企業や個人事業主が業務を遂行する上で、生産性の向上は重要な課題です。最近では生産性を上げるためのITツールが数多く生まれており、利便性が格段に高くなっています。
このように便利さが増している反面、どのツールが自社に合っているのか、ツール選択の難しさが担当者にとっては新たな課題です。そこで本記事では生産性向上の概要から有効な施策、おすすめのITツールを紹介します。
１、生産性向上とは何か？基礎から解説！
生産性向上とは、限られた人員や時間の中で、最大の成果を獲得する際の効率を指します。「生産性が高い」といわれる状態は一定のリソースで得られる成果の効率が高いことを言います。
例えば、5人で5個の洗濯機を売る店舗と、5人で20個の洗濯機を売る店舗の場合は、後者の方が生産性が高い状態です。
２、生産性向上のための施策とは？
生産性を向上させる方法としては様々な施策があります。ITツールの導入などに目を向けがちですが、コストをかけずにできる施策もあります。まずは着手しやすい施策から実行することが重要です。以下では生産性を向上させるための施策を具体的に紹介します。
【施策①】業務フローの明確化
業務手順を見える化することで、無駄な作業工程が見えるようになります。あわせて業務フローにおいて生産性に関わる要素も計測しましょう。生産性に関わる要素とは下記の通りです。業務フローに関わる要素の中で改善できそうなものがあれば、そこから着手するのがおすすめです。
＜生産性に関わる要素とは？＞
・量的要素：労働時間、労働者数、原材料費、開発にかかる光熱費
・質的要素：作業ノウハウ、ビジネスモデル、従業員のポテンシャル
【施策②】ITツールの活用
ITツールを活用することで、人員や時間を割かずに生産性アップが期待できます。ITツールは費用的にもそこまで高くないものが多く、自社の課題や予算と照らし合わせた上で利用を検討するのがおすすめです。
【施策③】オンラインアシスタントの活用
ツールを導入するだけではなく、オンラインアシスタントを用いるのも生産性を上げる方法です。オンラインアシスタントとは、総務や経理、人事などのバックオフィスをカバーしてくれるオンラインサービスです。企業内の人材でカバーしきれない業務が発生したタイミングで活用する企業が多いです。
３、生産性向上によってどんなメリットがあるのか？
【企業】
生産性が向上することで、企業は限られた人員や時間の中で大きな成果を生み出せるようになります。例えば、同じ労働時間を投下した場合でも売上が増加したり、売上を維持しつつ残業時間を削減することができるでしょう。生産性の向上を実現するハードルも、実はそこまで高くないです。このため既に取り組み始めている企業も少なくありません。
【社員】
生産性が向上することで労働時間の短縮につながり、プライベートの時間を増やすことが可能です。結果的に、社員のワークライフバランスの充実という効果が得られます。プライベートが充実することでモチベーションが向上し、仕事自体に良い影響が出るでしょう。企業としても大きなメリットを期待できます。
【社会】
企業や社員単位ではなく、社会全体としてみたときに経済成長が推進されるメリットがあります。生産性の話題となると、企業単位での話になることも少なくありません。しかし、生産性向上は日本全体として取り組まなければいけない課題です。
４、生産性向上に役立つツール
生産性を上げるためのITツールにも種類があるため、どれを活用すれば良いのか判断が難しいところです。以下では生産性向上に役立つツールを7つ紹介します。
【タスク管理ツール】
①Trello
Trello（トレロ）は、無料で利用できるタスク管理ツールです。タスクを付箋のようなカードに書き込んで管理するシステムで、進捗にあわせてカードを移動させます。プロジェクトやチームごとにリストを管理できるため、組織内のタスク管理状況を把握できます。無料版でも十分利用できるため、コストをかけずに使い始めたい企業様におすすめです。
②Backlog
Backlog（バックログ）はタスクの進捗状況を一括管理できるツールです。他のタスク管理ツールと違って、プロジェクトをフローの中で管理するツールです。具体的なプロジェクトの進捗が見えたり、メンバーごとのガントチャートが確認できたりなど、細かな機能にもこだわっています。Backlogは大きなプロジェクトの管理に適しています。
【コミュニケーションツール】
③Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は企業内での情報共有やビデオ通話などにおすすめのツールです。遠方の社員と会議を実施したり、会議資料を共有できたりなど、テレワークが進んだ現代においては便利な機能が多いです。エンタープライズ版を利用することで、社外のメンバーを制限できるため、情報漏洩なども防ぐことができます。
リンク：https://go.chatwork.com/ja/
④Slack
Slack（スラック）は業界を問わずに人気の高いビジネスチャットツールです。ツール自体のカスタマイズ性が高いため、自分好みのコミュニティスペースが構築できます。タスク管理はもちろんのこと、日常的なコミュニケーションとしても使い勝手が良いです。
【RPAツール】
⑤Robotic Crowd
Robotic Crowd（ロボティッククラウド）はクラウド型のRPAツールです。情報収集やメールの管理、レポートの作成を自動化してくれます。クラウド型であるため、ソフトウェアのインストールなども必要なく、すぐに利用できる点もメリットです。自動化を担当するロボットは24時間稼働しているため、労力をかけずに生産性向上がはかれます。
リンク：https://www.roboticcrowd.com/functions/
【顧客管理（CRM）ツール】
⑥HubSpot
HubSpot（ハブスポット）は見込み客の獲得や、購買への誘導などのマーケティング業務をサポートしてくれるシステムです。顧客管理だけではなく、営業活動を効率化してくれる点で、他の顧客管理システムよりも優れていると言えます。営業から顧客管理まで一元管理したい企業におすすめです。
⑦Salesforce
Salesforce（セールスフォース）は見込み顧客との接点を作り出した上で、成約までのプロセスを効率化するプラットフォームです。機能が充実しており、営業支援だけではなく、顧客データの一元管理やナーチャリングなど幅広い分野に対応しています。営業データや顧客データを一元管理したい企業様におすすめです。
リンク：https://www.salesforce.com/jp/
５、オンラインアシスタントサービス「タスカル」の活用
上述したように生産性をあげるには、オンラインアシスタトサービスも有力な選択肢です。とりわけ「タスカル」は月10時間から利用できたり、料金体系もシンプルなので１人社長や中小企業経営者の方にとっては特に利用しやすいです。
もっとも、生産性を向上させるためには、業務フローの中で問題点を絞って効率化を図っていかなければなりません。ところが、問題点を探ろうとしてもその範囲は膨大ですし、流動的でもあるでしょう。外部に依頼するためには柔軟に対応できる業者であることが必須条件です。
この点、タスカルは専任のディレクターが付いて、どんな作業の外注が必要かヒヤリングを丁寧に行います。会社ごとに業務上のボトルネックが千差万別である以上、ディレクターとのやりとりを通じて自社に最適な依頼をオーダーできます。タスカルを活用するのが自社の生産性向上のための近道というわけです。
６、まとめ
本記事では生産性向上に活用できるツールを紹介しました。生産性の向上は日本全体で取り組むべき課題です。しかし、課題によって取るべき施策は様々なので、自社に適したツールを考える必要があります。まずは自社の課題は何かを判断した上で、課題解決に最適なツールを選びましょう。
