ください。こちらでは経理のアウトソーシングが必要な理由、依頼する業務の選び方、手順をご紹介しています。
クラウドソーシング
副業をしている人や、フリーランスなどの個人と契約できるクラウドソーシングも、書類作成の代行依頼先になります。クラウドソーシングには経験が豊富なベテランもいれば、業務を始めたばかりの初心者もいます。まずは求めるクオリティを達成できる人材を見つけることが、書類作成の代行依頼するための第一歩です。
クラウドソーシングで書類作成代行を依頼する場合、1件で1,000円程度からの料金相場になります。ワーカーのスキルや求めるクオリティによって料金は増減します。
書類作成代行サービス
あらゆる種類の書類作成の代行をメインとしているのが「書類作成代行サービス」です。専門的な技術と知識が豊富で、改善点のアドバイスが受けられる場合があります。必要なときだけ単発で依頼もできるため、ローコストで高い成果を得られやすいでしょう。
書類作成代行サービスによって得意とする書類作成のジャンルや形式があるため、事前に依頼したい内容とマッチするか確認してから利用してみてください。
書類作成代行サービスのメリット、デメリット
上記で紹介した書類作成代行サービスに依頼することには、それぞれメリットとデメリットがあります。メリットを活かし、デメリットを避けることを意識することで、会社に良い影響を与えることができるでしょう。以下でメリットとデメリットから、書類作成代行サービスの基本的な特徴を確認します。
メリット
①コア業務に集中できる
書類作成代行サービスにを使うことで、書類作成全般の作業を一任できます。そのため自分自身は、会社の肝心なコア業務に集中できるのがメリットです。書類作成に必要な時間コストが削減できるので、残業などの業務上の問題を解決するきっかけにもなります。
②自分でつくるよりも品質が高い
また書類作成のプロフェッショナルに依頼できるため、高品質の書類を作成できるのもメリットに挙げられます。専門性の高い書類や高度な編集技術を必要とする書類にも対応してくれるので、自分で一から勉強をする必要がありません。
基本的にミスや不備もなくなるため、修正にかかる時間や手間も削減できるでしょう。書類情報の精度や見やすさを重視した高品質の書類を作りたい場合は、書類作成代行サービスの利用をおすすめします。
デメリット
①ノウハウが社内に蓄積されない
一方で書類作成業務が外注任せになってしまうため、関連するノウハウが蓄積されないのがデメリットとして考えられます。書類作成に役立つ「情報収集のスキル」や「わかりやすくまとめるスキル」などを育てる機会がなくなるため、自社で書類作成を行うことが難しくなるでしょう。
新人社員に書類作成のノウハウを学ばせたいときなどは、書類作成代行に任せきりにせず、必要に応じてサービスを活用することをおすすめします。
②ページ数が多いとコストが高くなる
書類作成の外注サービスは、一般的に工数に応じて課金がされます。書類のページ数が多いほど、料金が上がっていくことが多いです。そのため、同じような内容のページが複数項ある書類（プレゼン資料など）は割高に感じることもあります。
書類作成を依頼する手順
書類作成を外注する際、事前に準備しておくべきことや発注後にすべき作業を理解しておくと、スムーズに代行依頼が進められるでしょう。
以下では、書類作成の代行依頼時の手順を大きく2つに分けて確認します。
1.書類の内容をまとめて作成依頼を行う
まずは依頼する書類の内容をまとめて、どんな書類が必要になるのかを決定します。レギュレーションも作成し、想定内容と納品物に齟齬が出ないように準備をしましょう。レギュレーションに記載する要素は以下の通りです。
- NGワード
- 文字量などのボリューム
- 箇条書きの可否
相手がスムーズに書類作成に取り掛かれるよう、必要な情報や要望はテンプレートとしてまとめた上で作成依頼を行います。
2.上がってきた書類を確認して手直しを行う
依頼した書類が上がってきたら、要望通りの内容になっているかをチェックします。必要に応じて自身で手直しを行い、実際に使って問題のない形に整えましょう。外注先との契約内容によっては、修正を依頼できることもあります。代行相手と連絡を取り、可能な範囲で修正依頼を行うことも検討しましょう。
多忙な経営者ほど書類作成代行サービスを活用し、業務効率化を。
中小企業にとって、書類作成は日々の業務を圧迫する原因になります。だからこそ書類作成代行サービスを利用し、コア業務に集中できる環境を整えることが重要です。特に専門性の高い書類や大量の定型文書の作成は、書類作成代行に依頼して負担を軽減するのがおすすめです。
