低価格・高品質のデータ入力代行サービスを1人社長向けに解説

データの入力というと、単純作業ではありますが「工数、時間が取られてしまう…」「作業の担当者を確保できない!」という悩みを抱えがちです。特に、中小企業ではそもそも人手が足りていないことも多いですし、だからといってデータ入力のためだけに新たな社員を雇うわけにもいかないでしょう。そんなとき、経営者の強い味方となるのが【データ入力代行サービス】です。

本記事では1人社長向けにデータ入力代行サービスについて解説し、サービスを選ぶ時のポイントやおすすめのサービス会社について紹介します。

1、データ入力代行とは?

データ入力とは、企業で日常的に発生する事務作業です。具体的には、文字入力やアンケート集計、データ化・リスト化などがあります。して、これらの業務を代行してくれるサービスがデータ入力代行です。

ExcelやWord、PowerPointなどに様々なデータを入力する業務を請け負ってくれるため、スピーディかつ正確なデータ化が可能になります。また、従業員がコア業務に集中できるため、結果的に業務効率化も図ることができます。

2、データ入力代行サービスを利用する際の費用

内容費用相場
アンケートデータの入力1項目あたり0.5〜1.5円
名刺・名簿データの入力名刺→1枚あたり20〜50円       名簿→1項目あたり3〜9円
本・冊子データの入力1文字あたり0.3〜0.9円
データベースの入力1レコードあたり35円

【ケース①】アンケートデータの入力

顧客の声をビジネスに活かしていく上でアンケートは非常に重要です。アンケートデータの入力は集まったアンケートの回答結果を集計してくれるサービスです。入力だけでなく集計や結果の分析まで併せて依頼することができ、結果を表やグラフを用いて可視化できる資料も作成してくれます。

【ケース②】名刺・名簿データの入力

名刺や名簿に記載されている氏名や住所などの情報を入力し、リスト化してくれるサービスです。名刺のデータ入力にはオプションとしてスキャンを行なってくれるものもあります。紙ベースで保存をしていた名刺や名簿がデータ化されるので共有や検索が楽になるメリットがあります。

【ケース③】本・冊子データの入力

紙のマニュアルやカタログといった書類を電子化してくれるサービスが、本・冊子のデータ入力です。紙ベースの情報をデータ化することによって、場所に捉われずチェックや持ち運びができるようになります。

【ケース④】データベースの入力

入力したデータをさらに使いやすいものにするためには、データベース入力代行サービスがおすすめです。たくさんのデータ入力代行を行っているからこそのノウハウを活かし、特定のルールにのっとりながら整理し、現場で活用しやすいデータを用意してくれます。

3、データ入力代行サービスを選ぶ際のポイント

品質(納期、セキュリティ、スタッフ)

まずは見積り時に納期を明確に提示してくれるか、スタッフの対応はどうかをチェックしましょう。
個人情報といったデータを渡す場合には情報漏洩などのリスクも気をつけたいポイントです。依頼を検討している業者が、情報の取り扱いに適切な会社かどうか、プライバシーマークの取得の有無を事前に確認しておくと安心です。

料金体系

提示された料金や単価が適正なものであるかを見極めましょう。そのためには相見積もりが重要です。不当な価格を設定されていたり、クオリティにばらつきがあったりする可能性もあります。相見積もりをとることにより、料金や単価だけではなく、作業項目の内容が分かりやすく記載されているかどうかも比較できます。比較検討を通じて、選択肢の中で質の高いサービスを提供してくれる会社を選びましょう。

4、データ入力代行を利用するメリット

事務作業の負担軽減

1つ目のメリットは、事務作業の負担を減らすことができる点です。必要でありながら時間が取られていたり、工数がかかっていた業務をやらずに済むので、これまで事務作業に充てていた時間をコア業務に充てることができるようになります。その人にしかできない業務にリソースを割くことができるので、結果的に仕事の生産性は大きく上がります。

人件費削減

2つ目のメリットは、人件費を削減できる点です。データ入力をするために人を雇ってお願いした場合、慣れていない業務であれば教える手間や時間、費用(給料)がかかります。しかし、データ入力代行は入力のエキスパートに代行を依頼するので、教える手間も時間も取られません。必要なのは作業費のみとなり、大幅なコストカットを実現できます。

他の代行サービスとの併用による効率化の促進

最後のメリットは、データ入力代行サービスと他の代行サービスの併用によって、業務の効率化を実現できる点です。代行サービスはデータ入力だけではなく、コールセンターといったテレアポ代行や営業代行、近年だと会社ブログを運営するSNS代行などもあります。プロフェッショナルにあえてアウトソーシングすることで、これまで工数や時間がかかっていた他の業務をさらに効率化できます。

5、データ入力代行を利用するデメリット

【デメリット①】情報漏洩のリスク

業者を選ぶ際のポイントでも前述した通り、氏名や住所といった個人情報や機密情報の含まれたデータを扱うケースがほとんどです。自社内でいくら気をつけていても代行サービス先での情報漏洩のリスクは0ではないので、プライバシーマークを取得している代行先に依頼しましょう。

【デメリット②】品質が低い業者の存在

データ入力代行の会社が全てイメージ通りに納品してくれるわけでありません。納期に間に合わなかったり、ミスが散見されるなどのトラブルが発生する場合もあります。このようなリスクも念頭において、サービス力が高い会社を見極めることが重要です。

6、低価格・高品質のデータ入力代行サービス

タスカル

タスカルは国内では代表的なオンラインアシスタントサービスです。とりわけデータ入力代行では、経験を積んだスタッフが在籍しており、高い品質で納品します。価格も1時間あたり税込2,750円〜というリーズナブルな設定です。また、スタッフとのマッチングに際しては専任のディレクターが担当し、最適なスタッフが選任されます。

リンク:https://taskar.online/

うるるBPO

株式会社うるるBPOは国内だけでなく、人件費がかからない海外にも拠点を持っているので他社に比べて圧倒的に低いコストでサービスを提供しています。これまでの取引企業5,000社以上、受託件数累計27,000件以上の実績を活かし、目標達成のための最適な経営戦略を提案するコンサルティングの側面も持っているのが特徴です。

リンク:https://www.uluru.biz/

クラリテ株式会社

クラリテ株式会社はデータ入力に関連するサービスをワンストップで提供しているのが特徴です。対面での訪問(都内のみ)やWeb上での打ち合わせに対応してくれるためスタッフと細かなコミュニケーションをして、すり合わせながら業務を依頼したいという人にはぴったりのサービスです。プライバシーマークの認定事業者のため、セキュリティ面からも安心です。

リンク:https://clarite.co.jp/

フジア株式会社

フジア株式会社は中小企業から東証一部上場企業、医療機関など様々な業界での実績が多くあり、手厚いサポートが受けられるのが特徴です。専門性の高い能力を持ったオンラインアシスタントがサポートしてくれます。必要な時に必要な分だけを依頼することができるのでコストも最小限に抑えられます。

リンク:https://fujiko-san.com/

アレスクリエイション

アレスクリエイションはセキュリティ対策とハイクオリティな入力業務が特徴です。厳密に管理されたオフィスで、個人情報保護士や情報セキュリティ管理士の管理のもとデータ処理を行っています。官公庁や大手企業といった機密性の高いデータを扱っているクライアントの入力代行実績があります。

リンク:https://www.allescreation.co.jp/

7、まとめ

データ入力代行サービスを活用することによって、事務作業の負担を減らしながら高いクオリティのデータを得ることができます。そして、業務効率化を推進し、コア業務に集中できる環境も手に入れることができる大変便利なサービスです。本記事を参考に、是非自社に最適な入力代行サービスを見つけてみてください。

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